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S’organiser en amont et planifier les échanges avec son expert-comptable pour anticiper son bilan

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La période du bilan se révèle une période très souvent difficile à appréhender pour les TPE. Entre le quotidien à gérer et les éléments du bilan à fournir à son expert-comptable, l’entrepreneur est souvent dans l’urgence. Notre invitée, Experte-Comptable de Solution Entreprises, nous donne ses conseils pour permettre à la TPE de s’organiser et ainsi de mieux anticiper son bilan.

Entretien mené par Patrick Russo, journaliste

Bien anticiper et s’organiser dans les échanges de données avec son expert-comptable

Patrick Russo :
Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de Conseils d’experts-comptables. Le podcast de Sage durant lequel nous accueillons un expert-comptable qui vient nous donner ses conseils en réponse à une question précise d’un dirigeant de TPE, conseils partagés également pour vous autres experts-comptables.
Aujourd’hui nous accueillons Valérie Beyaert, expert-comptable à Esbly en région parisienne. Valérie bienvenue, alors on va attaquer tout de suite sur ces sujets qui concernent les TPE et qui peuvent aider aussi les autres experts-comptables.

Nous avons Nicolas qui habite à Lille et a une petite entreprise de services.

Nicolas son sujet : c’est un petit peu compliqué pour lui de clôturer ses comptes et son bilan, il nous demande : « comment pourrait-on mieux anticiper ? ».

Quel est le premier conseil que vous donneriez à cet entrepreneur pour anticiper ?

Valérie Beyaert :
Alors évidemment maintenant c’est un peu tard puisqu’il est en pleine clôture. Donc on va pouvoir remédier à son problème mais le mieux, en effet comme vous le dites, c’est d’anticiper. C’est à dire que bien en amont il faut qu’il voit comment lui veut s’organiser. Déjà, s’il est plutôt papier ou s’il est plutôt informatique. Après il faut qu’il voit avec son cabinet d’expertise comptable ce que ce dernier peut proposer. Il y a des cabinets qui sont bien équipés au niveau informatique, qui ont des plateformes collaboratives sur lesquelles il va pouvoir déposer des documents. Et il y a des cabinets qui n’ont pas encore ce système et donc ça va être plutôt des dépôts papier. Déjà, en général, l’expert-comptable s’adapte au client, si le client est plus papier ou plus informatique.

Après il faut bien penser que c’est quelque chose qu’il faut faire au mois le mois. Nous c’est ce qu’on conseille parce qu’évidemment déposer ses documents, si on le fait une fois par trimestre, et bien on est sûr qu’entre-temps on va avoir des documents qui vont être perdus et qu’en plus ça fait beaucoup plus de documents à traiter si c’est au trimestre qu’au mois. Donc premier conseil, ce que je dirais c’est qu’il faut s’imposer une date butoir. En général on la cale évidemment sur la TVA qui est à mois + 20 jours à peu près. Donc le mieux c’est que l’entrepreneur tous les 5 du mois suivant, s’oblige à prendre ses documents et à les envoyer à son expert-comptable.

Planifier et simplifier les échanges de données grâce à son expert-comptable et aux solutions digitales

Patrick Russo :
Concrètement finalement c’est une question d’organisation certes, mais également de planification, il faut planifier un petit peu tout ça.

Valérie Beyaert :
Exactement. Et je pense que c’est vraiment quelque chose qu’il faut faire en amont dès qu’on a son expert-comptable. Il faut vraiment écrire la procédure, ou en tout cas que les deux parties soient garantes de cette procédure. Et que si jamais le client oublie, le cabinet n’hésite pas à relancer le client, évidemment gentiment, en disant vous avez oublié de nous envoyer les éléments, n’hésitez pas. C’est très important et ça permet au cabinet d’être à jour sur la comptabilité évidemment au mois le mois. Et ça lui permet aussi de demander les documents qui manquent au fur et à mesure et donc de ne pas attendre le bilan pour réclamer au client la facture de restaurant qu’il a eu en janvier 2020.

Patrick Russo :
Alors comment peut-on faire au quotidien pour que cela soit gérable ?

Valérie Beyaert :
Au quotidien, moi je préconise vraiment les choses très simples parce que l’entrepreneur a déjà beaucoup de choses à faire, il faut qu’il gère son activité, le commercial, l’administratif, énormément de choses. Comme je vous disais s’il est plutôt papier, une chose toute simple c’est juste d’avoir une pochette intitulée comptabilité où il met tous les jours les justificatifs de ses dépenses. Il le sait qu’il faut qu’il garde à chaque fois un justificatif et bien il rentre chez lui, il vide ses poches et il met tout dans la pochette. Pour moi c’est ce qu’il y a de plus simple.

