Adopción de la factura electrónica vs tradicional: La digitalización de las empresas

Analizamos las diferencias entre la facturación tradicional y la facturación electrónica, así como los beneficios del uso de la segunda en la empresa.

• Las empresas ya están obligadas a utilizar la factura electrónica con las Administraciones Públicas.
• A partir del 1 de julio de 2025 con la entrada en vigor del reglamento Verifactu se extiende la obligación del uso de la factura electrónica.

Una de las recientes novedades legales en materia de factura electrónica se refiere a la publicación del Real Decreto 1007/2023, más conocido como Reglamento Verifactu. Este reglamento, que entrará en vigor el 1 de julio de 2025, establece un nuevo sistema de facturación electrónica que aportará importantes beneficios a empresas, autónomos y a la Agencia Tributaria.

La obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas, emana de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece. 

La obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas supondrá un revulsivo en la forma de emitir, recibir, contabilizar y conservar las facturas. Con su entrada en vigor muchas empresas se verán obligadas a cambiar la forma en que interactúan entre ellas y a cambiar sus procesos de facturación.

También se verá afectada la forma en que se registran en la contabilidad las facturas recibidas, ya que al recibirse en formato electrónico, los programas contables deberán facilitar su incorporación a la contabilidad de forma automatizada.  

La facturación electrónica y los programas de facturación ya están mejorando sustancialmente el proceso de facturación con respecto a la factura tradicional en formato papel.

A continuación, hacemos una comparativa entre la facturación tradicional vs electrónica.

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Principales características de la factura electrónica

Regulada bajo el Reglamento por el que se rigen las obligaciones de facturación, una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico.

Algunas de sus principales características son:

• Es un documento tributario que contiene todos los datos a los que obliga el reglamento de facturación.
• Se genera mediante un software en formato electrónico que sustituye al documento en versión en papel.
• Su formato electrónico facilita que los datos puedan ser integrados directamente en el sistema de facturación. Deja de ser necesario dar entrada a los datos de forma manual, aumentando las condiciones de seguridad de los mismos.
• Debe estar firmada digitalmente con certificados cualificados que garantizan su validez legal.

Ventajas de la facturación electrónica vs la tradicional

Los principales beneficios de la factura electrónica son los siguientes: 

1. Ahorro significativo

• Reducción de costes: La factura electrónica reduce drásticamente el coste por factura. El coste de una factura en formato papel es de 3,53 euros (costes de impresión, papel y envío) mientras que el coste de la factura electrónica es de 0,12 euros. 
• Ahorro de tiempo: La factura electrónica reduce los tiempos de entrega de las facturas y reduce el periodo de pago. El tiempo empleado en gestionar una factura de papel se estima en 1 minuto y 33 segundos, mientras que en una factura electrónica el tiempo no llega a los 30 segundos.
• Impacto a gran escala: El ahorro se multiplica al considerar el volumen total de facturas emitidas. Según el Ministerio de Industria las empresas han ahorrado más de 118,8 millones de euros al año gracias a la factura electrónica. 

2. Eficiencia y organización

• Optimización de procesos: La factura electrónica permite una gestión más eficiente de las facturas, reduciendo el tiempo de procesamiento y eliminando tareas repetitivas.
• Mejora en la seguridad: La firma digital y la trazabilidad garantizan la seguridad e integridad de las facturas, previniendo falsificaciones y extravíos.
• Reducción de errores: La automatización del proceso reduce significativamente los errores humanos en la gestión de facturas.
• Reducción del periodo de cobro: Al agilizar el proceso de facturación se reduce el periodo de cobro. 

3. Sostenibilidad ambiental

• Disminución del impacto ambiental: Para fabricar una tonelada de papel hacen falta 17 árboles Al utilizar el formato electrónico se evita la tala de árboles. Cada año se talan 4.000 millones de árboles en el mundo para fabricar papel

Guía para implantar con éxito la factura electrónica

Si quieres pasar de las facturas en papel a la factura electrónica puedes hacerlo en tres pasos:

1. Software de facturación electrónica: Elije un software fiable que facilite la creación, envío y gestión de facturas electrónicas.
2. Capacitación y adaptación: Forma al equipo para asegurar una transición fluida al nuevo sistema de facturación electrónica.
3. Integración con sistemas existentes: Asegúrate de que el software de facturación electrónica se integre con sus sistemas contables y de gestión existentes.

Retos para las empresas derivados de la implantación de la factura electrónica 

La implantación de la factura electrónica supone para las empresas tener que asumir los siguientes retos:

• Abordar la integración en plataformas privadas o públicas para la gestión de sus facturas emitidas y recibidas. 
• Definición de nuevos protocolos de recepción y aceptación de facturas.
• Eliminación de los procesos de digitalización de facturas. 
• Cambios en el archivo de facturas ya que se tendrá acceso a un repositorio digital de facturas.
• Adaptación del software de gestión y los procedimientos internos para facilitar el reporte de los pagos.  

La implementación de la factura electrónica mejora la competitividad y la eficiencia de las empresas, impulsando su crecimiento en la era digital.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.