Estrategia y Gestión

Verifactu: Cómo mejorar la relación con tus clientes mediante la facturación electrónica

Explicamos cómo Verifactu y la factura electrónica contribuyen a la transparencia en la relación con los clientes.

Conoce qué implica Verifactu y cómo puede reforzar la relación con tus clientes, así como el papel que jugará la factura electrónica obligatoria en los próximos años. Además, en un contexto marcado por el reciente aplazamiento del calendario de aplicación de Verifactu a 2027, es importante entender qué cambia y qué no en la normativa.

• Aunque el control fiscal es el principal objetivo de Verifactu, la transparencia debe salir reforzada.
• La facturación electrónica B2B debe contribuir a la optimización de procesos de cobro y pago.

Verifactu y la relación con los clientes marcan considerable atención por parte de pymes y autónomos. Y lo mismo pasa con la factura electrónica obligatoria en relaciones B2B. De hecho, ambos proyectos, aunque muy diferentes y con objetivos distintos, son abiertamente complementarios. Lo son porque han de marcar hitos fundamentales en la digitalización de las pymes, pero también por el aporte a la transparencia y la relación con clientes y proveedores.

De hecho, se espera que la ronda de cambios que llegarán en los próximos años contribuya a generar confianza y a optimizar los procesos de cobro. Verifactu en relación con los clientes supondrá una mayor garantía de cumplimiento fiscal. Junto a ello, la factura electrónica B2B redefinirá el seguimiento de las facturas y sus estados.

Contenido del post

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Contenido actualizado a la nueva normativa (2025): el Gobierno ha ampliado el periodo voluntario y ha pospuesto la entrada obligatoria de Verifactu a 2027, manteniendo las mismas fases y calendario previsto originalmente, pero desplazado un año.

Esto significa que las empresas disponen ahora de un año adicional de margen para adaptarse al Reglamento de Facturación y completar su transición a software certificado con mayor seguridad y planificación.

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Actualización normativa: qué implica el aplazamiento de Verifactu

En las últimas semanas se ha producido un cambio relevante en el calendario de entrada en vigor de Verifactu. El Gobierno ha aprobado un Real Decreto-ley que amplía el periodo voluntario para que empresas y autónomos puedan adaptarse al nuevo Reglamento de Facturación con más margen y menos presión.

Aunque la normativa sigue plenamente vigente, incluido el requisito de utilizar software certificado y la prohibición de comercializar soluciones no adaptadas, este nuevo escenario permite planificar la transición con mayor serenidad.

Más tiempo, pero no para esperar: una oportunidad estratégica

El aplazamiento no debe interpretarse como una invitación a frenar, sino como una oportunidad para avanzar sin prisas y evitar los problemas de última hora vividos en los meses anteriores.

Disponer de más margen permite a las empresas:

• Revisar y optimizar procesos internos.
• Elegir adecuadamente el software certificado que mejor encaje con su actividad.
• Familiarizarse con los flujos de trabajo asociados a la factura verificable.

Para muchos negocios, es el momento ideal para profundizar en la normativa y organizar la implantación de forma más profesional y ordenada.

Dos normativas paralelas, un mismo reto: claridad y coordinación

El debate regulatorio también ha puesto sobre la mesa la necesidad de coordinar los plazos de Verifactu con los de la factura electrónica B2B.

Para gran parte del tejido empresarial, ambas normativas se perciben como similares, y dos calendarios distintos generan incertidumbre, duplicación de esfuerzos y posibles sobrecostes.

Por ello, una transición más sencilla debería apoyarse en:

• Plazos unificados y más fáciles de interpretar.
• Ayudas e incentivos fiscales para acelerar la adopción.
• Programas de formación que reduzcan la brecha tecnológica, especialmente en pymes y pequeños negocios.

Resumen: retraso en los plazos, no en las obligaciones

En definitiva, estamos ante un aplazamiento del calendario, pero no del cumplimiento normativo.

Verifactu sigue avanzando, y esta ampliación del periodo voluntario permite:

• Prepararse mejor,
• Planificar la implantación con más eficiencia,
• Y reforzar la transparencia que marcará la relación entre empresas, clientes y proveedores en los próximos años.

Verifactu y la relación con los clientes

Cuando un empresario o profesional que haya optado por incorporarse a Verifactu emita una factura, el proceso seguirá los siguientes pasos:

• El emisor, que suele ser el proveedor, expide la factura y se la envía al destinatario, que suele ser el cliente. En esa factura, aparecerá un código QR que representará parcialmente el contenido de la factura (NIF del expedidor, números de serie y de factura, fecha de expedición e importe). Además, figurará la siguiente mención: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”. Con esto, el receptor sabrá que se encuentra ante una factura cuyo registro informático se remite de forma inmediata y automática a la AEAT.
• Inmediatamente, como consecuencia de Verifactu, los registros informáticos de facturación serán remitidos automáticamente a la AEAT, tal como advertía la mención. Lógicamente, si no lo hiciese, estaríamos ante un uso fraudulento de la alusión a Verifactu. 
• Con la factura, el destinatario tendrá la posibilidad de elegir si decide o no facilitar los datos contenidos en el código QR a la AEAT. Podrá hacerlo a través de un dispositivo capaz de leer el código y transmitir y recibir datos (un smartphone, por ejemplo).
• Si el receptor de la factura se ha decidido por la remisión a la AEAT de los datos contenidos en el QR, la AEAT le confirmará si la factura ha sido recibida o no.

