Plan de acción para la migración de tu empresa a SEPA: faltan 80 días ¿estás preparado?

Este proceso ha de estar finalizado y los pagos SEPA, deben de ser una rutina habitual para todas las empresas españolas, antes del 01/02/2014, ya que si alguna empresa, no lo hace antes de esta fecha, el 01/02/2014, puede sufrir una crisis de tesorería, ya que todas las transferencias y adeudos que realice, quedarán bloqueados al no haber sido tramitados como pagos SEPA.

El 01/02/2014, dejarán de estar en funcionamiento las transferencias, cuaderno AEB 34, adeudos, cuaderno AEB 19. Proceso a seguir:

1. Recopilación, y actualización de la documentación a la identificación bancaria SEPA, IBAN y BIC.

Toda empresa que adapte sus pagos al formato SEPA, deberá de recabar para todos sus trabajadores, clientes, deudores, proveedores, acreedores y Administraciones Públicas con las que trabaje, su IBAN, y su BIC, así como haber facilitados los propios de la empresa, así como haber devuelto firmados los mandatos, recibidos de sus proveedores, acreedores.

Adaptar toda la documentación; comercial, administrativa, contable, fiscal y mercantil y notarial, para que en ella consten actualizados los IBAN y BIC, correspondientes.

2. Gestión de mandatos

De todos sus clientes/ deudores, a los que emita adeudos: a. Qué tengan orden de adeudo en vigor, firmada según el formato AEB:
Deberán de tener custodia de esta orden, junto con la adaptación del CCC, que contiene a IBAN y BIC, previamente obtenido del cliente/deudor. En todos los pagos SEPA que emita, basados en antiguas ordenes de adeudo (AEB), deberán de contener, adaptadas, la referencia de la orden, constarán como pagos recurrentes, y como fecha de mandato, tendrán 31/10/2009.

Si desea pasar de adeudos Cuaderno 19, a adeudos SEPA B2B, no serán válidas las órdenes de adeudo AEB, en vigor, deberá de solicitar que cliente/deudor, firme un mandato B2B.

b. Para los nuevos clientes/deudores, a los que se le formalice una autorización de adeudo, deberá de emitir mandatos SEPA, que enviará al deudor, con la referencia única del mandato ya informada, el deudor, lo cumplimentará, informando el IBAN y el BIC de la cuenta en la quiere que se le haga el cargo, su firma y la fecha.

Con la firma del mandato quedará registrada la autorización que hace el deudor, al acreedor para que emita adeudos contra su cuenta, y la autorización que hace el deudor a su banco, para que cuando reciba los adeudos del banco del acreedor los cargue en su cuenta, el mandato es la autorización que hace el deudor, de la puesta en marcha de un flujo de pago, durante un tiempo establecido.

Con la fecha del mandato se está estableciendo a partir de cuando entra en vigor la autorización, si en el mandato no consta la fecha de finalización de la autorización, estará en vigor, mientras dure la relación comercial subyacente que vincula al acreedor y al deudor.

Si transcurren 36 meses, sin que el acreedor haya emitido adeudo alguno, contra la cuenta del deudor, el mandato habrá caducado, y antes de emitir un nuevo adeudo, el acreedor, ha de volver a enviar al deudor un mandato para que lo firme.

Si tanto acreedor como deudor, operan indistintamente con distintos bancos durante el mismo periodo de tiempo, el acreedor deberá de poseer firmado y custodiado, un mandato en vigor, por cada flujo de pago distinto que mantenga con el deudor.

3. Adaptación de las órdenes de transferencia, y los adeudos directos españoles, Cuadernos AEB, a los nuevos formatos SEPA

Tras haber contratado con su banco, o bancos, los servicios de pagos, SEPA, y tener en su poder, actualizados, los IBAN y BIC, los mandatos, y las antiguas ordenes de adeudo, migradas, podrá comenzar a emitir adeudos, SEPA.

Las transferencias nacionales, Cuaderno 34 AEB, ahora las gestionará con:

• El cuaderno SEPA que emite fichero plano «34.14 Transferencias SEPA, transferencias en euros, y emisión de cheques».
• Adaptación exclusiva para España, emite un fichero plano que requiere conversión a XML, por parte de la entidad financiera, cosa que hará sin cargo, para el usuario, hasta el 01/02/2016.
• Cuaderno «XML ISO 20022 de transferencias SEPA, transferencias en euros, y emisión de cheques».

Los adeudos nacionales, Cuaderno 19 AEB, ahora los gestionará como:

• Cuaderno SEPA «19.14 Adeudo directo básico, SDD CORE, / COR1″
  Adaptación exclusiva para España, emite un fichero plano que requiere conversión a XML, por parte de la entidad financiera, cosa que hará sin cargo, para el usuario, hasta el 01/02/2016.
• Cuaderno SEPA formato «XML ISO 200022, adeudos directos SEPA CORE/COR1″
  Adeudo directo básico, SDD CORE, o COR1, (este es una adaptación de España, es idéntico al CORE, pero con plazo de presentación del adeudo más corto, 1 día hábil interbancario antes de vencimiento).
  En España, no existe con anterioridad a la SEPA, ningún tipo de adeudo para ser utilizado exclusivamente entre empresas.
• Cuaderno SEPA «19.44 Adeudo directo básico, SDD B2B»
  Adaptación exclusiva para España, emite un fichero plano que requiere conversión a XML, por parte de la entidad financiera, cosa que hará sin cargo, para el usuario, hasta el 01/02/2016.
• Cuaderno SEPA formato «XML ISO 200022, adeudos directos B2B»
  Todo flujo de adeudos directos entre empresas, regulado por los adeudos B2B, tendrá que tener asociado previamente, un contrato de servicios de adeudo, B2B, del acreedor con su entidad financiera, y del deudor con su entidad financiera. También requiere que mandato firmado por el cliente/deudor, sea un mandato B2B.

4. Beneficios de la SEPA

Aumento del control de riesgos de tesorería, por parte de las empresas.
Toda empresa ha de tener conciencia, de que la gestión de mandatos, de pre-notificaciones y la gestión de pagos SEPA, de forma correcta, le permitirá acortar los plazos de devolución, y reducir gastos financieros.

Para toda operación de adeudo que realice con clientes, o deudores que no sean consumidores finales, le interesa acordar la emisión de adeudos B2B, con ellos está eliminando el derecho a devolución. Con este tipo de adeudo SEPA, solo se podrán devolver adeudos autorizados, durante los dos días hábiles posteriores al vencimiento y antes de que estos se hayan abonado en la cuenta.

Aumento de la competencia entre bancos.
Al eliminar fronteras, los pagos SEPA, dan la posibilidad al usuario de que opere con cualquier banco, sin que este tenga que tener sede físicamente en España. Con ello, la competencia bancaria, ya no será entre las entidades financieras españolas, sino con todas las existentes en la zona SEPA. Con la correspondiente, bajada de costes financieros que esto pueda suponer para el usuario.

La SEPA, vincula a todas las instituciones financieras de todos los países incluidos en la zona SEPA.
En España, el organismo encargado de velar, porque todas las entidades financieras cumplan con el Reglamento 260/2012 de la SEPA, es el Banco de España. Las infracciones en que dichas entidades puedan incurrir, se tramitarán por los procedimientos extrajudiciales de reclamación y recurso, según la Ley 26/1988, de 29 de junio, de disciplina e intervención de las entidades de crédito, y tendrán la consideración de infracción grave.