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Du devis au paiement : les 4 étapes du processus d’achat

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La vente de marchandise et les prestations de services entre professionnels sont largement encadrées par la loi, notamment pour limiter les mauvaises pratiques. De la contractualisation de la transaction à son paiement, en passant par la réception et la facturation, découvrez vos droits et vos devoirs à chaque étape du processus d’achat.

La contractualisation de la transaction, un préliminaire indispensable

L’achat réalisé pour le compte de son entreprise ne s’improvise pas. Que vous ayez besoin d’acheter du matériel informatique ou une prestation de conseil par exemple, trois étapes préalables sont à respecter :

  • l’identification de votre besoin ;
  • la recherche de fournisseurs ;
  • la négociation.

Cette phase préliminaire passée, vous devez préciser toutes les facettes de la prestation de services ou de la vente : désignation du service ou du produit, quantité, prix unitaire, prix total, modalités de livraison, pénalités en cas de retard, délais de paiement ou encore droits et devoirs des deux parties.
Cette formalisation de la prestation peut prendre trois formes différentes selon les pratiques des entreprises :

  • La signature d’un devis : ce document, fourni par le vendeur, récapitule les termes de l’offre. Une fois que vous le signez, il a valeur de contrat, engageant juridiquement les deux parties.
  • L’édition d’un bon de commande : à l’inverse, ce document est émis par l’acheteur. Une fois signé par le vendeur, il vaut contrat. Il présente généralement les mêmes informations que le devis, auquel il peut se substituer.
  • La réalisation d’un contrat : il s’agit d’une convention, qui peut être écrite comme orale, entre l’acheteur et le vendeur. Le contrat écrit est généralement privilégié par les entreprises pour les transactions importantes ou périodiques. Il est à l’initiative de l’acheteur et doit, par conséquent, être signé par le fournisseur.
    Le contrat présente l’avantage d’être plus exhaustif que le devis ou le bon de commande. Ainsi, il peut prévoir des clauses additionnelles (transfert de propriété, limitation de la responsabilité du vendeur, etc.).

La réception de la marchandise, une source de réserves

Une fois la transaction formalisée et encadrée, une nouvelle phase débute : le suivi de la commande. L’acheteur doit surveiller l’avancement de la prestation et, éventuellement, réaliser des relances de son fournisseur, en cas de retard. Lorsque l’objet de la transaction est livré, le fournisseur vous remet un bon de livraison. Avant de le signer, vous devez réaliser un contrôle qualitatif et quantitatif et, si nécessaire, émettre des réserves. Dans le cas de fournitures ou de matière première, la marchandise doit être enregistrée dans la fiche de stock avant stockage.

La facturation, la preuve juridique de la transaction

À la réalisation de la livraison ou de la prestation de services, le vendeur doit obligatoirement vous fournir une facture. Si la transaction comprend plusieurs livraisons, le fournisseur a la possibilité de facturer de manière périodique, au plus tard à la fin du mois suivant la livraison. Ce document, qui doit être conservé pendant au moins 6 ans, a plusieurs fonctions :

  • il constitue la preuve juridique de la transaction et constate le droit de créance du vendeur ;
  • la facture présente également les conditions de négociation, et tout particulièrement le montant dont vous êtes redevable ;
  • elle sert aussi de justificatif comptable, indispensable à la réalisation des comptes annuels de l’entreprise ;
  • elle a enfin un rôle fiscal puisqu’elle sert à la déclaration de la TVA.

Le paiement, une obligation qui ne pardonne aucun retard

En l’absence de mentions contraires – notamment dans le devis, le bon de commande ou le contrat – le délai de paiement est, par principe, de 30 jours à compter de l’exécution de la prestation ou de la livraison de la marchandise. Vous pouvez néanmoins négocier avec votre fournisseur afin d’allonger ce délai de règlement. Il ne peut cependant pas être supérieur à 60 jours ou à 45 jours fin de mois, dans les deux cas à date de facturation. Sachez d’ailleurs que des délais spécifiques s’appliquent pour certains secteurs d’activité, dont l’alimentation et le transport.

Si vous ne réglez pas la facture en temps et en heure, vous vous exposez à plusieurs sanctions :

  • des pénalités de retard : elles sont dues dès le premier jour de retard de paiement. Leur montant est calculé en fonction d’un taux d’intérêt – inscrit sur la facture – qui correspond généralement au taux directeur majoré de la Banque Centrale Européenne (10 %) ;
  • une indemnité forfaitaire : pour tout retard de paiement, vous êtes redevable d’une indemnité de 40 € pour frais de recouvrement. C’est également valable en cas de paiement partiel de la facture à échéance ;
  • une amende administrative : vous vous exposez à une amende maximale de 75 000 euros ou de 2 millions d’euros si vous agissez pour le compte d’une personne morale. Non seulement ces montants peuvent être doublés en cas de répétition de la faute, mais la sanction est communiquée publiquement, portant ainsi préjudice à l’image de l’entreprise.

Pour diminuer tout risque de retard et donc de sanction, l’une des solutions les plus efficaces est de digitaliser votre processus de paiement. Signatures électroniques, bons de commande, devis et factures dématérialisées, vous gagnerez du temps aussi bien dans leur traitement que dans leur transmission.