L’importance de l’utilisation d’indicateurs de performance clés (KPI) dans le bâtiment

J’ai récemment rendu visite à un client pour lui parler de l’importance de pouvoir anticiper. Depuis son écran d’ordinateur, il m’a montré les indicateurs de performance clés (KPI) qu’il surveille au quotidien. Le client a fait remarquer que l’entreprise pouvait utiliser les KPI quotidiens pour prédire, à peu de choses près, les bénéfices mensuels et tout effet significatif sur le bilan.

Ceci, est un exemple criant de la façon dont une entreprise peut utiliser les données de son système pour prédire avec précision les résultats financiers et prendre des décisions de gestion qui évitent les évolutions négatives.

Les entreprises du bâtiment continuent de mettre en œuvre des nouvelles technologies de pointe qui saisissent des données financières et non financières liées à leurs activités et à leurs stratégies.

Compte tenu du nombre de procédures inhérentes aux entreprises du bâtiment – ventes, marketing, estimation, appels d’offres sur des projets, exécution de contrats, utilisation de la main d’œuvre, des matériaux, de l’équipement et des sous-traitants pour construire le projet, facturation et collecte pour les travaux exécutés et clôture des chantiers – ces entreprises doivent identifier les KPI pour chaque procédure. De plus, les entreprises du bâtiment doivent établir des objectifs et des points de repère et comprendre l’interconnectivité de certains KPI : par ex. un écart de main d’œuvre négatif entraîne une diminution de la marge brute sur le chantier. Les entreprises devraient se contraindre à utiliser les KPI pour prendre des décisions opérationnelles et de gestion. Les entreprises du bâtiment peuvent utiliser un logiciel de gestion BTP pour suivre et mesurer ces indicateurs clés de performance ainsi que pour évaluer les performances de l’entreprise.

Exemples d’indicateurs de performance :

• Heures de travail quotidiennes
• Devis ou bons de commande acceptés
• Facturation continue sur les contrats
• Encaissements quotidiens
• Traitement des factures fournisseurs
• Nombre de nouveaux chantiers obtenus
• Valeur moyenne des nouveaux chantiers signés dans un délai de 30 jours glissants
• Heures de travail prévues pour les 30 prochains jours

De nombreux autres KPI ont été mis en place. Il s’agit à présent de trouver ceux (moins de 10) qui stimulent vraiment la performance de votre entreprise du bâtiment. Les KPI peuvent être divisés en deux grandes catégories : financière et non financière. De par la nature de leurs activités, les entreprises du bâtiment doivent avoir des KPI dans chacune des deux catégories.

KPI financiers

Voici quelques exemples de KPI financiers d’une entreprise du bâtiment :

• Liquidités : ratio de liquidité générale, de liquidité restreinte et de liquidité immédiate, jours de liquidités, fond de roulement
• Rentabilité : rendement des actifs, rendement des capitaux propres, multiplié par les intérêts gagnés
• Effet de levier : dette, sous-facturation, carnet de commandes et ratio des revenus aux capitaux propres, rotation de l’actif, ratio des immobilisations, ratio des capitaux propres aux frais de vente, dépenses générales et administratives
• Efficacité : arriéré du fonds de roulement, mois d’arriéré, jours dans les comptes débiteurs, stocks, comptes créditeurs, cycle d’exploitation

Bon nombre de ces KPI financiers existent peut-être déjà dans le système de comptabilité financière de l’entreprise dans divers rapports de base. Je suis un grand partisan de l’utilisation des systèmes existants pour capturer et analyser les données autour des KPI.
Les feuilles de calcul qui contiennent des calculs ou des analyses de données complexes peuvent entraîner des erreurs difficiles à détecter. Cela peut conduire à de mauvaises décisions fondées sur de mauvaises données et mettre en doute l’utilisation future des KPI.

KPI non-financiers

Les KPI non financiers peuvent permettre de comprendre ce qui engendre les résultats financiers. Le simple fait de mesurer le chiffre d’affaire total du contrat, la marge brute ou le revenu net ne suffira pas à comprendre ce qui a conduit à un tel résultat.

