Consejos para implantar un registro horario de tus trabajadores fiable y acorde a la ley

El registro horario de los trabajadores se puede realizar en formato papel, pero ¿es el medio más idóneo?, ¿garantiza que no se pueda manipular? Aprende más en este artículo.

• Desde su implantación, el registro horario de los trabajadores ha planteado diversas dudas en cuanto a su cumplimiento.
• La Audiencia Nacional, en una reciente sentencia, sostiene que el formato papel para el registro horario, aunque es legalmente válido, no se adapta suficientemente a la lógica de los tiempos.

¿Sabes que si no realizas el registro horario de los trabajadores que tengas a tu cargo te enfrentas a sanciones de hasta 225.018 euros? Pero, no se trata solo de realizar el registro de la jornada laboral. También de hacerlo en un soporte que sea fiable, que no permita la manipulación y que compute el horario de trabajo de cada empleado adecuadamente.

Muchos autónomos y pequeñas empresas se han enfrentado a inspecciones y sanciones con relación al registro horario de los trabajadores. Esto puede deberse a la falta de firma del empleado o del empresario en el documento, por ejemplo. A continuación, te damos algunos consejos para que puedas cumplir con la ley y tener un sistema de registro de la jornada laboral fiable.

¡COMPÁRTELO! Toma nota de estos consejos para tener un sistema de registro de la jornada laboral fiable y acorde a la ley.

Claves para cumplir con la norma del registro horario de los trabajadores

Cumplir con el registro horario de los trabajadores puede parecer sencillo, pero se deben considerar algunos aspectos importantes para hacerlo bien y evitar una sanción:

Registra la hora de inicio y de fin de la jornada, así como las pausas

El registro horario de los trabajadores debe incluir la hora de inicio y de fin de la jornada de cada empleado cada día. Una de las dudas más frecuentes en este sentido es si se deben registrar o no las pausas, para conocer el tiempo efectivo de trabajo. En principio, salvo que el convenio colectivo indique otra cosa, las pausas no se registran, solo se deberá incluir la hora de inicio y de fin. Por ejemplo, si el trabajador tiene un horario de 9h a 14h y de 15h a 18h, se deberá registrar la hora de entrada, las 9h, y la de salida, las 18h.

Sin embargo, es aconsejable que registres también las pausas porque podría considerarse que la jornada laboral se extiende desde el inicio al fin (contabilizando las pausas como trabajo efectivo) y corresponde al empleador acreditar que no lo es.

Aunque la norma habla de registrar el inicio y el fin de la jornada, es aconsejable que el empresario registre todas las pausas de sus empleados.

Haz el registro todos los días

Para acreditar que estás cumpliendo con el registro horario de los trabajadores no son válidos los horarios generales de la empresa ni los cuadrantes horarios, puesto que se realizan antes de la jornada. Se debe utilizar un método que registre de forma efectiva las horas trabajadas para saber si se han realizado o no horas extraordinarias.

Utiliza un método efectivo de registro

Para el registro horario de los trabajadores se puede utilizar cualquier medio en soporte papel o telemático. Pero la clave es que debe proporcionar información fiable, y modificable y no manipulable a posteriori por el empresario o por el trabajador. Por lo tanto, aunque se puede registrar la jornada en formato papel, es aconsejable hacerlo en formato telemático utilizando un software de registro horario. De esta manera, evitamos que existan dudas sobre la trazabilidad de la información o su modificación.

Tal y como indicábamos al inicio del post, la Audiencia Nacional en su reciente sentencia sostiene que la norma no expresa el soporte en el que debe conservarse los registros, papel o aplicación informática. No obstante, la lógica de los tiempos se inclina por esta segunda opción, dado que los datos deben de estar a disposición de los trabajadores, de los representantes legales y de la Inspección de Trabajo,

Para el registro de la jornada de trabajo se pueden utilizar el papel o medios telemáticos, pero la Audiencia Nacional considera que la lógica de los tiempos se inclina por la segunda opción.

Cuidado con el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales

Es importante que el método de registro que utilices cumpla con todos los requisitos de la normativa sobre protección de datos personales. Por lo que deberás informar a los trabajadores sobre:

• El método utilizado para el registro de la jornada laboral.
• La finalidad que se persigue.
• El alcance de la medida implantada.

Digitaliza los documentos

Uno de los problemas a los que se enfrentan los empresarios respecto al registro horario de los trabajadores es que se suelen perder los documentos. Sobre todo, cuando se elaboran en papel. Para evitar esto es fundamental digitalizarlos o utilizar un software de control horario.

El registro horario de los trabajadores es importante para cumplir con la ley, pero también para lograr un equipo comprometido con la empresa, que se sienta respetado y feliz.