La factura es un documento oficial que da fe de la cantidad que vas a cobrar o a pagar por la compra de un bien material o un servicio. Por eso, no debes tomarte a la ligera su elaboración.
Es importante que tengas un modelo para generar tus facturas. Si lo haces tú mismo, en un procesador de textos, es posible que no actualizases determinados campos, por olvido o desconocimiento.
Por eso es recomendable utilizar un software de facturación. Así no te olvidarás, por ejemplo, de cambiar el año de emisión cuando comience un nuevo ejercicio u otras actualizaciones más complejas, que el programa online actualiza por defecto.
Si decides crear tu propio modelo de factura, debes incluir obligatoriamente estos datos:
- Tu nombre y dos apellidos si actúas como persona física,o la denominación social de tu empresa, incluidas las iniciales que determinan qué tipo de sociedad es, por ejemplo SL cuando se trate de una sociedad limitada. Cuidado: no es el nombre de tu marca comercial el que tienes que poner aquí, sino el que aparece en las escrituras de la sociedad.
- Número de identificación fiscal del emisor, ya seas tú o tu empresa.
- Domicilio social del emisor.
- Nombre, NIF y domicilio social del cliente al que haces la factura.
- Fecha de emisión.Es la fecha en que la emites y envías a tu cliente.
- Número de factura. Es muy importante llevar una enumeración correlativa para ordenar tu contabilidad. Puedes tener una numeración única, por ejemplo 1/2015, para ordenarla por ejercicios, o una numeración por clientes, por ejemplo papelería 1/2015.
- Concepto. Es la descripción del bien que has vendido o del trabajo que has realizado. Si hay varios conceptos, puedes poner los previos de cada uno en una segunda columna, para hacer más transparente el precio final.
- Subtotal. Es la cantidad que suma la venta del bien o servicio antes de calcular los impuestos.
- IRPF. Si actúas como persona física, debes deducir aquí el porcentaje correspondiente al IRPF, que tu cliente ingresará en Hacienda al final del trimestre. Recuerda que ese porcentaje será diferente si eres autónomo sin descuentos (19% en 2015), si facturaste menos de 15.000 euros en 2014 (15%) o si llevas menos de tres años en este régimen (9%).
- IVA. A no ser que tu actividad esté exenta de este impuesto, deberás añadir al subtotal el porcentaje que corresponda: 21% del tipo general, 10% del reducido o 4% del súper reducido.
- Total.La suma que cobrarás finalmente es el resultado de restar el IRPF y sumarle el IVA al subtotal.
- Firma o sello. Es la oficialización del documento, y servirá a las dos partes para cualquier tipo de reclamación posterior.
Si utilizas un programa de facturación para pymes, no sólo puedes hacer las facturas desde cualquier sitio sin tener que llevar encima tu ordenador, sino que además tendrás todos estos campos y podrás quitar y poner otros a tu antojo. Por ejemplo:
- Puedes incluir un logotipo de tu empresa que te identifique fácilmente y dé una imagen más profesional de tu negocio.
- Te conviene incluir la forma de pago, así como el plazo, el número de cuenta…
- Puedes incluir también una serie de condiciones asociadas a la venta del bien o servicio al que se refiere la factura.
Los elementos que deben formar parte de la factura la convierten en un documento oficial que tendrás que incluir en tus declaraciones a Hacienda y que también sirven para las posteriores reclamaciones que pueda hacer una de las partes.