Como expandir a sua empresa de contabilidade com serviços de consultadoria ao fluxo de caixa

Está interessado em saber como pode ajudar os seus clientes a prosperar?

Não procure mais.

Os serviços de consultoria ao fluxo de caixa constituem uma oportunidade incrível de acrescentar valor para os seus clientes, ajudando-os a tomar decisões empresariais importantes e a eliminar o stress de não saber se terão dinheiro suficiente.

Para si, como consultor, é uma oportunidade de introduzir uma nova fonte de receitas bem remunerada, com um elevado valor. 

Eis os temas que iremos abordar neste artigo:

Porquê serviços de fluxo de caixa?

Como facultar serviços de consultoria ao fluxo de caixa

• Passo 1: Identificar os clientes ideais
• Passo 2: Conceber os serviços  de consultoria ao fluxo de caixa
• Passo 3: Lançar (criar plano de lançamento, iniciar diálogo sobre o fluxo de caixa, facultar previsões)

Últimas reflexões

Porquê serviços de fluxo de caixa? 

Quando fundei aTwenty Eighty Financial, em 2014, percebi que, embora os meus maiores clientes pudessem ter controladores internos, os mais pequenos tinham de gerir as suas empresas sem este recurso.

A grande maioria dos proprietários de pequenas empresas não é especialista em finanças, e é por isso que somos contratados.

Os empresários precisam de usar o seu tempo a assegurar o lado operacional da empresa, pelo que a parte financeira acaba por ser uma fonte de stress e incerteza. 

Descobrimos também que muitos clientes faziam perguntas sobre a sua posição financeira a curto prazo.

E o que realmente precisavam de saber, com algum grau de certeza, era quanto dinheiro tinham para realizar as suas operações diárias. 

É por isso que desenvolvemos serviços de Controladores Subcontratados/de Consultoria ao Fluxo de Caixa que ajudam as pequenas empresas a tomar melhores decisões empresariais. 

Como facultar serviços de consultoria ao fluxo de caixa

Está preparado para começar a oferecer os serviços de consultoria ao fluxo de caixa?

Pode começar em três passos, usando um mapa que criámos na Twenty Eighty Financial.

Passo 1: Identificar os clientes ideais

Para ter sucesso, é importante identificar em primeiro lugar os clientes que mais poderão beneficiar dos serviços de fluxo de caixa. 

Mesmo que não tenha uma grande base de clientes, pode ser intimidante identificar que clientes necessitam de aconselhamento sobre o fluxo de caixa. O melhor é começar pelos setores. 

Por natureza, alguns setores são mais sensíveis aos fluxos de caixa. No entanto, lembre-se que a indústria não é o mesmo que empresas.

Há empresas estáveis em setores sensíveis a nível do fluxo de caixa e vice-versa. No entanto, é bom começar pelos setores de modo a encurtar a sua lista, poupando-lhe tempo precioso.

Ao olharmos para os setores, estamos a tentar identificar as empresas semelhantes com vulnerabilidades em termos de fluxos de caixa. 

Quais são estas afinidades?

Abordagem baseada em projetos

As empresas que trabalham por projeto têm de fazer pagamentos avultados, mas têm também despesas regulares, como salários.

Esta disparidade torna as empresas que trabalham por projetos, como empresas criativas, comerciantes e arquitetos, excelentes candidatos para beneficiarem de aconselhamento sobre fluxo de caixa.

Prazos de entrega significativos sobre o custo dos artigos vendidos

As empresas envolvidas em comércio eletrónico, produção e mobiliário tendem a ser sensíveis a problemas de fluxo de caixa.

Estas empresas correm riscos de fluxo de caixa por adquirirem grandes quantidades de mercadorias e as venderem numa data posterior.

Sazonalidade

Quando falamos de sazonalidade, estamos a considerar os setores da hospitalidade, turismo e organização de eventos, só para referir alguns. Estas empresas deparam-se com dois problemas:

• Ter dinheiro suficiente para sobreviver em períodos mais difíceis
• Ter dinheiro suficiente para voltar a fechar negócios

Elevadas taxas de crescimento

Geralmente, estas empresas têm receitas extremamente baixas, mas custos e expectativas de crescimento extremamente elevados. O exemplo clássico são as empresas tecnológicas. 

As afinidades na indústria são um excelente ponto de partida para reduzir a sua lista de clientes. 

E quanto a clientes específicos?

Como pode estabelecer com que clientes abordar os serviços de fluxo de caixa? 

O balanço das empresas é uma excelente forma de o fazer. O balanço faculta uma perspetiva privilegiada sobre o que se passou no passado e onde poderão estar os pontos fracos.  

