Le tableau de bord, un outil indispensable pour la gestion des ressources humaines

Êtes-vous certain que la charge de travail soit efficacement répartie au sein de vos différents services ? Comment piloter au mieux les ressources humaines dans un environnement contraint et complexe ? À l’heure où les collaborateurs retournent au bureau et afin de bien débuter la rentrée, nous vous rappelons les enjeux du tableau de bord RH.

Pourquoi utiliser un tableau de bord RH ?

Le premier enjeu est un enjeu data. Comme disent les Anglo-Saxons, ce qui n’est pas mesuré n’existe pas. Savoir où sont réparties les ressources humaines – quels départements, quelles fonctions, quelles régions, quelles lignes d’activité – constitue le premier socle de pilotage RH, permettant d’anticiper les changements et de visualiser rapidement les impacts. En un mot, pour prendre les bonnes décisions (de recrutement, notamment).
Il existe également un enjeu financier. Loin de se limiter à l’information sur les effectifs, le tableau de bord doit lui donner du relief à en la corrélant à d’autres indicateurs : rémunération, coût complet, productivité, ancienneté, évaluation des compétences, occupation des espaces de travail, etc. Cette vision du coût et de la rentabilité permet d’effectuer des arbitrages intelligents.
Pour le DRH, l’enjeu est également stratégique. Dans une époque où les pratiques de travail ne cessent de se réinventer, impossible pour lui de participer de manière crédible aux réflexions majeures du comex s’il ne peut pas communiquer une information fiable, et en temps réel !

Quel outil de pilotage choisir ?

De nombreuses solutions et applications spécialisées existent sur le marché, et ce sera donc à vous de définir un cahier des charges en ligne avec vos objectifs et contraintes. Voici quelques critères à prendre en compte afin de maximiser l’usage de l’outil :

• Interfaçable : à la fois source et destination de données, le tableau de bord doit communiquer facilement avec vos principaux outils – solutions de comptabilité, de paie, de formation, etc. Cela vaut également pour l’outil de suivi RH que vous utilisez déjà actuellement : le transfert des données vers le futur outil doit être le moins chronophage et le plus sûr (risque de perte ou de dégradation des données) possible !
• Nomade : la révolution des modes de travail et les attentes des jeunes générations exigent que l’outil puisse être sinon alimenté, a minima consulté, de n’importe quel endroit pourvu d’une connexion Internet. Ce critère a un impact direct sur l’adoption de la solution et sur la productivité de vos équipes. Il impose donc une solution de type Cloud, par opposition aux logiciels qui s’installent sur le poste de travail.
• Souple et personnalisable : tout en étant pré-paramétré afin d’accélérer l’installation, l’outil doit s’adapter aux besoins spécifiques à votre secteur d’activité et à vos priorités. Par exemple, certaines entreprises emploient une proportion importante de travailleurs indépendants et il peut être intéressant de les suivre dans le même outil que les collaborateurs salariés. Autre cas de figure, le recours à des saisonniers, qui doit pouvoir être modélisé facilement dans l’analyse.
• Visuel : l’outil doit intégrer de belles possibilités en termes de « datavisualisation », car le tableau de bord n’est pas qu’un outil de suivi dans le cadre de votre direction, c’est aussi un outil de communication auprès du reste de l’entreprise. Dès lors, une image valant mille mots, la capacité à synthétiser de manière visuelle des données complexes est un vrai plus.

Comment mettre en place le tableau de bord au sein de l’organisation ?

En amont du choix d’un outil, il est important d’impliquer les équipes dans la réflexion. Cette démarche participative est le meilleur moyen de faire du tableau de bord un outil de cohésion, entre métiers et RH et même entre les différents métiers.
Plus prosaïquement, impliquer les différents départements permet de recenser les besoins et les usages pour chacune des parties prenantes, travail qui sera très utile plus tard dans la phase de paramétrage. Quels indicateurs pour les commerciaux ? Quels droits d’accès pour la comptabilité ? Pour les temps de travail, faut-il retenir les chiffres des Ressources humaines ou des métiers ? Autant de questions qui réunissent les collaborateurs autour de sujets communs et, en même temps, défrichent le terrain pour un déploiement rapide et des usages homogènes. Il en va de la qualité de l’information qui sera contenue dans le tableau de bord !
D’ailleurs, qu’en est-il de l’exploitation de cet outil une fois qu’il est mis en place ? Les solutions proposées sur le marché intègrent des contrôles robustes, qui permettent de repérer en temps réel toute anomalie dans les informations communiquées. Pour autant, il est essentiel d’effectuer régulièrement une évaluation plus structurée de l’outil et de la satisfaction utilisateur. Cela permet de faire évoluer le tableau de bord, le cas échéant, vers de nouvelles fonctionnalités nécessaires.

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