Cómo hacer una factura electrónica por primera vez

En este artículo con contenido actualizado conocerás de modo sencillo cómo hacer una factura electrónica por primera vez.

• La factura electrónica ofrece muchas ventajas en comparación con el modelo tradicional.
• Pronto se convertirá en obligatoria en las relaciones B2B, por lo que existen muchas dudas sobre cómo funciona y en qué se diferencia de la factura tradicional.

En estos momentos, muchas personas se plantean cómo hacer una factura electrónica y en qué se diferencia de la tradicional. La razón de este interés profundo y repentino es que se va a ir generalizando en las relaciones B2B. 

Y para guiar este camino, Sage ha elaborado la guía de descarga gratuita Cómo hacer una factura electrónica por primera vez. Con ella, pretende facilitar el camino a todos aquellos que se incorporen a dar los pasos iniciales con este formato. Además, a los más acostumbrados, les servirá para acercarse a algunas novedades importantes.

1. Qué es la factura electrónica

Una factura electrónica es la que se expide y se recibe en formato electrónico. Una expedición que estará condicionada a que su destinatario consienta recibirla en ese formato. No obstante, recuerda que, en algunos casos, el destinatario también está obligado a recibir facturas electrónicas.

En definitiva, una factura electrónica o eFactura es una versión digital, con ciertas características obligatorias, de las facturas tradicionales. Y el paso de uno a otro formato tiene, entre otros motivos, la reducción de costes y el incremento de la seguridad.

En cuanto a la seguridad, hay algunos aspectos clave:

• La recepción electrónica de facturas evita errores en la introducción de datos.
• Una factura electrónica debe incorporar mecanismos que aseguren que el mensaje es auténtico e íntegro.

2. Cómo afecta a las empresas

No se trata de un tipo de factura cualquiera por dos razones:

• Es una de las grandes tendencias en digitalización de la facturación. Se prevé que, paulatinamente, una mayor proporción de las operaciones sigan este formato.
• Las normas regulan diversos aspectos obligatorios: formatos, plataformas, casos en los que es obligatoria… Es un medio para asegurar la autenticidad e integridad. Por tanto, no puedes hacerlas como quieras.

Aunque es obligatoria en otros casos, en la actualidad, el principal foco de atención está en las relaciones B2B. Estamos a la espera de la publicación de un reglamento. Tras él, las grandes empresas (de más de ocho millones de euros de facturación) tendrán un año para adaptarse. El resto tendrá dos años para emitir en formato electrónico sus facturas completas (no las simplificadas) a otros empresarios o profesionales.

En quién pueden apoyarse las empresas

La buena noticia es que cuentan con tres importantes puntos de apoyo:

• La propia Administración, que trabaja en la puesta en marcha de un sistema ambicioso de facturación electrónica B2B. Además, creará una plataforma pública a través de la cual, si lo deseas, podrás facturar. También tendrá un papel importante en el intercambio de mensajes entre emisor y destinatario y recibirá una copia de la factura.
• El ecosistema empresarial tecnológico también está esforzándose mucho en la adaptación. Habrá soluciones y plataformas privadas que permitirán no solo facturar e intercambiar mensajes de facturación, sino también proveer ventajas en el procesamiento de los datos y, de ahí, en la toma de decisiones de tu negocio.
• Los profesionales del mundo de la facturación (los que tienes en nómina y tus asesores externos) serán el mejor apoyo en la transición. Podrán resolver todas las dudas y te ayudarán a planificar tus prácticas de facturación y las operaciones que vayan a documentarse.

¡TUITÉALO! Las facturas electrónicas serán obligatorias en las relaciones B2B. ¡Consulta y comparte nuestra guía para orientarte si estás dando tus primeros pasos con la factura electrónica!

3. Cuáles son los requisitos mínimos de una factura electrónica

Los aspectos técnicos serán uno de los protagonistas de los desarrollos reglamentarios (real decreto, órdenes ministeriales) que habrán de llegar. En particular, destacan tres:

• Las plataformas, de las que tú no te tienes que preocupar. El real decreto regula los requisitos tanto de la pública como de las privadas para que el sistema funcione.
• Los medios para asegurar la autenticidad e integridad. Puedes emplear la firma electrónica avanzada o un Intercambio Electrónico de Datos (EDI). Además, el reglamento de facturación permite a la AEAT autorizar, previa validación, otros métodos de seguridad que solicites.
• La estructuración del mensaje informático. El proyecto de reglamento establece diferentes formatos: XML, UBL, EDIFACT o Facturae. Sin embargo, como se trata de una cuestión en progreso, también prevé que por orden ministerial se vayan estableciendo otras sintaxis.