Cómo la visibilidad en facturación refuerza la confianza mutua

Las relaciones entre proveedor y cliente se caracterizan por muchos rasgos de información asimétrica. Esto quiere decir que una de las partes tiene más información que la otra, lo cual puede perjudicar a ambos. De hecho, es frecuente que el que más informado esté salga perjudicado, en especial cuando realiza buenas prácticas que no es capaz de demostrar a los demás.

Uno de esos aspectos es el cumplimiento normativo. El cliente debe esperar que su proveedor siga lo establecido, pero no es frecuente que tenga medios para constatarlo por sí mismo. Tampoco es fácil, en muchos casos, que el proveedor pueda mostrar pruebas que ayuden a generar confianza.

En el caso de Verifactu, las cosas cambian. Verifactu en sí es un sistema orientado al control fiscal, ya que los registros de facturación son remitidos inmediatamente a la AEAT. Además, como figurará en la propia factura una mención, el cliente sabrá que su proveedor dice estar en ese sistema. Y, si decide remitir a Hacienda los datos del QR, podrá comprobarlo por sí mismo, ya que, de ser cierto lo que dice la factura (que su proveedor está en Verifactu), Hacienda tendría que haber recibido los datos. Y Hacienda se lo va a confirmar.

Además, Verifactu es una señal indirecta de otros cumplimientos. Un proveedor que parece estar al día con Hacienda es más probable que también lo esté con las normas sectoriales, laborales, de consumo, garantías, etcétera. Y eso no solo debe dar confianza al cliente, sino también un medio para que el proveedor la refuerce. El beneficio, por tanto, debería ser mutuo.

La transparencia que propicia Verifactu ha de ser un buen instrumento para estimular las buenas relaciones con los clientes.

La facturación electrónica y la relación con los clientes empresariales

La facturación electrónica, por su parte, ataca otro de los enemigos de la confianza en relaciones B2B, los plazos de pago que se dilatan más allá de lo debido. En concreto, lo hará a través de los estados de factura:

• Aceptada o rechazada.
• Pagada o por pagar.
• Incluso se prevén estados de factura opcionales para reflejar fenómenos de aceptación o rechazo, y pagos parciales. Igualmente, se prevé que pueda informarse de la cesión de una factura para su cobro o pago por un tercero.

Estos datos, por tanto, permitirán un mayor estudio del fenómeno de la morosidad y sus causas e, incluso, abre la puerta a su utilización en normas sancionadoras. Además, la morosidad B2B se castiga en ámbitos como las subvenciones o la contratación pública. Por tanto, se espera que estas medidas contribuyan a generar una reducción de los plazos de pago.

Junto a ello, la factura electrónica B2B debe reforzar la relación entre proveedor y cliente por un renovado flujo de datos. Se intercambiarán las facturas y estados de factura en un formato conveniente para ambas partes, incluso con la intervención de plataformas privadas o la solución pública. Así, resultará más sencillo incorporar herramientas de automatización y análisis que puedan dar fluidez a las relaciones.

Consejos para mejorar la relación con tus clientes gracias a Verifactu

Está claro que tienes ante ti una oportunidad. Medidas como las siguientes te ayudarán a aprovecharla para que Verifactu y la factura electrónica contribuyan a mejorar las relaciones con tus clientes:

• Cuenta siempre con herramientas informáticas de garantías que, como Sage 50, te aporten un plus sobre el cumplimiento de la obligación de uso de software certificado. Lo ideal es que unifiquen la visión de tu negocio y coloquen al cliente en el centro de tu mirada con unos procesos de decisión optimizados.
• Analiza el grado de conocimiento de tus clientes sobre la nueva factura. Haz saber a cada uno lo que necesita para poner en valor la mayor transparencia que se le ofrece. Además, conviene que trabajes qué mensajes llegarán mejor a cada segmento.
• En toda la labor de adaptación a la nueva factura y en la optimización de las relaciones con los clientes, los empleados juegan un papel clave. Por eso, aunque no gestionen la facturación, sí atienden al cliente, y es clave que comprendan los fundamentos de la nueva factura. Necesitas que asimilen los mensajes y que sepan transmitir esa mayor transparencia y el avance en el cumplimiento normativo.
• Ten siempre a mano el calendario de la nueva factura. Recuerda que son dos reformas paralelas y que van dando pasos progresivos. Por tanto, en cada fase, deberás planificar adaptaciones en el proceso de adaptación con tus clientes.

Como ves, no se trata de pasos complejos: con la preparación adecuada, la nueva factura puede convertirse en una auténtica inversión en transparencia y confianza. Si aprovechas este periodo para ordenar procesos y reforzar la relación con tus clientes, ellos lo percibirán y tu negocio obtendrá beneficios tangibles a medio plazo.

Nota del editor: Tras el anuncio oficial, las empresas disponen de más de un año adicional para completar su transición a software certificado y preparar la adopción de Verifactu de manera ordenada, evitando prisas y situaciones de urgencia.