KAIZEN en la oficina y en los dispositivos

La cultura japonesa siempre ha influenciado en mí de manera especial. Su refinada estética y la delicada elegancia que aplica la cultura japonesa es realmente sorprendente según mí entender.

La gastronomía japonesa atenta a la estacionalidad, calidad y presentación de los alimentos, el Shodo como técnica milenaria de escritura, el Cha-No-Yu o ceremonia del té, un ritual de la esencia misma de la cultura japonesa, las Geishas o el arte de las relaciones, el Bushido o camino del guerrero (samuráis, ninjas, kendo, aikido, jiu-jitsu, judo, sumo…), las Armas japonesas como la katana (sable) o el Yumi (arco con flechas), el Feng Shui como simplicidad y armonía de las cosas, el Ikebana arte floral, los Bonsái como pequeñas bandejas de naturaleza… y seguro que muchas más cosas que configuran este excepcional mundo digno de ser conocido y gozado. Los negocios también están impregnados del hacer japonés, por ejemplo la filosofía samurái, con sus códigos de respeto, valores… en el liderazgo empresarial.

En el mundo industrial ha habido un antes y un después cuando Masaaki Imai en 1.986 publica su libro «Kaizen, La Clave de la Ventaja Competitiva Japonesa«, un best-seller mundial del que se han vendido más de 300.000 ejemplares y que se ha traducido a más de 20 idiomas.

Masaaki Imai como padre del Kaizen (traducción: mejora) presenta una filosofía de trabajo que se fundamenta en el sentido común y en los bajos costos de mejoramiento para detectar, evolucionar y perfeccionar el sistema de trabajo en mejoras de productividad.
Cuando a finales de los 90 cayó en mis manos el segundo ejemplar que escribió Masaaki «Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo» reconozco que me impactó.

Era fácil de entender, fácil de aplicar y fácil de implicar. Su lectura destilaba esa estética japonesa que siempre me ha fascinado y su aplicación en el entorno de trabajo se traducía en belleza y elegancia aplicada a los procesos.

Conclusión: más facilidad en los procesos, más eficacia en la producción, más beneficios en los resultados, más…

En estos momentos donde el trabajo con tecnologías de información cada día tiene más relevancia, tener un método de organización, planificación, mejora… en la gestión de las innumerables bases de datos y archivos de información.

Uno de los capítulos que más ha influido en mi forma de entender la organización de mis herramientas de trabajo es lo que Kaizen denomina las cinco S (5 S) o los cinco pasos del Housekeeping o limpieza u organización del puesto de trabajo.

La aplicación es inmediata tanto al puesto físico de trabajo (mesa, carpetas, archivos, armarios…) como en el entorno virtual (ordenadores, tablets, smarphones, cloud…) cada vez más implantado. También lo es en los procesos de organización de la información, en las copias de seguridad, en la administración del correo electrónico…
Definidos los escenarios apliquemos las cinco S:

SEIRI (Separar)

• Separar lo necesario de lo innecesario provocará una primera criba
• Qué utilizo habitualmente
• Qué ficheros y carpetas no han sido utilizados hace más de 30 días

Pensar que todo es necesario es continuar igual. Para ello es muy recomendable que esta reflexión no se haga solo sino que compañeros verifiquen nuestro punto de vista de lo necesario o de lo innecesario y hacer caso.

SEITON (Ordenar)

Identificado lo necesario aplicar el criterio de uso, es decir, disposición en función del tiempo de búsqueda y esfuerzo en encontrarlo.

• Cuantos clics necesito para activar lo que necesito
• Utilizo la función de búsqueda para encontrar lo que necesito en el disco de mi ordenador, en mi correo electrónico.
• ¿La estructura de archivos es racional, adecuada, productiva…?
• ¿Está organizada para encontrar rápidamente lo más usual?

SEISO (Limpiar)

Tener limpio el entorno de trabajo tanto el real como el virtual es la principal evidencia que todo funciona bien. La limpieza destapa lo que son defectos de funcionamiento. En un motor o en una maquina limpia se detectan antes los fallos que pudieran dar.

• ¿Hemos descuidado alguna responsabilidad por no tener identificada la información?
• ¿Podemos recoger todos los papeles que utilizamos y colocarlos en una maleta?
• ¿Cuántos iconos o carpetas tenemos en el escritorio del ordenador?
• ¿Cuántos mensajes tenemos en la bandeja de entrada de correo?

SEIKETSU (Sistematizar)

Habla de un modo ordenado de operar.

• ¿Tenemos metodología para significar las tareas en urgentes, cotidianas…?
• ¿Cuándo encontramos un momento para verificar los pasos anteriores?
• ¿Cuándo nos preguntamos si nuestro ordenador o móvil desapareciera que cobertura de continuidad tendría?
• ¿Cuándo reviso si la limpieza está realizada o es perceptible?

SHITSUKE (Estandarizar)

Finalmente ¿tenemos la estandarización o como generar los procedimientos que nos permiten de manera sistemática revisar y perfeccionar la dinámica establecida?

Cuando estamos permanentemente a las órdenes de nuestras agendas electrónicas definir tareas periódicas que nos «obliguen» a estas revisiones pueden ser la diferencia entre el éxito o el fracaso de una productividad acertada.

Todos los procesos que creamos relevantes deben ser ubicados en el calendario para su reserva de tiempo y su «obligación» de cumplimiento.

Finalmente uno podría plantearse si es capaz de escribir en unas hojas todas sus tareas, procedimientos y sistemáticas de manera que si tuviera un sustituto, este le seria rápido y fácil entender la nueva dinámica de trabajo que asume.

Con todo lo descrito recomiendo que a título individual se intenten ejecutar estos pasos. Mejor todavía que siguiendo el espíritu Kaizen, se reúnan en grupos de dos o tres personas que pongan en común experiencias y que se auditen entre ellos. Con ello, la autojustificacion o incluso el autoengaño quedaran en evidencia.

Hace años viví esta experiencia y la puse en práctica y todavía aún hay componentes de este equipo que lo recuerdan y lo tienen integrado en su día a día. Sin duda es una manera de hacer crecer el capital organización, la productividad y la satisfacción de nuestros clientes (tanto externos como internos) a bajo coste y con sentido común, es decir, Kaizen en estado puro.