4. Factura electrónica, ¿qué necesito para crearla?

Con las últimas reformas, tendrás que contar con tres aspectos clave:

• Una solución de facturación, que tiene que estar adaptada a la normativa antifraude. Puede ser la pública o una privada. 
• La plataforma de intercambio, que permite el direccionamiento de las facturas electrónicas entre emisor y destinatario. También puede ser pública o privada.
• Un análisis previo de los protocolos de facturación. Esto no es obligatorio, pero resulta muy recomendable. Te servirá para saber cómo, cuándo y a través de qué equipos, dispositivos y personas se dará cada paso.

5. Cómo generar una factura electrónica paso a paso

Una cuestión importante es que no todas las facturas electrónicas van a seguir el mismo camino por varias razones, como, entre otras:

• Como hemos comentado, puedes elegir entre varios formatos para el mensaje informático.
• No todas las facturas electrónicas son exactamente iguales, las dirigidas al sector público tienen sus propias normas.
• En algunos casos, deberás recabar la aceptación del formato por parte del destinatario, como cuando la diriges a un particular.
• La facturación se ve afectada por otras normas diferentes a las de la factura electrónica, como las relacionadas con el Suministro Inmediato de Información (SII) o Verifactu, que no afectan a todos los contribuyentes por igual, o en las que existen ciertas opciones.
• En cada empresa, debe analizarse el proceso de facturación de forma independiente. Por ejemplo, no es lo mismo que todas las facturas las emita o reciba un profesional experto, a que lo haga personal de atención al cliente al que deberás formar en los cambios.
• No todos los negocios hacen el mismo uso de los datos de facturación. Los más avanzados los emplean activamente en la mejora de su gestión.
• Hay que vigilar estrechamente las implicaciones que tiene la facturación en procesos de datos sujetos a la normativa de protección de datos.

Cada empresario o profesional debe estudiar a fondo cuáles son los pasos que tendrá que dar en cada tipo de factura que emita, sea o no electrónica.

6. Ventajas para las empresas

No cabe duda de que para las empresas la facturación electrónica tiene una serie de ventajas destacadas. A mayor volumen de facturación, más interesa el uso de estas facturas electrónicas. Entre otras se pueden citar:

• Ahorro de costes, que beneficia tanto al emisor como al receptor. Principalmente, surge porque la automatización permite liberar de tareas repetitivas de facturación a los recursos humanos.
• Tiempo de gestión de facturas, ya que los datos se incorporan en formato estructurado a los programas de facturación y contabilidad.
• Reducción de errores, debido a que no tienes que introducir los datos manualmente. Es más complicado encontrar el fallo humano que pueda alterar los datos. Se consigue, con ello, una mayor eficacia en la gestión de las facturas.
• Ahorro de espacio de almacenamiento, algo muy importante para muchas organizaciones, dado el tiempo que legalmente tienen que conservar las facturas. Lo que antes ocupaba una habitación, ahora está en un disco duro.
• Adiós a las facturas olvidadas en los cajones, que, para muchas organizaciones, es muy importante, ya que no tienen una visión clara debido al tiempo que tardan en introducirlas en su sistema informático.

Por todo ello, la factura electrónica cada año aumenta su presencia entre las empresas. No solo es una obligación, sino que muchos negocios acceden a ella por pleno convencimiento.

7. La guía Cómo hacer una factura electrónica por primera vez

En la guía de descarga gratuita, encontrarás respuesta a cinco aspectos clave tanto para los principiantes como para quienes quieren estar atentos a las novedades:

1. Qué es la factura electrónica. 
2. Cuál es el formato correcto de una factura electrónica. 
3. Factura electrónica versus tradicional.
4. Beneficios clave de su uso para cualquier negocio. 
5. Cómo afecta a las empresas, ¿quiénes están obligados?

Con la ayuda de la guía gratuita, te será más sencillo comprender el alcance de los cambios que llegan y lograr una transición cómoda y provechosa. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.