Alguns sinais preocupantes observados em balanços são:

• Depender de dívidas de curto prazo: atingir continuamente o limite máximo de créditos rotativos é basicamente um empréstimo a prazo disfarçado. Embora haja formas saudáveis de utilizar a dívida, como a compra de novo equipamento, esta não se deve perpetuar. 
• Baixo capital de trabalho: não existe um rácio ideal, mas um marco saudável é 2:1 (ativos: passivos). Esteja atento aos capitais de trabalho baixos, uma vez que são indicativos de que um cliente está a enfrentar problemas de fluxo de caixa.
• Baixas reservas de dinheiro: os clientes com baixas reservas correm maior risco de enfrentar problemas de fluxo de caixa se os seus créditos foram avultados ou sazonais, tal como discutimos anteriormente. 
• Dívida elevada a longo prazo: se um cliente estiver continuamente a acrescentar dívida relativamente às suas operações, é também um sinal de que estão com problemas de fluxo de caixa. 

Todos estes sinais demonstram que um cliente está a correr mais riscos contraindo mais dívida. Todas as vezes que isto acontece, os clientes podem ter problemas de fluxo de caixa. 

Passo 2: Conceber os serviços  de consultoria ao fluxo de caixa

Domine o seu sistema de contabilidade 

Uma peça-chave para o sucesso dos serviços de fluxo de caixa é aquilo a que chamamos “dominar o seu sistema de contabilidade”.

Não, não se trata de um termo corporativo para denominar um ato de “microgestão”. 

A frase implica que tenha um entendimento pleno sobre o sistema de contabilidade do seu cliente e dos passos necessários para o utilizar de forma eficiente.

Isto é particularmente importante para clientes que façam a contabilidade internamente. Não tenha receio de fazer sugestões – afinal, a sua experiência foi parte da razão pela qual foi contratado.

Comece um diálogo e faça perguntas. Seja um novo cliente ou um cliente antigo, eis alguns exemplos de perguntas que podem ajudá-lo a iniciar um diálogo sobre planeamento do fluxo de caixa: 

• Faculta crédito aos seus clientes nas suas compras?
• Pretende contratar novos colaboradores no próximo ano?
• Tem planos de expansão para os próximos 12 meses?
• Tem planos para a aquisição de equipamentos de grande dimensão ou inventário nos próximos 6 a 12 meses?
• Vai procurar financiamento nos próximos 6 a 12 meses?

Perguntas abertas como estas tocam em possíveis problemas de fluxo de caixa e ajudam-no a ganhar insights sobre os negócios dos seus clientes e criar uma boa relação com eles.   

Ao fazer perguntas simples, está a mostrar aos seus clientes que se preocupa com as suas empresas, e que está a reunir informações que os podem ajudar a alcançar os seus objetivos. 

Exemplo: “Quais são os seus objetivos empresariais para o próximo ano?”

Resposta: “Queremos duplicar o tamanho da empresa.”

Problema: Vai necessitar de muito capital ou reinvestimento de lucros regulares.

Tradução: Vai necessitar de uma boa previsão do fluxo de caixa e/ou gestão de dinheiro.

Criar e fixar o preço da sua oferta de serviços 

Até agora, abordámos como pode identificar os clientes que necessitam de serviços de fluxo de caixa e iniciar um diálogo com eles.

Mas e no que diz respeito a criar e fixar o preço da sua oferta de serviços? 

A boa notícia é que já deve saber como o fazer.

É raro as competências técnicas impedirem os contabilistas de facultar serviços adicionais.

Se está a ler este artigo, é provável que saiba fazer orçamentos e previsões. Grande parte dos problemas surge na abordagem e na mentalidade. 

O verdadeiro problema é que os profissionais de contabilidade continuam a ser formados para olhar para dados antigos e facultar dados quantificáveis aos clientes.

Para se transformar num gestor focado no futuro, deverá entender as reais necessidades dos seus clientes. Algo muito mais inatingível.

No que diz respeito ao que é realmente importante, verificamos frequentemente dois problemas de mentalidade entre estes profissionais.

O primeiro é o facto dos profissionais se focarem demasiado em resultados estáticos.

P: O que é um resultado estático?

R: É uma oferta de processos ou serviços que são realizados para satisfazer o pedido de um cliente.

Eis um exemplo elucidativo:

Com base no pedido de um cliente, é criada uma previsão de fluxo de caixa referente aos últimos 12 meses de dados de contabilidade, que será facultada ao cliente numa folha de cálculo para lhes dar feedback.

Este processo é simples de realizar e satisfaz a necessidade do cliente de um modo geral – “trabalho feito”. 

A isto chamamos“armadilha de resultado estático”.

A verdadeira questão que temos de colocar é:

O que pretendia o cliente com a previsão do fluxo de caixa?

O trabalho está “feito” mas, se o problema central não for resolvido, os nossos serviços não têm qualquer valor.

Portanto, mesmo que tenhamos prestado o serviço, o trabalho continua por fazer do ponto de vista dos clientes – razão pela qual se trata de uma “armadilha”. 

