Cómo realizar la legalización telemática de los libros contables

Te explicamos cómo es la legalización telemática de libros contables. Aprende las bases del procedimiento, las herramientas que puedes utilizar y los pasos que habrás de dar para poder completarlo con éxito.

• El procedimiento telemático es obligatorio para la legalización de libros desde 2014.
• La legalización de libros se realiza antes de cuatro meses desde el cierre y antes de un mes desde la aprobación de cuentas.

El artículo 18 de la Ley 14/2013 ordena la legalización telemática de todos los libros que deban llevar los empresarios. Por tanto, este es un trámite ante el Registro Mercantil que ha de hacerse de forma electrónica y que forma parte del proceso desde el cierre al depósito de las cuentas.

Para facilitar la labor, es necesario acceder a un portal del Registro Mercantil o a una aplicación que, en su versión actual, se denomina Legalia 2. Es el sucesor de otro software anterior denominado Legalia. Por eso, es importante que las empresas estén familiarizadas con estos procedimientos y las herramientas que permiten llevarlos a cabo.

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Cómo realizar la legalización telemática de los libros contables

Lo primero es tener una idea clara de qué es lo que vas a hacer, por qué estás obligado a ello, cómo lo vas a ejecutar y las herramientas que necesitarás.

El avance tecnológico ha facilitado mucho el procedimiento de legalización telemática de libros contables.

Qué es y por qué se realiza la legalización de libros

La legalización de libros es un trámite en el que interviene el Registro Mercantil. Se realiza para que este organismo pueda intervenir en ellos y poner los medios para evitar que puedan manipularse. Eso, entre otras utilidades, sirve para que estos documentos puedan tener un valor probatorio en un juicio.

Cómo se legalizan los libros contables posteriores a 2014

Para la legalización, el procedimiento antiguo requería llevar los libros en blanco para su posterior uso. El registrador procedía a firmar una diligencia en el primer folio y a poner un sello en cada página que pretendían garantizar que el contenido no se manipulase. 

Para los libros posteriores a 2014, la filosofía es semejante, pero el procedimiento cambia. Ya no se utilizan los formatos en papel en blanco, sino otros de tipo electrónico, que pasan por el registro una vez han sido rellenados informáticamente. Por tanto, lo que se busca es que una vez cerrado el ejercicio pasen un protocolo telemático de legalización antes de cuatro meses. 

Qué necesitas para la legalización de libros contables

Aunque haya varios caminos para legalizar los libros contables, en ellos debes tener en cuenta algunos requisitos más o menos generales:

• Una aplicación para generar los ficheros que se enviarán telemáticamente.
• En algunos casos, puede que, además de los propios libros que se van a legalizar, tengas que adjuntar algún documento. 
• Requisitos técnicos informáticos. Por ejemplo, para el propio uso de Legalia 2, necesitarás Windows 10 o superior, el framework NET de Microsoft actualizado y permisos para la utilización de directorios de trabajo.
• Sistemas de identificación, como el certificado de firma electrónica o la aplicación Autofirma.
• El registro del usuario que va a presentar los libros que se legalizarán.
• La realización del pago de los honorarios del registrador mercantil.

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La legalización telemática de los libros con el software del Registro Mercantil

En 2024, Legalia va por su segunda versión. Se trata de un programa que pretende facilitar el proceso de legalización de los libros. Entre sus principales funcionalidades, destaca la posibilidad del envío directo a través del programa al Registro Mercantil. Junto a ello, te permite realizar otras acciones, como la subsanación telemática de documentos que ya has presentado. 

En concreto, para realizar una nueva presentación deberás dar, sucesivamente, los siguientes pasos:

1. Rellenar el formulario de creación de una nueva legalización. Aquí, deberás dar un nombre y una descripción antes de comenzar a rellenar los campos. Eso sí, existe la posibilidad de configurar que aparezcan por defecto determinados valores para los datos del presentante y el registro. 
2. Introducir los libros. Esta labor requerirá que, previamente, completes ciertos datos sobre ellos en otro formulario. Entre estos, uno importante es el tipo de libro que vas a legalizar (diario, mayor, inventario y cuentas anuales, balances de sumas y saldos, etcétera). Es el que encabeza el formulario. Una vez hayas terminado con un libro, das a insertar y rellenas el siguiente tipo de libro. Ten en cuenta que en un solo tipo de libro solo puede ir un máximo de 9 libros. Así, si tienes, por ejemplo, un libro diario por cada mes, lo mejor es que hagas una unificación. 
3. Dispones también de la posibilidad de encriptar los ficheros.
4. Generar y enviar el zip. En esta parte del proceso, para la que necesitas un certificado de firma electrónica, es en la que puedes añadir archivos adjuntos que no formen parte de los libros, pero que realicen alguna función en su presentación.
5. Realizar el envío. Para ello, debes rellenar los datos del presentante que pagará los honorarios al registro y la empresa depositada, a cuyo nombre se emite la factura.

La presentación desde el registro online

Dispones en la web https://www.registradores.org/ de una sede electrónica que te permite realizar la presentación telemática sin realizarla directamente a través de Legalia 2. Para ello, entre otros requisitos, debes darte de alta en este servicio.

A lo largo del proceso, te guiará por diferentes formularios, semejantes a los del envío directo. En este caso, puedes hacer un uso mixto de Legalia 2 y la sede electrónica. Utilizarías Legalia 2 para generar el zip y la sede electrónica para culminar el proceso.

No pierdas de vista el proceso de legalización telemática de libros contables. Una vez asimilados los fundamentos, el proceso es sencillo. Evitarás tener problemas con tus cuentas, su depósito, su valor probatorio e, incluso, posibles sanciones.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.