Délais de paiement : quels outils mettre en place pour les réduire ?

Les retards de règlement des factures de vos clients peuvent impacter fortement votre besoin en fonds de roulement (BFR), jusqu’à vous amener à être en défaut de paiement et remettre en cause la pérennité de votre activité. Prenez les devants en utilisant les outils informatiques adéquats.

Un effet domino sur les paiements

Près de 40 % des PME interrogées dans une étude de novembre 2017 réalisée par Plum Consulting pour Sage, estiment que les retards de paiement ont des répercussions directes sur leur activité. Il s’agit à la fois de conséquences sur la société elle-même (baisse des investissements, retard dans le paiement de leurs propres fournisseurs…) mais aussi sur leurs collaborateurs (réévaluations de salaires et réduction des primes).
Plus l’entreprise est petite et plus l’impact est considérable, car leur trésorerie ne leur permet généralement pas de gérer leurs affaires au quotidien si elles n’ont pas d’entrées d’argent régulières. Pire encore, selon l’étude, 7,5 % des factures sont passées au résultat en tant que créance irrécouvrable, soit qui représente quelque 45 milliards d’euros chaque année.

Ces difficultés ont des incidences comptables et fiscales

Or, lorsque la créance est définitivement perdue, l’entreprise doit réaliser des inscriptions comptables spécifiques. Et pour récupérer la TVA collectée, elle est obligée d’envoyer au client défaillant un duplicata de la facture initiale comportant la mention « Facture demeurée impayée pour la somme de … euros (prix net) et pour la somme de … euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI) ». Cet état vaut rectification de la facture initiale. L’entreprise peut alors récupérer la TVA sur sa créance impayée. Fiscalement, lorsque l’irrécouvrabilité de la créance est prouvée, la perte est alors déductible du résultat de l’exercice.

Mieux gérer votre Besoin en fonds de roulement (BFR)

Pour limiter les conséquences des factures impayées sur votre activité, il est nécessaire de surveiller au plus près votre BFR. Une analyse scrupuleuse de vos stocks, de vos clients, de vos fournisseurs doit permettre d’optimiser votre trésorerie et d’adapter le financement de votre besoin structurel. Quel est le fonds de roulement nécessaire, quels sont vos capacités d’endettement ? Par rapport à vos prévisions et projet, quels sont les pics de besoin en trésorerie ? Vous pourrez ainsi anticiper la négociation de vos lignes auprès de votre banque, voire opter pour des solutions de financement à court terme de type affacturage.
Concernant vos clients, ne négligez pas de réaliser une analyse de crédit sur eux. Avant de finaliser une vente avec un client, il est en effet indispensable de s’informer sur sa solvabilité et les risques encourus. Des sociétés se sont spécialisées dans ce type d’informations. Et pour les nouveaux clients, optez pour une demande d’acompte.

Des raisons floues pour expliquer les retards

Malheureusement, ces stratégies ne suffisent pas la plupart du temps à solutionner totalement le problème des retards de règlement des clients. D’autant que, toujours selon l’étude de 2017, le plus souvent le client ne fournit aucune explication, aucune raison pour justifier ses retards. Ou bien il explique que les paiements sont en attente. Ces réponses laissent supposer qu’il y a matière à améliorer la ponctualité des paiements en proposant des modes de règlement plus faciles aux clients.

Utiliser les outils informatiques pour simplifier les règlements

C’est ce que propose Sage avec ses nouveaux outils de paiement en ligne permettant de simplifier le règlement d’une facture via l’utilisation d’un bouton de paiement qui apparaît directement dans les factures. Ce bouton « Payer maintenant » incite votre client à effectuer un règlement immédiat de la somme due.
Ce règlement peut s’effectuer soit par carte bancaire, via paypal ou par prélèvement.
Une fois le règlement effectué, le statut de la facture sera directement modifié en « soldée », vous permettant ainsi de visionner en un coup d’oeil l’état de vos factures (soldées ou à relancer). Le logiciel pourra ensuite générer automatiquement l’écriture comptable correspondante sans intervention de votre part, notamment sans ressaisies des informations qui, on le sait, sont souvent sources d’erreurs.