Codes de coûts approchant ou dépassant le budget (réel et engagé)

• Heures de travail ou coût dépassant le budget
• Productivité inférieure à l’estimation
• Demandes de modification en retard
• Défauts constatés
• Incidents liés à la sécurité

Il se peut que, malgré l’utilisation de KPI robustes, la performance d’une entreprise du bâtiment sur un projet unique ou au niveau de l’entreprise ne s’améliore pas.
Cela est souvent dû à une surcharge de données. L’identification et le calcul du KPI ne sont qu’un début.

L’utilisation efficace des KPI nécessite l’implication de tous les niveaux de l’entreprise :

• la direction doit donner le ton,
• les cadres intermédiaires doivent exécuter la stratégie
• et les collaborateurs doivent comprendre leur contribution à l’atteinte des objectifs des KPI.

Prenons l’exemple d’un vice-président senior de l’ingénierie.
Si celui-ci fixe un objectif de KPI de 4 000 heures de main-d’œuvre directe de construction par semaine pour les six prochaines semaines, les gestionnaires de projet et les planificateurs doivent étudier les travaux prévus et les ventiler au niveau du projet en question. Le directeur des travaux doit ensuite surveiller et mesurer les heures de travail dont il ou elle a la responsabilité.

Tout écart dans les KPI doit être évalué et des mesures correctives doivent être prises (par ex. : augmentation des effectifs, planification de travail ou de chantiers supplémentaires, etc.). Même avec les meilleures intentions, les KPI peuvent avoir des conséquences négatives : manque d’action, analyse par paralysie, incompréhension dans la lecture des données, invention d’excuses/rationalisation.

De temps en temps, on me demande si une entreprise du bâtiment peut vraiment bénéficier des KPI en matière de croissance et de rentabilité. Je réponds généralement en citant l’exemple de trois objectifs mesurés à l’aide de KPI qui peuvent stimuler la croissance et la rentabilité :

Exemples d’objectifs des KPI

Premier objectif

• Augmenter le fonds de roulement au cours du prochain trimestre de 500 000 €
• KPI : ratio de liquidité générale, ratio de liquidité immédiate, marge contractuelle, chiffre d’affaires par jour
• Garant de l’objectif : PDG

Deuxième objectif

• Augmenter la marge moyenne sur les produits tirés des contrats de 2 % au prochain trimestre
• KPI : marge moyenne par client, par contrat et sur les nouvelles offres
• Garant de l’objectif : vice-président des ventes/opérations (ou poste similaire)

Troisième objectif

• Réduire de 10 % le nombre moyen d’heures travaillées lors des reprises ou retouches, au cours du prochain trimestre.​
• KPI : heures de travail de reprise par euro de revenu contractuel, euros de reprise en pourcentage du total des coûts contractuels
• Garant de l’objectif : vice-président de l’ingénierie et chef de projet

Maintenant que vous êtes convaincu des avantages des KPI, par où commencer ?

Voici quelques-unes des principales étapes et questions :

• Où les données sont-elles stockées ?
  • Utilisez les systèmes existants dans la mesure du possible.
  • Les données doivent être standardisées.
  • Ne vous faites pas avoir ; méfiez-vous des feuilles de calcul !

• Partagez les informations.
  • Définissez des routines pour la collecte des données et l’établissement des rapports.
  • Évitez d’avoir trop d’indicateurs.
  • Comparaisons internes entre les divisions et les services.

Il a été prouvé que les KPI d’une entreprise du bâtiment contribuent à l’amélioration des opérations et des finances. Si vous utilisez actuellement des KPI, continuez à remettre en question au niveau interne les mesures que vous utilisez et cherchez des moyens d’améliorer votre processus. Si vous n’utilisez pas de KPI, il n’est jamais trop tard pour vous y mettre. Votre plateforme technologique peut changer au fil des ans, mais votre entreprise aura toujours besoin de données et de moyens pour les analyser.

Note de la rédaction : Cet article est publié à titre d’information générale seulement et ne doit pas être considéré comme un avis juridique. Ces informations ont été rédigées par des professionnels qualifiés et expérimentés de BKD, mais leur application à votre situation particulière requiert une étude approfondie de vos besoins spécifiques. Avant d’agir par rapport aux propos cités dans cette mise à jour, veuillez consulter votre conseiller BKD ou votre conseiller juridique.