Prendre le temps pour mettre à jour sa gestion comptable et partager en temps réel avant son bilan

La période du bilan est moment important mais également contraignant pour les TPE. Les entrepreneurs, au-delà de devoir gérer au quotidien leur entreprise, se retrouvent devant une tâche souvent mal appréhendée. Notre invité, Expert-Comptable de Altaïr Éco Expertises, nous donne ses conseils pour permettre à la TPE de prendre le temps en amont et bien partager en temps réel avant son bilan.

Entretien mené par Patrick Russo, journaliste

• Prendre le temps nécessaire pour mettre à jour sa gestion comptable
• Réagir en temps réel pour être mieux conseillé et accompagné par son comptable
• Se doter des outils adaptés à son mode de fonctionnement et pouvoir se focaliser sur son business

Prendre le temps nécessaire pour mettre à jour sa gestion comptable

Patrick Russo :
Bonjour et bienvenue sur ce nouvel épisode de Conseils d’experts-comptables. Aujourd’hui nous accueillons Yann Gentil qui est expert-comptable à Orléans.
Yann le principe de ce podcast est de donner vos conseils suite à une question posée par un dirigeant de TPE.
Aujourd’hui nous avons une question de Bertrand de Dijon, dirigeant d’une TPE dans le bâtiment. Bertrand nous dit qu’il est assez débordé en ce moment par son activité et les efforts qu’il a à déployer depuis plusieurs mois, dans la période que l’on connaît. Comment pouvez-vous l’épauler pour son bilan nous demande-t-il ? Quel serait le premier conseil que vous lui donneriez ?

Yann Gentil :
Alors le premier conseil que je pourrais lui donner, déjà c’est effectivement qu’il peut avoir une activité débordante et aussi avancer dans son bilan, ce qui n’est pas toujours évident quand on prend du retard. Donc malgré son surcroît d’activité, de prendre le temps nécessaire à sa gestion administrative parce ce que si nous n’avons pas les éléments, pour l’aider à mettre à jour sa comptabilité, ça va être difficile de l’épauler pour l’accompagner dans son bilan. Parce que c’est comme tout, si on n’a pas la matière première, nous on ne va pas pouvoir travailler et avancer sur le sujet. Donc mon premier conseil ce serait de lui dire qu’il faudrait qu’il se prévoie des plages hebdomadaires, par exemple une heure par semaine, pour mettre à jour sa gestion comptable et nous transmettre les documents. Ça permettra à son expert-comptable d’avancer sur le sujet et de pouvoir l’aiguiller en cette période de crise, déjà particulière, et avancer dans le bilan pour que justement il puisse avoir une visibilité à l’instant T, de sa comptabilité.

Réagir en temps réel pour être mieux conseillé et accompagné par son expert-comptable

Patrick Russo :
Et du coup ça peut l’aider, en plus dans les efforts qu’il a sur son activité, de voir ce que ça donne comme résultat.

Yann Gentil :
C’est ça, plus il va réagir en temps réel, plus on va pouvoir l’accompagner au jour le jour. On va pouvoir le « coacher » en quelque sorte puisque nous, nous allons être un support pour lui, pour lui dire comment procéder pour développer son activité, et revoir peut-être sa stratégie. Lui permettre aussi de fonctionner différemment pour justement l’aider dans son business et son développement, et puis améliorer son processus tout simplement.

Patrick Russo :
Sur cette question du bilan, de la période fiscale, comment vous pouvez l’épauler quand on arrive justement au moment où il faut tout sortir complètement, en fait votre manière de procéder pour l’aider ?

Yann Gentil :
Pour l’épauler, en tant qu’expert-comptable c’est justement l’aider à s’organiser et à développer son organisation puisque le but ça va être de pouvoir le structurer en quelque sorte. Pour lui permettre que ça soit plus fluide pour lui, et que ça soit aussi plus simple pour nous, parce que c’est vrai que quand on fait le bilan on a besoin de tous les documents. Donc si on doit aller à la pêche ça va demander un peu plus de temps dans le traitement, et qui dit demande de temps supplémentaire, dit délais de transmission et de sortie de son bilan un peu plus longs. Et du coup parce qu’on va pouvoir l’épauler en le structurant et en lui donnant une méthodologie pour faciliter son quotidien et fluidifier le traitement de ses informations, nous ça va nous permettre de pouvoir planifier nos interventions sur l’avancement de ce bilan et de pourvoir entre nous prévoir un rétroplanning, pour savoir à quelle date nous allons pouvoir sortir ce bilan.

Lui sera rassuré, plus serein parce qu’il saura que à telle date il aura ses comptes annuels, et il pourra continuer à développer sa stratégie, son activité, et prendre rendez-vous avec les partenaires, banques, assurances … Ou même vis à vis de certains clients qui auraient besoin d’avoir une vision sur le bilan de son fournisseur pour être rassurés dans le partenariat qu’ils ont ensemble.

Se doter des outils adaptés à son mode de fonctionnement et pouvoir se focaliser sur son business

Patrick Russo :
Et concrètement comment vous pourriez lui permettre de plus anticiper, parce qu’on voit que là il a été un peu débordé par les événements ce qui est normal et c’est le cas de beaucoup dirigeants de TPE. Comment vous pourriez l’aider ?

Yann Gentil :
Déjà peut-être lui proposer des outils qui soient adaptés à son mode de fonctionnement parce qu’il n’a peut-être pas le temps, je pense notamment à des cabinets qui ne seraient pas dématérialisés, de venir déposer au bureau les éléments dont on aurait besoin. De tout rapatrier, c’est vrai qu’il faut retrouver les documents comptables et quand on se laisse un peu aller dans son organisation, du coup des pièces comptables il y en a peut-être un petit peu partout. Donc l’aider à tout centraliser au sein de bannettes, de classeurs, pour l’aider justement dans cette transmission de documents.

Il peut très bien apporter une seule fois au cabinet, si ce dernier est dématérialisé, un seul classeur où il y aura tous les éléments et après le cabinet gèrera lui-même les pièces un petit peu comme une boîte à chaussures, si je peux m’exprimer ainsi. Mais à côté de ça, c’est peut-être lui donner des outils pour faciliter le traitement et lui dire voilà on va pouvoir mettre en place certains collecteurs de pièces comptables pour vous retirer une épine du pied. Et puis en même temps, le structurer en lui disant voilà la banque, on a besoin de ça par exemple. Pour les factures de vente, ce serait se mettre en lien avec son e-facturation en espérant qu’il en ait une.

Voilà nous, on pourrait éventuellement prendre la main et le déranger le moins possible pour que lui se consacre à 100% à son business, à son activité et nous, ça nous permet d’avancer sur le travail à faire au quotidien. Et puis lui, il sait qu’on a les accès pour récupérer tout ce dont on a besoin, et il est serein parce qu’il est à jour sur ces outils. Donc on va pouvoir mieux l’accompagner parce qu’on aura toutes les cartes en main et la balle sera dans notre camp.

Patrick Russo :
C’est gagnant-gagnant finalement !

Yann Gentil :
C’est ça, c’est gagnant-gagnant. Ça va permettre au client d’avoir déjà un suivi régulier de son activité parce qu’il va pouvoir déposer ses documents au jour le jour et puis nous, on va « piocher » les informations dont on va avoir besoin pour mettre en forme son bilan.

Patrick Russo :
Parfait. Merci Yann pour cet échange et à très bientôt pour un nouvel épisode de Conseils d’experts-comptables.

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Initialement publié le 31 mars 2020. Dernière mise à jour le 6 mai 2022