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Jusqu’où l’automatisation comptable peut-elle aller ?

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Confier à des machines les tâches du service comptable ? Si cela existe depuis longtemps, force est de constater que les innovations technologiques se sont accélérées cette dernière décennie. Où en est aujourd’hui l’automatisation ? De quelles solutions et de quelles technologies est-il possible doter votre service comptabilité ? Quelles perspectives sont les plus prometteuses ? Voyage dans un futur proche.

Pourquoi automatiser sa gestion comptable ?

La saisie manuelle en comptabilité est une tâche fastidieuse, source de perte de temps et d’argent, voire d’erreur. La comptabilité papier entraîne elle aussi son lot de désagréments, les documents pouvant passer par plusieurs services, les jours et les semaines peuvent s’écouler rapidement selon les difficultés rencontrées. Des factures peuvent être perdues ou mal classées, d’autres faire l’objet de divergences… Idem pour les notes de frais dont la compilation peut parfois relever du casse-tête. Heureusement, la digitalisation et le cloud sont venus fluidifier et faciliter le circuit comptable. Désormais, il est facile de numériser ses documents (factures clients et fournisseurs, notes de frais…) et d’utiliser des solutions informatiques qui prennent en charge une grosse partie du processus comptable. L’accès est sécurisé et, grâce au cloud, il peut se faire de n’importe quel ordinateur à n’importe quelle heure.

Comptabilité : de nouveaux outils numériques intelligents

L’automatisation a libéré les collaborateurs des tâches répétitives, chronophages et propices aux erreurs. Mais depuis quelques années, cette automatisation va plus loin. On assiste à la montée en puissance de l’intelligence artificielle qui modifie encore les process et trouve des applications très concrètes en comptabilité. C’est le cas :

  • des chatbots : ces programmes informatiques qui simulent une conversation et répondent aux questions ;
  • de la reconnaissance vocale ou visuelle ;
  • de la blockchain, qui correspond à une base de données validées par les parties prenantes et infalsifiables ;
  • des technologies de RPA (Robotic Process Automation) : il s’agit de robots capables de manipuler des données, déclencher des réponses et communiquer avec d’autres systèmes numériques.

Quelles applications comptables pour ces technologies ?

Concrètement, les solutions de capture intelligente par exemple extraient automatiquement les données des documents numérisés (facture ou note de frais) en reconnaissant les éléments pertinents du document. Elles autorisent une validation automatique basée sur la comparaison des données avec celles de l’entreprise et des règles de conformité. Il en découle enfin un archivage automatique. Quant aux chatbots, ils répondent en toute autonomie aux questions concernant les données financières via un simple e-mail, SMS, ou vocalement, comme si l’on s’adressait à son assistant. La blockchain, elle, propose de créer des supports comptables digitalisés de qualité avec différents niveaux de confidentialité pour réguler quel utilisateur a accès à quel type d’information…

Quel avenir comptable pour ces nouvelles technologies ?

Les perspectives de ces technologies sont de plus en plus prometteuses, d’autant qu’elles s’appuient sur un système d’algorithmes automatiques et d’apprentissage intelligent (machine learning). Elles se basent sur leurs historiques d’actions et leurs résultats pour « apprendre » et optimiser leurs opérations suivantes et sont d’ores et déjà accessibles. Capables d’analyse prédictive, elles vous accompagnent au quotidien pour mieux piloter l’entreprise, identifier de potentielles difficultés ou des besoins en trésorerie. Elles sont également utilisées pour détecter des fraudes dans les comptes. Ce qui semblait n’être que de la science-fiction hier devient petit à petit la réalité et envahit le quotidien de l’entreprise. Dans ce contexte, la question n’est plus de savoir si vous allez ou non vous équiper de ces outils mais plutôt quand !

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