Parole de dirigeants : comment Réside Études automatise le traitement de ses processus

Réside Études est le spécialiste français de la résidence urbaine avec services.
Côté investisseurs, le groupe assure la promotion des résidences et commercialise les appartements.
Ses clients sont des investisseurs institutionnels,qui achètent en bloc, et des investisseurs individuels,qui achètent des produits de défiscalisation.
Côté résidents, l’offre de service de Réside Études est segmentée entre des résidences à destination des étudiants, des résidences pour les seniors et des résidences de tourisme.

Points clés du projet :

• Unification du système d’information de gestion
• Interopérabilité de Sage X3 avec l’application métier de Réside Études
• Constitution d’une suite financière avec Sage XRT

L’intégration de Sage X3 permet une réorganisation en profondeur de la façon de fonctionner de Réside Études. Les comptables deviennent progressivement des analystes de processus d’affaires.

« Sage X3 et Sage XRT Solutions constituent une suite financière complète et performante. »
Helder Fernandes, Directeur Organisation et Systèmes d’Information, Réside Études

Jouer la carte de l’innovation

Créé en 1989, Réside Études s’est imposé sur le marché grâce à la qualité de ses réalisations et à la rigueur de son suivi auprès des investisseurs. L’innovation, tout au moins la perception des tendances émergentes, fait aussi partie des atouts de l’entreprise.
« Le groupe Réside Études gère 215 résidences, ce qui fait de nous un acteur de poids, et emploie 2 500 salariés. Nos résidences intègrent de plus en plus de nouvelles façons de vivre et de travailler. Dans les résidences étudiantes et seniors, les espaces communs se développent. Dans les résidences de tourisme, des espaces de coworking sont implantés. »

Harmoniser les processus

En 2013, la croissance de Réside Études impose une transformation du fonctionnement de l’entreprise. L’exploitation des résidences, jusqu’alors gérée de façon décentralisée, doit tendre vers l’harmonisation de certains processus. En premier lieu, la comptabilité.

« Nous devions répondre à deux enjeux : la massification des traitements et la disparition progressive des ‘’silos’’. »

Pour succéder à une organisation où chaque activité dispose de son propre outil de gestion, Réside Études lance une consultation de manière à bénéficier d’un progiciel de gestion intégré à l’échelle de toute l’entreprise.
Trois éditeurs sont consultés. Sage est retenu pour sa capacité à accompagner la transformation de manière flexible et à l’écoute des besoins respectifs des périmètres.

« L’intégration de Sage X3 a permis une réorganisation en profondeur de notre façon de fonctionner. Nous avons gagné en productivité et même en compétence. »

Unifier le système d’information

Sage X3 est déployé en 2014. Les services centraux sont les premiers à basculer, sur les périmètres de la comptabilité, de la trésorerie et de la gestion des immobilisations. L’exploitation sur les sites est aujourd’hui en cours de déploiement.
« L’unification du système d’information de gestion et la centralisation qu’elle induit sont des changements majeurs pour les équipes sur les sites. Nous veillons à prendre le temps de bien leur expliquer le sens de cette évolution et à leur expliciter leur nouveau rôle dans le processus. »
Les factures des clients des résidences étudiantes et seniors sont mensuelles. Les factures des résidences de tourisme sont établies en fonction du temps de séjour, forcément variable.

« L’interopérabilité de Sage X3 lui permet de dialoguer avec l’application de facturation métier propre à chaque activité. »

Les factures d’achat ont vocation à être 100 % dématérialisées. Les décaissements passent peu à peu en mode centralisé, pilotés par un workflow de validation performant.
« Les points se gagnent à ce niveau. Nous travaillons avec chaque site pour fluidifier le processus et pouvoir totalement maîtriser notre gestion. »

Gagner en efficacité collective

Orchestrée par Absys Cyborg, partenaire conseil Sage, la mise en production de Sage X3 répond aux attentes de Réside Études.

« Nous avons gagné en productivité. Ce qui nous a permis de continuer à nous développer sans faire grandir nos services support. L’industrialisation, la massification sont également des acquis à porter au crédit de la nouvelle solution. « Nous nous sommes structurés pour mettre en place des gouvernances rigoureuses de nos données. »

Cette valorisation des données n’est pas sans conséquence pour les équipes comptables et financières. « Nos comptables deviennent progressivement des analystes de processus d’affaires. Ils garantissent l’efficacité du processus achats, de la commande au règlement.
La direction financière a quant à elle les moyens d’évaluer plus finement et plus rapidement les politiques du groupe. L’automatisation libère du temps pour mieux exploiter l’intelligence des hommes. »

Accélérer la prise de décision

Pour continuer à affiner la gestion de l’entreprise, Réside Études réfléchit à la mise en place prochaine d’un outil de business intelligence. « L’idée est d’accélérer et de documenter la prise de décision en retraitant les données issues de notre système d’information de gestion. »

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