Cómo mejorar el seguimiento de la actividad de tu empresa con el presupuesto anual (webinar online)

Una de las preocupaciones de los directores, gerentes o propietarios de pymes es tener la información adecuada para conocer el rumbo de su empresa.  

Acaba de comenzar un nuevo ejercicio y aún estás a tiempo de planificar los ingresos y gastos, y anticipar el resultado de tu empresa. En este artículo te mostramos: 

• Cómo el presupuesto anual es una herramienta imprescindible para la gestión de tu negocio. 
• Y la importancia de hacer un buen seguimiento de este. 

Ya está disponible el video del webinar del pasado 22 de enero donde podrás conocer las fases de elaboración y seguimiento del presupuesto anual

Las ventajas del control presupuestario 

Imagina que en tu empresa se cierra la contabilidad de un mes cualquiera y te envían un informe de ingresos y gastos de ese mes con un resultado. Puedes deducir que las ventas han ido bien, quizás mejor que el mes pasado o que el mismo mes del año anterior. Además, el resultado es aceptable.  

Sin embargo, te surgen las siguientes dudas. ¿Cómo vamos a cerrar el año? ¿Un buen resultado este mes nos garantiza que acabemos con beneficios? ¿Es suficiente para compensar los resultados de otros meses que no suelen ser tan buenos? ¿Puedo contratar más personal? Todas estas dudas se quedan sin resolver con un simple informe de ingresos y gastos. 

Ahora imagina que en lugar de ese informe a mes cerrado tienes otro con una columna por cada mes, donde los periodos cerrados muestran los datos reales sacados de la contabilidad y el resto de meses las previsiones realizadas. De esta forma, sabrás cual es el resultado real hasta el mes actual, y lo que es más importante, cómo acabará previsiblemente el ejercicio económico en curso.  

La planificación de escenarios y situaciones futuras 

Este planteamiento cambia radicalmente la visión global de la empresa, puesto que pasas de pensar en el pasado a pensar en el futuro. Es decir, te preocupa lo que ha ocurrido, pero te preocupa aún más lo que va a ocurrir, y te permite prestar atención a las decisiones que tienes que tomar para que todo salga según lo previsto. 

Es más, se abre un campo muy interesante donde puedes comenzar a plantearte nuevos escenarios. ¿Qué pasaría si contrato a un nuevo trabajador? ¿Qué incidencia tendría en el resultado cerrar el mes de agosto? Si reducimos determinados gastos, ¿podremos salvar el resultado de este ejercicio? 

¿Cómo se hace el presupuesto anual de una empresa? 

De forma resumida, el presupuesto anual de una empresa se hace de la siguiente forma: 

• Ingresos: Es quizás la parte más compleja para la mayoría de las empresas, pero compleja no quiere decir imposible.
  • Fija objetivos reales de venta, teniendo en cuenta tu capacidad productiva y el histórico de ventas, si lo tienes.
  • Procura hacerlo con el mayor detalle posible, con importes mensuales.
  • Si crees que sigue siendo imposible, entonces comienza con los gastos y una vez que los tengas calcula los ingresos mínimos para cubrir esos gastos y obtener un beneficio razonable. Ese será tu objetivo mínimo de ventas.

• Gastos de la actividad: Calcula los costes fijos mensuales, los que tienes vendas o no vendas.
  • Después calcula los gastos de personal. A continuación, los gastos directos, es decir, el coste de los productos y servicios. Pueden ser materias primas, subcontrataciones, etc…
  • La complejidad de este cálculo depende del sistema de costes de tu empresa.

 También hay otros ingresos y gastos que no están directamente relacionados con la actividad pero que son necesarios. Se trata de los gastos financieros, provisiones por insolvencias y gastos e ingresos extraordinarios entre otros.  

Otra ventaja adicional del presupuesto es que en este proceso de preparación se llega a conocer y entender mejor la estructura de ingresos y gastos de una empresa. Además, se pueden llegar a detectar y suprimir gastos superfluos que de otra forma pasan desapercibidos.  

Con toda esta información, podrás confeccionar tu presupuesto, mes a mes, de tal forma que tendrás un resultado mensual y otro acumulado que te ayudará a anticipar la evolución de tu actividad.  

El seguimiento del presupuesto, tu guía  

El siguiente paso es el seguimiento. Es muy importante que se realice un seguimiento mensual donde se compare lo que estaba previsto con lo ejecutado realmente. Una vez hecho esto, se recalcula el presupuesto y se obtiene la nueva previsión. Si hace falta, se estudia el motivo de las desviaciones.  

Es recomendable que las partidas de ingresos y gastos con las que hacemos nuestros cálculos se asocien con cuentas contables, ya que el seguimiento será mucho más sencillo.  

Diseña el tipo de informe que mejor se adapte a tu empresa y que sea fácil de actualizar y revisar. Lo ideal es que sea un cuadro resumen global de no más de una hoja. En caso de que sea necesario, ya se profundizará en el detalle con la contabilidad u otros informes.  

Puede parecer que es un trabajo duro y casi titánico. De hecho, la primera vez que implantes el control presupuestario seguramente lo será.  

No obstante, la información obtenida es tan relevante y tan necesaria para la gestión, que una vez que lo implantes se convertirá en la herramienta principal para controlar la marcha de tu empresa.  

Ya está disponible el video del webinar del pasado 22 de enero donde podrás conocer las fases de elaboración y seguimiento del presupuesto anual