Gagner en efficacité par une meilleure gestion du temps

Au secours, vous ne réussissez pas à boucler votre pile de dossiers ! Nous vous livrons quelques pistes à mettre en place pour bien optimiser votre gestion du temps.

Prenez le contrôle de vos journées !

On le sait, les journées des entrepreneurs sont chargées, et leur profil multi-casquettes y contribue largement. L’une des règles d’une organisation efficace réside dans l’appréhension de chaque journée de travail. Pour ce faire, mettez en place un planning par semaine que vous suivrez au plus près, jour par jour afin d’optimiser votre gestion du temps.

Travaillez un planning efficace et pertinent

Evaluez auparavant le temps nécessaire pour chaque tâche afin de la planifier correctement dans le temps. Selon la nature de l’activité, positionnez-la au moment de la journée le plus propice. Regroupez les tâches identiques ou répétitives au même moment, pour vous dégager des plages de temps plus confortables nécessitant de la concentration.

Fixez-vous des objectifs précis et atteignables pour chaque tâche : que projetez-vous de faire exactement, et en combien de temps ? Ne planifiez pas la réalisation d’une tâche en deux heures si trois heures sont absolument nécessaires.

Enfin, pensez à conserver des créneaux pour les imprévus afin d’éviter de reporter trop de tâches au lendemain !

Gérez les priorités

Pour une organisation efficiente, classez vos tâches par priorités.
La fameuse grille d’Eisenhower peut vous aider à les classer en 4 catégories principales :

• Urgent / Important
• Urgent / Non important
• Non urgent / Important
• Non urgent / Non important

Les tâches urgentes et importantes sont bien sûr prioritaires sur tout le reste. Tandis que les tâches ni urgentes ni importantes sont susceptibles d’être inutiles, donc à éliminer !

Pour gagner en efficacité, n’effectuez qu’une seule tâche à la fois et optimisez votre concentration en fermant votre boîte mail, que vous ne rouvrirez qu’une fois votre tâche terminée.

Soyez méthodique

Vous l’aurez compris, être organisé demande de la méthode et un investissement permanent… pour la bonne cause ! Rangez votre bureau pour retrouver facilement vos dossiers, utilisez un cahier pour prendre toutes vos notes plutôt que des post-it ou des feuilles volantes, soyez attentif à vos interlocuteurs pour ne pas perdre de temps à redemander une information trop rapidement oubliée.

Transférez la charge de travail vers la technologie

La plupart d’entre nous savent assimiler la technologie dans certains aspects de notre vie professionnelle, mais les récents progrès technologiques, notamment le cloud computing et la technologie mobile, ont permis un gain de productivité colossal. Grâce à des fonctions telles que l’automatisation intelligente intégrée au logiciel de comptabilité, vous gagnez un temps précieux qui vous permet de vous concentrer sur des tâches génératrices de revenus. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. Par exemple, un logiciel de paie peut vous guider pour faire face à des exigences législatives onéreuses et traiter les données.

Pour conclure, sachez que pour gagner du temps, il faut savoir en perdre en amont. Faites un point sur les tâches chronophages et les outils que vous pourriez mettre en place pour optimiser votre gestion du temps.
Enfin, offrez-vous quelques jours de repos pour méditer sur le sujet !