Saison 2 : Améliorer la productivité de vos collaborateurs
4 astuces pour libérer votre esprit et augmenter votre productivité
La plupart des gens aspirent à une productivité exempte de stress. Et c’est bien légitime, car c’est tout simplement une meilleure façon de travailler. En assignant différentes catégories et différents niveaux de priorité à vos tâches, vous libérez votre esprit en vous donnant les moyens de réfléchir et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment à l’instant T.
Je le répète depuis des années, car c’est une vérité de base : « votre cerveau est le pire des bureaux ». Si vous gardez constamment en tête toutes les choses que vous avez à faire, mieux vaut changer d’approche ou vous finirez par accorder à certaines tâches plus (ou pas autant) d’attention qu’elle ne le méritent.
Quelques conseils pour reprendre le contrôle
C’était là l’objet de mon tout premier livre : aider les gens à prendre du recul et à se libérer l’esprit pour atteindre une productivité sans stress au travail et dans la vie. Je l’ai écrit en 2001 pour décrire ce que j’avais appris au cours des 25 années précédentes. Cet ouvrage est devenu depuis un best-seller dans le monde entier.
Je peux dire que je pratique personnellement ce que je prêche, car j’ai la méthode Getting Things Done (GTD) dans le sang. Mais j’ai bien conscience que pour un néophyte, cela peut paraître beaucoup à assimiler de prime abord, voire même un peu décourageant. Pour vous aider à vous lancer, je vous livre ici quelques conseils simples pour vous libérer l’esprit et vous concentrer sur les choses importantes.
Certaines de ces techniques sont basées sur les principes de base de la méthode GTD : noter, préciser, organiser, analyser et activer. D’autres sont conçues pour vous aider à faire le vide afin de gagner rapidement en productivité dans des périodes chargées ou pleines d’incertitude. Avec un peu de discipline, ils vous aideront à prendre du recul et trouver l’espace mental pour penser, créer, agir, et contrôler votre productivité.
1. Utiliser un outil pour prendre des notes
Que vous soyez à votre bureau, en réunion ou ailleurs, utilisez ce qui vous convient, que ce soit un stylo et du papier comme moi, un mémo vocal ou une application dédiée sur votre smartphone, l’idée étant de prendre des notes, capturer des idées, des pensées ou des tâches à réaliser quand vous y pensez. Mais plutôt que de les laisser où elles sont, placez-les dans une liste appropriée pour les examiner et déterminer ce que vous devez en faire.
2. Examinez vos listes
Rassemblez toutes vos notes, tous vos mémos vocaux, enregistrements et traitez-les en marquant tout ce que vous avez terminé et dressez une liste des « prochaines étapes« . Vous pouvez le faire tous les jours, tous les deux jours ou même toutes les semaines, mais n’oubliez pas que, dans un monde en constante évolution, garder le fil vous aidera à travailler plus intelligemment.
3. Organisez votre boîte de réception
Pour beaucoup, la boîte de réception à zéro mail semble un lointain objectif. Mais en suivant quelques étapes logiques et en créant quelques dossiers supplémentaires, c’est plus facile à atteindre que vous ne le pensez. Commencez par déterminer le sujet d’un e-mail et s’il appelle une réponse. Si la réponse est non, vous pouvez décider de le supprimer ou de le classer pour référence. Si vous répondez par l’affirmative, vous pouvez vous en occuper immédiatement, le déléguer ou le reporter à plus tard.
4. Respectez la règle des deux minutes
Lorsque vous êtes occupé, il y a beaucoup de petites tâches que vous pouvez remettre à plus tard, précisément parce qu’elles sont petites. C’est particulièrement vrai pour les e-mails. Réalisez toute tâche qui peut être examinée, exécutée, terminée et sortie de votre tête en moins de deux minutes. Pourquoi ? Parce qu’il vous faudra plus de deux minutes pour la clarifier, l’organiser et la réviser si vous vous y attelez plus tard.
Une autre approche pour une meilleure productivité
Le monde du travail peut être particulièrement exigeant. Toutes les petites mesures que vous pouvez prendre pour rester productif et faciliter votre travail peuvent vous aider à rester sur la bonne voie, vous donnant ainsi la clarté d’esprit dont vous avez besoin pour rester productif et concentré plutôt que de vous y noyer.
Au bout du compte, même si votre monde ne sera pas bouleversé dès lors que vous utiliserez tout ou partie de ces conseils, vous changerez la façon dont vous gérer les tâches pour vous donner les moyens d’une activité productive et dénuée de stress.