Les bonnes pratiques fiscales

En 2016, en additionnant les contrôles sur pièce (171 356) et les vérifications de comptabilité (45 314), plus de 216 500 contrôles fiscaux ont été effectués… sur le long terme, vous avez donc une forte probabilité d’être contrôlé. Si le contrôle fiscal est un exercice redouté par de nombreuses entreprises, il existe tout de même plusieurs façons d’anticiper pour l’aborder en étant serein.

S’organiser avant tout

Si vous êtes contrôlé, le vérificateur va probablement demander l’accès à tous les documents de votre entreprise : commerciaux (factures…), financiers (relevés de compte bancaire…), juridiques (statuts…). Bien évidemment, ce n’est pas au moment de recevoir l’avis de vérification qu’il va falloir se demander où sont rangés les documents et comment ils sont conservés. Cela doit devenir un réflexe quotidien. Tout d’abord, veillez à archiver toutes les factures et tous les justificatifs. N’hésitez pas à mettre toutes les chances de votre côté en indiquant par exemple, sur chaque note de frais, le nom et la fonction du bénéficiaire, l’objet de la dépense… cela présumera de leur engagement pour l’intérêt de l’entreprise. Ensuite, organisez-les correctement et régulièrement. De même archivez régulièrement vos données informatiques.

Pour faciliter la conservation des justificatifs, l’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a assoupli les règles de conservation des documents, pièces justificatives et factures notamment en permettant de conserver les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’Administration lorsqu’ils ont été établis sur support papier, ou sous format électronique dans des conditions de numérisation garantissant la reproduction de la facture à l’identique.

Utiliser des outils adaptés

Concernant les données informatiques, le meilleur moyen, aujourd’hui, d’avoir une comptabilité fiable est de disposer d’une solution logicielle qui traite vos données comptables de A à Z. Ces outils sont automatisés pour limiter les risques de mauvaise saisie, ils recoupent les informations et génèrent vos documents déclaratifs sans oublier la moindre donnée. C’est aussi un gage de sérieux vis-à-vis de votre interlocuteur fiscal, qui sera plus favorable qu’avec une comptabilité tenue sur des feuilles volantes ou un tableur non sécurisé. D’autant qu’avec une comptabilité dématérialisée, la vérification de la cohérence globale de votre comptabilité sera facilitée et cela limitera le temps de présence du vérificateur dans votre entreprise.

Simuler des contrôles

Pour ne pas agir dans la précipitation lorsque vous serez sollicité pour un contrôle fiscal, il est judicieux de réaliser régulièrement des audits de conformité et des contrôles internes pour déceler les défaillances et y remédier en amont. Par exemple, en réalisant un Fichier des Écritures Comptables (FEC), qui peut vous être demandé par le vérificateur si vous tenez une comptabilité informatisée, pour voir si votre outil fonctionne. C’est également l’occasion d’identifier les points éventuels de discussion et de les documenter, comme de corriger les éventuelles décelées à l’occasion des contrôles internes.

Être attentif à vos obligations déclaratives

Enfin, respectez bien vos obligations en matière de déclarations fiscales et sociales. C’est souvent une erreur ou un retard qui déclenche les soupçons des services fiscaux, par exemple un dépôt de la liasse fiscale ou des déclarations de TVA hors délais, ou encore une forte variation de la marge d’une année sur l’autre ou par rapport à d’autres entreprises du même secteur d’activité. Là aussi, la solution informatique est un plus pour préparer ses déclarations.

Dans tous les cas, un logiciel informatique adapté vous permettra d’appréhender plus sereinement un contrôle et facilitant le traitement des demandes de l’administration.