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La firma electrónica en cinco pasos

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La firma electrónica es un conjunto de datos que sirven para identificar a las personas en documentos enviados en formato electrónico, como la factura online.

De esta forma, el receptor se asegura de que el emisor es quien dice ser y de que el documento no ha sido modificado después de ser firmado.

Para firmar documentos electrónicos es necesario obtener previamente el certificado digital o un DNI electrónico. Ambos contienen una serie de claves criptográficas que son las que identifican al firmante de un documento.

Para obtener el certificado digital y disponer de firma electrónica:

  • En el caso de que el usuario quiera obtener el certificado en un DNI físico, debe acudir personalmente a una comisaría de policía nacional habilitada para la emisión de documentos de identidad.
  • Para obtener el certificado digital, hay que solicitarlo en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, en el apartado Ceres (certificación española). En el caso de Cataluña, Valencia y País Vasco, existen sitios específicos para obtenerlo.
  • Es fundamental utilizar el mismo ordenador y el mismo navegador durante todo el proceso, que se alargará unos días hasta que llegue el certificado.

El periodo de validez del certificado son 36 meses, y se puede renovar durante los últimos dos meses. Pero si se deja caducar, habrá que volver a iniciar el proceso de solicitud.

En el caso del DNI electrónico, el documento tiene una validez de diez años pero el certificado que incorpora hay que renovarlo a los 30 meses.

Una vez obtenido el certificado digital, ya se pueden firmar los documentos y emitir, por ejemplo, facturas online o presentar impuestos en internet siguiendo estos sencillos pasos:

  1. Redactar el documento que se va a firmar o el formulario web.
  2. Sólo cuando esté terminado y no vaya a requerir ningún añadido o modificación, se incorpora la firma digital, que crea un resumen del documento.
  3. El sistema solicitará una clave secreta para impedir la suplantación de identidad del emisor.
  4. La firma se coloca físicamente en el documento, haciendo visible el resumen codificado.
  5. El emisor del documento ya puede enviarlo al receptor.

Si el documento necesita la firma de otras personas, podrán añadirla sucesivamente.

El único documento válido es el resultante al final del proceso de firma. Para colocar la firma electrónica no es necesario estar conectado a internet, ya que se trata de un documento que está instalado en el ordenador. Sólo será necesario estar conectado cuando el documento que se va a firmar está en un sitio online. Es lo que ocurre, por ejemplo, en la presentación de documentos y formularios ante la administración pública, como:

  • Presentación online de la declaración de la Renta.
  • Solicitud de la vida laboral.
  • Firma de facturas electrónicas.
  • Solicitudes en los registros electrónicos de la administración.
  • Recepción de notificaciones electrónicas.

La firma electrónica es un medio seguro para el envío de documentos, que permite ahorrar tiempo y desplazamientos y facilita, de esta forma, la vida de sus usuarios.