Après s’il est plutôt informatique, nous on propose par exemple de pouvoir prendre en photo ses justificatifs. Quand il va au restaurant ou quand il fait le plein d’essence, il peut les prendre en photo et ça les envoie directement sur la plateforme, et du coup dans notre logiciel comptable. Ça peut être des systèmes différents ou complémentaires, enfin il peut choisir soit l’un soit l’autre ou les deux, mais vraiment il faut qu’il le fasse à l’instant T. Parce qu’on sait très bien qu’après si ça traîne longtemps dans son sac à dos c’est perdu, s’il ne prend pas la photo tout de suite c’est perdu.

L’automatisation dans la récupération des données, au service de l’efficacité

Patrick Russo :
On est sur cette question d’automatisation ici, on automatise la collecte de données, et c’est directement lié à la plateforme. Ce qui simplifie beaucoup les choses finalement pour l’entrepreneur ?

Valérie Beyaert :
Exactement, alors on essaye de plus en plus de mettre en place des processus automatiques de récupération des données, parce que déjà il n’y a pas de valeur ajoutée à ce qu’on saisisse les données. Donc évidemment le client va payer quelque chose qui ne lui apporte rien. Donc on essaye d’enlever tout ça. On va essayer de récupérer par exemple les données bancaires en automatique. On va aussi récupérer directement par ce qu’on appelle « via des collecteurs », les factures abonnement mobile ou électricité que vous devez aller télécharger normalement. Nous avons des collecteurs maintenant avec login et mot de passe, et ça va directement aller uploader les factures.

Ce qu’on conseille aussi à nos clients c’est de prendre plutôt tout ce qui est carte et abonnement, par exemple pour le télépéage. Au lieu d’avoir le petit ticket à chaque fois à 2 euros 30 qu’on a perdu, s’ils ont le télépéage, on peut aller télécharger nous le relevé directement du mois donc ça évite qu’ils les perdent.

Voilà c’est des petits conseils tout bêtes mais qui simplifient beaucoup la vie de l’entrepreneur et du cabinet. Parce que si nous on doit saisir 15 tickets, on va perdre beaucoup de temps, alors que si on a un relevé mensuel ça va aller beaucoup plus vite. Pareil pour les cartes d’essence, voilà tout ce qu’on peut automatiser, on automatise.

Le digital pour une relation TPE / expert-comptable à plus forte valeur ajoutée et plus humaine

Patrick Russo :
Du coup vous entrez dans une période très digitale, mais digitale pour finalement améliorer aussi bien le quotidien de l’entrepreneur que le vôtre.

Valérie Beyaert :
Exactement. En fait l’idée c’est vraiment que le client ne paye pas quelque chose qui ne lui sert pas, donc que nous on saisisse des données ça ne lui sert à rien. Par contre qu’on traite les données, qu’on les analyse et que ça devienne un outil de gestion, là c’est quelque chose que le client va accepter de payer. Et nous aussi notre travail de recopie pour nos collaborateurs, il n’y a aucun intérêt à saisir des documents. Alors que quand ils doivent réfléchir ou construire des tableaux de bord ou analyser des données, c’est bénéfique pour les deux. Le client va s’en servir et le collaborateur va avoir un rôle important auprès de la TPE. On a vraiment notre rôle de conseil dans ces cas-là.

Patrick Russo :
Justement quels changements conseilleriez-vous à cette TPE, cet entrepreneur, pour gérer son activité et pour finalement l’aider peut-être dans cette nouvelle organisation que l’on pourrait qualifier de digitale et collaborative ?

Valérie Beyaert :
Pour l’aider, ça dépend vraiment de comment va être équipé son cabinet d’expertise comptable. Et je pense que oui avoir des automatismes c’est à dire que dès qu’il a un ticket penser à prendre la photo ou penser à se mettre des petits rappels pour le soir aller par exemple télécharger ses factures de vente directement sur le logiciel de son cabinet d’expertise comptable. Vraiment des automatismes que dès qu’il voit un justificatif, il pense il faut que j’envoie la photo à mon expert-comptable et comme ça c’est traité.

Patrick Russo :
Et comment vous voyez finalement vous, pour terminer ce podcast, l’évolution justement de toutes ces manières de collaborer entre l’expert-comptable et la TPE, sur tous ces nouveaux outils ? Qu’est-ce que çà vous amène au final ?

Valérie Beyaert :
Nous, on est passé au digital il y a maintenant deux ans / trois ans, et on s’est rendu compte que finalement on était plus dans l’humain qu’avant. Parce que du coup on perdait moins de temps à saisir et à traiter des données, et donc on avait plus de temps pour recevoir les clients, pour discuter avec eux de leur activité et des problématiques qu’ils avaient. Et même au niveau du cabinet, c’est ce que je vous disais, les collaborateurs ont quelque chose de plus intéressant à faire et du coup ils sont peut-être plus investis, peut-être plus liés à la vie de l’entreprise. On est plus concerné par la vie de l’entreprise que ce qu’on pouvait l’être avant je pense.

Patrick Russo :
Très belle conclusion pour ce podcast, autour de l’humain. Merci beaucoup Valérie.
A bientôt et on se retrouve très rapidement pour un nouveau podcast Conseils d’experts-comptables.

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