Riesgos que se deben dominar al gestionar un proyecto

A la hora de gestionar un proyecto, siempre están presentes ciertos riesgos que pueden poner en peligro los objetivos de calidad, plazo y coste comprometidos con el cliente. Una de las misiones clave de un buen responsable de proyecto es gestionar las acciones para mitigar al máximo el impacto de cualquier riesgo que afecte al proyecto.

Cuanto más conocimiento en este sentido posea el responsable de un proyecto, mayor capacidad de anticipación tendrá para atajar riesgos y evitar que se generen problemas y, por tanto, mejores resultados obtendrá. En la entrada de hoy, vamos a comentar algunos de los principales riesgos que afectan a los proyectos y que no se le deberían escapar a ningún responsable de proyecto:

Riesgo de presupuesto

El riesgo de presupuesto viene por el agotamiento de la partida disponible para ejecutar un proyecto antes de su finalización, lo que obligaría a su parada o a una ampliación del importe destinada a tal efecto, con el consiguiente impacto en la rentabilidad del mismo. Cuando un proyecto se retrasa, está expuesto al riesgo de presupuesto en mayor medida, al necesitar una mayor cantidad de recursos y, por tanto, de capital para financiarlo.

La norma básica que todo responsable de proyecto debe saber y aplicar es que el presupuesto debe ser gestionado con la mayor diligencia posible, sin gastar en exceso y sin lo contrario, siempre optimizando los recursos y sin miedo a que sobre dinero al terminar.

Riesgo de cumplimiento de plazo

El riesgo de plazo es al que suelen prestar más atención la mayoría de los implicados en un proyecto. Entregar más tarde de lo acordado con el cliente va contra los mandamientos de un buen jefe de proyecto y nadie quiere ser el responsable de un retraso que afecte a la fecha de entrega.

El responsable un proyecto tiene que ser ágil para anticiparse a todos aquellos pequeños y grandes retrasos en las tareas que consumen la holgura y provocan que no se cumpla la fecha de entrega del proyecto. La gestión de la holgura y la aplicación de la tensión adecuada en cada momento del proyecto son parte de su trabajo, dado que los retrasos a veces se pueden recuperar incrementando la cantidad o el ritmo de los recursos (personas, máquinas,…) que trabajan en el proyecto. Otras veces no es posible y hay que replantear el calendario de tareas en busca de una reducción del camino crítico.

Si hay que elegir entre entregar en plazo o mantener una determinada calidad, Por norma general se deben elegir siempre los dos. En caso de que no se vayan a cumplir los plazos de entrega pactados con el cliente, es preferible avisarle con tiempo y acordar una entrega parcial incompleta, en lugar de ir con la sorpresa de una entrega tarde y mal, provocando un bajón en sus expectativas.

Riesgo de recursos

El riesgo de recursos siempre está presente en un proyecto. Las personas que trabajan en él pueden decidir cambiar de aires y pasar a trabajar en otra empresa o pueden sufrir una indisposición por enfermedad o accidente, o simplemente la carga de trabajo global puede provocar que tengan que dedicar sus esfuerzos a un proyecto más importante, dejando un vacío que puede impactar en la calidad, plazo y coste de entrega.

Hacer una buena previsión de la curva de recursos necesaria para la ejecución de un proyecto es vital para no quedarse estancado sin recursos en una determinada fase y, sobre todo, para poder rentabilizar el trabajo realizado. Quien dice personas, dice máquinas y otros recursos como «ventanas» de transporte o de operación.

Riesgo de dependencia de otros proyectos

La identificación y gestión de las dependencias con otros proyectos es otro de los puntos calientes donde debe trabajar duro el responsable de proyecto. Bien desde una oficina de proyectos integrada, bien por iniciativa propia. El objetivo es identificar cuanto antes aquellas dependencias de otros proyectos que existan para poder gestionarlas.

Si se identifican con tiempo, se pueden ajustar los proyectos impactados, reorganizando la programación de tareas para encajar todas con una visión común, de tal manera que se produzca el menor coste, retraso o merma de calidad derivado de la dependencia entre unos y otros proyectos.