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Prendre du recul, anticiper et digitaliser pour optimiser la gestion de son bilan

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La période du bilan est souvent une période de stress et de contraintes pour les TPE. Les entrepreneurs doivent gérer leur quotidien et ne pensent pas toujours à prendre du recul pour optimiser cette tâche. Notre invité, Expert-Comptable de Mass Expertise, nous donne ses conseils pour permettre à la TPE de prendre ce recul et digitaliser pour une meilleure gestion de son bilan.

Entretien mené par Patrick Russo, journaliste 

Digitaliser la transmission des données pour une bonne gestion de son bilan

Patrick Russo :
Bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Conseils d’experts-comptables. Aujourd’hui nous accueillons Benjamin Mass qui est expert-comptable à Paris. Bonjour Benjamin. Dans ce podcast l’idée est de donner vos conseils suite à une question posée par un dirigeant de TPE. Aujourd’hui nous avons Marie qui est dirigeante d’une TPE dans le secteur de la restauration à Aix-en-Provence. Marie, son problème, c’est qu’elle a pas mal « galéré » comme elle nous le dit pour pérenniser son business en 2020. Comment je gère tout ce que j’ai mis en place dans ma comptabilité et dans la gestion de mon bilan nous demande-t-elle.
Alors quel est le premier conseil que vous donneriez à cet entrepreneur ?

Benjamin Mass :
Tout d’abord c’est de prendre un petit peu de recul, de nous poser les bonnes questions effectivement, on va tout faire pour s’occuper de Marie. La première chose que je dirais à Marie c’est de pencher, si elle ne l’a pas déjà fait, vers une digitalisation de l’ensemble de ses données à nous transmettre. Ça, ça va vraiment être le premier pas pour qu’on puisse l’aider. Digitaliser ça veut dire quoi ?

C’est très simple, ça veut dire que tout ce qui va circuler entre elle et nous va se faire de façon informatisée. On va lui expliquer comment scanner les éléments, comment faire pour qu’on les récupère rapidement, simplement, qu’il n’y ait pas d’aléas et qu’elle soit sûre de tout nous avoir donné. Ça va passer, même si on est dans une période un peu particulière, si possible par un déplacement physique au moins une fois voire deux fois pour qu’on soit sur place, et qu’on comprenne exactement ce qu’elle fait, ce qu’elle a déjà mis en place et comment faire pour automatiser et optimiser la transmission des éléments. Voilà ça c’est vraiment la première étape.

Se faire conseiller par son comptable sur la base des données clés de son business

Patrick Russo :
Comment vous faites pour vous adapter, comme elle le dit, à toute la diversité des choses qu’elle a été obligée de mettre en place pour pérenniser son activité.

Benjamin Mass :
Alors on va d’abord déjà voir avec quoi elle travaille, si par exemple elle a une caisse numérique pour faire ses encaissements. Si elle a une caisse numérique, souvent les restaurateurs n’ont pas eu le temps de l’optimiser, de bien faire en sorte qu’elle nous sorte tous les éléments dont on a besoin. Qu’on puisse avoir régulièrement tous les jours exactement ces données, le chiffre d’affaires qu’elle effectue, sur quoi est-ce qu’elle gagne de l’argent, sur quoi elle gagne moins. Qu’est-ce qu’elle pourrait optimiser pour faire en sorte que sa caisse nous donne un maximum d’informations, les classements de ces documents… Voilà une fois qu’on sera sur place, on va voir ce qu’elle fait et on va lui expliquer très concrètement là où elle peut gagner du temps et ce qu’elle peut nous laisser complètement faire et ne plus avoir à le faire.

Patrick Russo :
Et comment vous l’aider à mieux gérer tout ça finalement au quotidien ?

Benjamin Mass :
Une fois que nous on a récupéré nos éléments, donc première étape la digitalisation et la récupération des éléments, on va vraiment mettre les mains dans le cambouis et voir effectivement ce qu’elle vend, sa marge donc le coût d’achat par rapport au prix de revient, ses assiettes… Peut-être même l’aider à regarder sa carte même si c’est un peu moins notre partie, nous au cabinet on a pas mal de restaurants, on ne gère pas les restaurants directement mais on sait comment ça se passe. Vérifier si dans sa carte c’est homogène, si tout ce qu’elle propose a à peu près la même marge. Voilà, faire un calcul, l’aider à appréhender ses achats pour qu’elle puisse revendre derrière correctement à ses clients.

Mettre en place une collaboration régulière et suivie avec son expert-comptable

Patrick Russo :
Du coup quel type de relation vous mettez en place avec elle ? C’est quelque chose de très collaboratif. Comment ça marche au quotidien ?

