Hace unas semanas, Stephen Kelly, CEO de Sage a nivel mundial, resaltaba en un encuentro con la prensa celebrado en Madrid la importancia de la gestión invisible. Además, señaló a la inteligencia artificial como motor de ese cambio.
Las soluciones de gestión disponibles para las pymes han mejorado considerablemente en los últimos años. La transformación digital ha incrementado la accesibilidad que tienen las pymes a herramientas de calidad, al mismo tiempo que ha reducido los costes. Ahora pueden disponer de diversas categorías de software muy especializado y completo, lo pueden hacer en cualquier momento y lugar y sin necesidad de realizar grandes inversiones.
¿Qué es la gestión invisible?
La gestión invisible es un concepto que se apoya en el soporte de avanzadas soluciones de gestión para que el trabajo administrativo sea mucho más fluido, sencillo y cómodo. Todo es mucho más automático.
La inteligencia artificial va a permitir sustituir la actuación humana por la de las máquinas y ordenadores en muchas áreas. Afectará, por ejemplo, a múltiples labores administrativas.
Sin embargo, no van a quedar tareas administrativas sin hacer. Todo lo contrario, se van a hacer de forma rápida y sin distraer nuestra atención. Precisamente, dirigir bien la atención es prioritario. Se trata de que sepamos en cada momento qué evento legal, trámite o gestión demanda nuestro tiempo. Un sistema de gestión inteligente nos avisa siempre que es necesario, pero nunca cuando no lo es.
¿Significa eso que pymes y autónomos van a dedicar menos tiempo a la gestión administrativa? No necesariamente. La gestión invisible evitará que se centren en las labores de mero trámite, pero proveerá herramientas para que puedan dedicar con solvencia tiempo al análisis y seguimiento de las decisiones estratégicas.
Muchas técnicas de gestión empresarial estaban fuera del alcance de las pymes porque desbordaban el tiempo y los conocimientos de que disponen. Ahora hay muchos más instrumentos a su alcance para controlar el negocio y planificar las mejores decisiones de forma cómoda, rápida y sencilla.
Por otro lado, las asesorías también verán liberada una gran cantidad de tiempo. Lo podrán dedicar aconsejar en los nuevos caminos que emprendan sus clientes, depurar aún más sus procesos de gestión administrativa y a responder ante todas las dudas e inquietudes importantes.
¿Qué ventajas aporta la gestión invisible?
Las ventajas son cuantiosas, especialmente para pymes y autónomos. Veamos algunas de las principales.
La gestión invisible facilita el cumplimiento de trámites de forma acorde a las normas
En la gestión tradicional, el personal administrativo ocupaba una parte de su tiempo rellenando formularios y modelos. Los errores y despistes son una fuente de incumplimiento. Otro problema es el desconocimiento, especialmente cuando se implantan obligaciones novedosas. Ahora mismo lo estamos viendo con el SII. Quienes no han optado por soluciones adecuadas, ven su implantación como un obstáculo muy difícil de superar.
En una gestión invisible son las soluciones de gestión las que nos van orientando en el cumplimiento de trámites y normas. Además, recaban la información necesaria de forma automatizada y nos envían las notificaciones pertinentes para que sepamos en qué punto es necesario el consejo de nuestro asesor o una decisión por nuestra parte.
Se reducen los tiempos que se dedican a labores mecánicas
La automatización llega, fundamentalmente, a dos tipos de labores administrativas. Por un lado, encontramos las que se realizan siempre de la misma forma. Por otro, están las que se efectúan de forma diferente en función de las circunstancias, pero siempre dentro de un conjunto de condiciones que, una vez conocidas, hacen que no haya que tomar decisión alguna para desempeñar la tarea.
De este modo, el personal administrativo se puede centrar en las labores que reclaman su criterio. En ellas, pueden existir dificultades de apreciación, valoración, encuadramiento en una categoría determinada, etc. No obstante, incluso en esos casos, el personal responsable de esas tareas las realizará guiado por la información procesada por sus soluciones de gestión.
Las pymes pueden acceder a herramientas especializadas de gestión
Hasta no hace mucho, las pymes que querían apostar por soluciones de gestión de calidad debían invertir de forma visible. Había que incorporar equipos potentes, que soportasen el software más avanzado. Además, requerían la contratación, de forma ocasional o habitual, de personal muy especializado en el manejo y mantenimiento de esos programas. Eso suponía incrementar las necesidades de financiación de las pymes.
Hoy son los proveedores de esas herramientas quienes invierten en el diseño y mantenimiento. Las soluciones en la nube permiten a las pymes pagar solamente por lo que usan y necesitan. Existe una gran cantidad de servicios, que sirven de red de soporte para todas las necesidades administrativas, pero no se costean mientras no se emplean.
Se hace más sencillo detectar los fallos en la gestión
La inteligencia artificial va un paso más allá de que las máquinas se hagan cargo de tareas que, hasta la fecha, han sido humanas. Requiere que sean capaces de aprender, de extraer toda la información necesaria para evitar los fallos.
Pero no solamente las máquinas se equivocan menos, sino que además son capaces de controlar nuestra actuación y detectar nuestros propios errores. Por ejemplo, el big data está descubriendo patrones ocultos hasta el momento con implicaciones muy importantes. Se aprecian fallos y oportunidades que no se deben perder. La tecnología está a nuestro lado, en un segundo plano, mejorando nuestra actuación.
Se transmite confianza y soporte a los gestores
La gestión invisible cambia el punto de vista del gestor del negocio. Supone un soporte permanente a su actuación. Más allá del cumplimiento de obligaciones, hay mucha información disponible de forma sencilla.
Estamos hablando de soluciones adaptables a los requerimientos de cada emprendedor. Él es el que va añadiendo módulos y funcionalidades, pero las soluciones de gestión responden de forma inteligente. Un aspecto muy importante es que se adapten a los conocimientos de los autónomos y pequeños empresarios.
La gestión invisible aporta credibilidad a los proyectos
Uno de los miedos habituales de los terceros que se interesan por un proyecto emprendedor es la posibilidad de que quien lo emprende se vea superado por una maraña de trámites y burocracia ante la que no sepa desenvolverse. La gestión invisible minimiza ese riesgo. A la misma vez, libera una parte muy valiosa de su tiempo, que puede destinar a la mejora de la planificación y al análisis de las decisiones críticas.
También saben que la calidad de la gestión de pequeños negocios mejora considerablemente. Disponen de mucha más información y medios para emplearla. Eso tiene unas implicaciones directas en la toma de mejores decisiones.
Es un avance en la filosofía de automatización
Las labores administrativas son solamente un aspecto de la automatización de procesos en la empresa. Por ejemplo, debemos tener en cuenta que los robots van a ser protagonistas en un número cada vez mayor de tareas.
Un elevado grado de automatización en labores como la gestión de las nóminas y el personal, de la contabilidad y la tesorería, de los inventarios, de los impuestos o de las relaciones con los clientes provee información que puede ser tomada como un input por los robots del área de producción.
Con la gestión invisible avanzamos hacia una gestión cada día un poco más inteligente. Está diseñada para que no se note el tiempo que la dedicamos, sino la mejora que obtenemos gracias a ella.