Cómo preparar correctamente la certificación en las cuentas anuales

Durante los 30 días siguientes a la aprobación de las cuentas anuales por la junta general de socios o accionistas, las empresas están obligadas a depositar las cuentas anuales en el registro mercantil.

A este depósito de cuentas, tenemos que incluir una certificación de la junta general en la que se han aprobado esas cuentas anuales. Esta certificación, tiene que cumplir una serie de elementos obligatorios para que las cuentas se depositen. Si nos dejamos algún elemento de los obligatorios sin reflejar en la certificación, el registro mercantil no procederá a realizar el depósito de las cuentas anuales.

Elementos obligatorios en la certificación del depósito de cuentas

• Nombre del/los certificante/s y cargo o capacidad de certificación. Recordemos que tiene capacidad de certificación el Administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, Secretario o Vicesecretario del Consejo de Administración, liquidador, o socio único. En todo caso el cargo debe estar vigente y constar inscrito en el Registro Mercantil.
• Denominación de la entidad que consta en sus respectivos estatutos.
• Lugar de celebración de la Junta. Puede ser el domicilio social o el lugar donde se convocara dicha junta general.
• En la certificación debe hacerse constar el acuerdo de aplicación y no sólo si ha habido ganancias o pérdidas. En caso de pérdidas, el resultado negativo se aplicará para compensarse, sea con cargo a reservas existentes o con futuros beneficios, y en caso de ganancias, su distribución. En caso de sociedad INACTIVA se hará constar esta circunstancia.
• A efectos de identificación de las cuentas mediante el sistema de numeración, se deberá numerar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios del patrimonio neto, la hoja de información medioambiental, operaciones con acciones y participaciones propias y estados de flujo de efectivo si se depositan. No se numerará nunca la hoja de datos generales de identificación ni el informe de gestión si lo depositamos.
• En caso de utilizarse papel timbrado, deberá indicarse la numeración de los folios o pliegos. En el caso de no formularse las cuentas en los modelos oficiales, por regirse por ley especial, deberá constar en la certificación tal mención.

La formulación de las cuentas, informe de gestión en su caso y la propuesta de aplicación de resultados deben efectuarla los administradores en el plazo máximo de TRES MESES contados a partir del cierre del ejercicio social. Es decir, ojo con el ajuste de fechas porque si cerramos ejercicio el 31/12, la formulación de las cuentas tiene como fecha tope el 31/03 del año siguiente.

Las cuentas anuales y el informe de gestión, en su caso, deberán ser firmados en el momento de su formulación por todos los Administradores vigentes en tal fecha. Si ello no hubiese sucedido por cualquier circunstancia expresaremos en la certificación bajo Fe del certificante con expresa indicación de la causa. Los modelos de cuentas que se acompañan a depósito no tienen que estar firmadas por los administradores, al considerarse transcripción literal de las cuentas formuladas posteriormente al cierre del ejercicio social.

El nombre y firma del certificante, siendo de advertir que en caso de Consejo de Administración ha de constar el visto bueno del presidente o vicepresidente del Consejo. No es necesaria legitimación notarial siempre y cuando se acompañe el documento original de certificación si optamos por la presentación mixta de las cuentas o realicemos una presentación telemática íntegra de las cuentas por vía telemática.

Si la junta general se ha convocado mediante anuncios, se indicará la fecha de su publicación y deberán acompañarse a la presentación ya sea en original o por testimonio notarial de los mismos, al objeto de calificar si la Junta está debidamente convocada (art. 97, 173 y 280 LSC y 368 RRM). Si la presentación es digital se incorporarán en el soporte correspondiente.

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