Benjamin Mass :
Alors voilà effectivement c’est très collaboratif. Elle, au quotidien, toutes les informations qu’elle a, toutes les factures qu’elle reçoit, ses relevés bancaires … soit c’est automatiquement envoyé vers le cabinet, soit elle nous les transmet au quotidien pour qu’elle n’ait pas à galérer deux ou trois heures le dimanche. Ça il faut que ce soit vraiment régulier et cohérent. Nous derrière dès qu’elle a une question : email, téléphone si besoin. Mais effectivement c’est une vraie collaboration au quotidien et c’est un accompagnement vraiment régulier.

Accompagner la TPE au quotidien, y compris dans le changement

Patrick Russo :
Et pour la gestion de son bilan, que proposez-vous concrètement ?

Benjamin Mass :
Alors pour son bilan, nous pendant toute l’année comme on vient de le dire, premièrement on a récupéré les éléments, deuxièmement on l’a guidée, on l’a aidée sur les calculs de marge, sur les compositions de ce qu’elle vend, sur les assiettes, sur la différence entre les moments où elle vend, le midi, le soir et les livraisons si elle fait beaucoup de livraisons en ce moment on en parle beaucoup. Est-ce qu’il y a des marges importantes, des charges importantes sur ces livraisons, ça c’est des choses qu’on voit toute l’année. Donc au moment du bilan, ça on l’a déjà fait, et on va vraiment se poser sur des choses essentielles de fin d’année. Le stock, est-ce qu’il lui reste du stock. La marge annuelle, donc en gros sa rentabilité, est-ce qu’elle cadre avec ce que nous on a vérifié toute l’année.

Et puis au moment du bilan on discute avec le client, on discute avec le restaurateur, qu’est-ce qu’il a vraiment envie de faire avec son outil de travail, qu’est-ce qu’il a vraiment envie de faire avec son restaurant. Où est-ce qu’il se voit dans un an, dans trois ans, dans sept ans ? Quelle est vraiment sa vision et au moment du bilan, évidemment dans la limite de ce qu’on peut aménager en écritures de bilan, on essaie de faire ressortir dans ce bilan ce que le restaurateur a en tête. Encore une fois avec les armes et les outils qu’on a.

Patrick Russo :
Mais finalement est-ce qu’on n’est pas dans la conduite du changement c’est à dire à un moment donné, aider un entrepreneur à aller sur de nouvelles voies et quelque part l’accompagner avec la collaboration et les outils qui vont bien pour y arriver ?

Benjamin Mass :
Complètement grâce à la réactivité qu’on a depuis quelques années.
Alors bon il faut être honnête, il y a des restaurateurs ou des clients qui n’ont pas besoin d’énormément de changements, il y en a certains qui nous posent des questions de façon très ponctuelle, mais il y en a effectivement qui soit ont envie de changer, soit de se diversifier. Même au sein de la restauration on peut avoir envie de passer de restauration traditionnelle à restauration rapide ou autre. Et puis certains qui ne savent pas encore qu’ils peuvent changer, et là on peut leur « inoculer » l’idée qui fait son travail. Après on n’est pas là pour diriger à leur place, mais on est vraiment là pour leur présenter des solutions et les accompagner s’ils ont envie de les prendre.

Patrick Russo :
Alors pour un entrepreneur qui vit la période qu’on connaît actuellement, quel serait le principal conseil autour de la gestion du bilan et de son activité que vous donneriez pour terminer ?

Benjamin Mass :
On va dire qu’au niveau gestion du bilan, le principal conseil que j’ai c’est justement de ne pas attendre ce bilan, de ne pas attendre le bilan pour solliciter l’expert-comptable. On doit être présent au quotidien, et pour être très honnête nous, ça nous fait gagner du temps que les clients nous sollicitent avant. Donc il faut qu’au moment du bilan on soit là pour justement comme son nom l’indique faire le bilan, voir si tout ce qu’on avait prévu s’est bien passé, ou qu’est-ce qui s’est mal passé et pourquoi ? Donc vraiment un accompagnement au quotidien, j’insiste c’est vraiment important. Et au moment du bilan, faire ce pour quoi le bilan est fait, les calculs des marges, les contrôles, les calculs d’imposition et comment faire pour éviter de payer trop d’impôts dans la limite encore une fois des opportunités qu’on peut avoir.

Voilà, donc aujourd’hui plus qu’à n’importe quel moment, vraiment prioriser le contact au quotidien pendant toute l’année avec l’expert-comptable.

Patrick Russo :
Très bon conseil, merci beaucoup Benjamin, on se retrouve bientôt pour un nouvel épisode de Conseils d’experts-comptables.

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