Alors que l’approche de la saison estivale est synonyme de départs en vacances, la gestion des congés est souvent un véritable casse-tête pour les départements des ressources humaines. Avec la généralisation du télétravail, un absentéisme en hausse, et par conséquent un effectif réduit, force est de constater que leurs tâches se sont complexifiées au cours de ces deux dernières années. Focus sur les principales difficultés rencontrées et les leviers existants pour simplifier la donne.
Un véritable enjeu RH
Si la majorité des salariés profitent des mois de juillet et août pour poser deux à trois semaines de congés payés, il est bon de rappeler qu’il revient à l’employeur de maîtriser l’organisation des congés payés au sein de son entreprise. Et pour cause, un départ massif et mal géré ne sera pas sans poser des problèmes d’organisation au sein de l’entreprise. Ainsi, depuis la loi Travail, sauf accord d’entreprise, d’établissement, convention ou accord de branche, la loi permet à l’employeur de définir la période de prise des congés et l’ordre des départs. Une lourde mission qui revient au département RH déjà souvent écrasé par le poids des tâches administratives. 65 % des RH déclarent ainsi manquer de temps et de ressources dans l’édition 2022 du Baromètre dédié au quotidien des RH réalisé par les éditions Tissot, soit une hausse de 4 % par rapport à celui de l’an dernier. Et cela ne va pas en s’arrangeant puisque 84 % des RH déclarent être davantage sollicités par les salariés, soit 9 points de plus qu’en 2021. Pour pallier ce manque de temps et décharger les RH de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, donner plus d’autonomie aux collaborateurs grâce au digital paraît donc plus que jamais une nécessité.
Vers une digitalisation de la gestion des congés
Afin d’éviter les erreurs, gagner du temps, simplifier l’interaction avec les collaborateurs, s’épargner le fameux tableau Excel ou encore réaliser des économies de papier, de plus en plus d’entreprises optent ainsi pour un SIRH 100 % Cloud et facile d’utilisation. Et en matière de bénéfices apportés par la dématérialisation, la gestion des congés n’échappe pas à la règle :
Vers une autonomie des collaborateurs
Grâce aux solutions en Cloud, une simple application mobile peut ainsi permettre aux salariés de visualiser leur planning, consulter leur solde de congés qui est mis à jour automatiquement, et poser directement une demande sans avoir besoin de s’adresser au service RH. L’objectif ? Impliquer les collaborateurs en leur donnant plus d’autonomie dans la gestion de leurs congés.
Au service d’une meilleure gestion en mobilité
Toujours grâce à ce type d’applications, le process de demande de congés peut être réalisé de n’importe où, depuis le bureau ou à distance, ce qui représente un atout non négligeable à l’heure de la généralisation du télétravail et de la mobilité.
Un gain de temps pour les RH
Du côté des RH, cette automatisation leur permet de se décharger de tâches à faible valeur ajoutée. Ils n’ont plus à intervenir manuellement dans la gestion des congés. Mieux, ce process leur permet de s’épargner les visites intempestives et souvent chronophages de collaborateurs en quête du solde de leurs congés payés et ainsi de s’assurer de gagner de précieuses heures de production pour d’autres problématiques à gérer.
Une sécurisation des données
Grâce à la dématérialisation, exit les feuilles volantes et les pertes de demandes de congés de vos collaborateurs ! Le process réduit également tout risque d’erreur dans les plannings et les bulletins de salaires, puisque les solutions dédiées sont connectées en temps réel au logiciel de paie. La préparation des bulletins de salaire est ainsi simplifiée et automatisée. De même, le planning de présence est partagé avec le manager qui est invité à valider la demande de son collaborateur. Le service RH est alors automatiquement informé, et les échanges horodatés et archivés.
Un planning en temps réel
La gestion digitale des congés permet aux managers et aux services RH d’avoir une visibilité claire et instantanée des plannings et des demandes de congés en cours. Cette fonctionnalité permet ainsi d’assurer une meilleure gestion du personnel en évitant de chevaucher les absences et donc de se retrouver en pénurie d’effectifs au moment des vacances scolaires par exemple. La planification des congés est ainsi simplifiée et optimisée par votre logiciel de ressources humaines.
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