Então o que podemos fazer para evitar esta armadilha?

Em primeiro lugar, pare para apreciar aquilo que os seus clientes enfrentam diariamente. O que se passa nos seus negócios e o que está a mudar?

O que seria informação importante para eles?

Em segundo lugar, é preciso gastar o seu tempo no que realmente importa. Pode passar muito tempo a modelar esta informação, ou passar mais tempo a cooperar com os seus clientes, a fim de entender as suas necessidades.

Este último é mais útil para os clientes e é extremamente importante para que os possa ajudar a melhor gerir os seus negócios.

De modo a progredir para uma função de controlador, terá de facultar o oposto de resultados estáticos. Terá de operar num processo dinâmico, colaborativo e iterativo. 

O segundo problema de mentalidade é o foco em resultados reativos.

Em primeira análise, “reativo” parece bom porque é algo dinâmico, correto?

No entanto, podemos colaborar e interagir de forma eficaz com os nossos clientes, facultando-lhes resultados dinâmicos e, ainda assim, reativos. Resultados que exigem demasiado contributo dos clientes.

Os serviços de pagamento de faturas são um excelente exemplo, em que pode tratar, juntamente com a sua equipa, das dívidas e créditos a terceiros até ao processamento dos pagamentos.

Este processo pode ser inteiramente colaborativo e interativo.

Contudo, se continua a fazer perguntas como “quando deseja pagar esta conta?”, está a facultar este processo dinâmico num estado reativo.

Posto de outra forma, não é possível “dominar e gerir” completamente a contabilidade dos seus clientes, porque continua a ser necessário o contributo dos mesmos no processo de tomada de decisões.

De forma a eliminar os resultados reativos, será necessário implementar sistemas e processos sólidos e um conhecimento profundo das atividades dos seus clientes.

No nosso exemplo de pagamento de contas, deverá demonstrar os seus conhecimentos aos clientes ao ponto de lhes fazer sugestões:

• Que fornecedores são prioritários?
• Quais são as condições do fornecedor?
• Quais os que necessitam de mais atenção?

Quanto mais informações detiver, mais decisões pode tomar e menos os seus clientes têm necessidade de assistência e contributo; e menos reativa e mais dinâmica será a sua oferta de serviços. 

Fixação de preços 

Compreender onde está o valor é crucial para fixar os preços dos seus serviços de consultoria. É também essencial reconhecer o trabalho envolvido.

Embora as ferramentas de automatização ajudem a poupar tempo no processo de previsão e contabilidade, assim que comece a facultar o valor de consultoria, o trabalho dele decorrente aumentará. 

E não é segredo que os contabilistas e profissionais de contabilidade frequentemente subestimam o seu valor. Queremos reconhecer as forças emocionais que, muitas vezes, são consideradas durante a fixação de preços.

Quando os profissionais estão habituados a fixar os preços por hora e são conhecedores da situação financeira dos seus clientes, tendem, frequentemente, a pensar que os clientes não pagarão valores mais elevados.

É vital reconhecer que os clientes estão dispostos a pagar para ficarem descansados, sabendo que os seus negócios irão sobreviver e prosperar quando começarem a fazer previsões do fluxo de caixa, e assim tomarem melhores decisões. 

Aquando da fixação dos seus preços, deve considerar a abrangência e o valor na perspetiva dos seus clientes e sem preconceitos.

Escolha um ponto de partida, fixe um valor mensal regular ou uma subscrição para as pequenas e médias empresas. Peça conselhos a alguém da sua equipa ou a um dos seus colegas.

Explique-lhes o valor da sua oferta de serviços.

Se o preço deixar os seus clientes desconfortáveis, é porque está no caminho certo em termos do preço dos seus serviços. Se aceitarem num segundo, é provável que tenha cobrado um valor demasiado baixo.O serviço de consultoria ao fluxo de caixa é um serviço de elevado valor e elevada procura, portanto esteja preparado para dedicar algum do seu tempo a fixar os preços dos seus serviços. Caso não o faça, arrisca a indiferenciação dos seus serviços e a ter excesso de trabalho. 

Passo 3: Lançar (criar plano de lançamento, iniciar diálogo sobre o fluxo de caixa, facultar previsões)

Eis o nosso processo de lançamento experimentado e testado:

Escolha o enquadramento certo para o serviço de fluxo de caixa. Depois de rever o seu processo de contabilidade interno, deve ponderar como pode oferecer os seus serviços de aconselhamento do fluxo de caixa juntamente com o processo de contabilidade.

Quer a contabilidade seja feita por si ou por outra pessoa, o enquadramento escolhido deve controlar a contabilidade e ser realizado com a frequência desejada.

Que serviços de consultoria oferece:

• Previsão (O que considerar: Preparação dos dados, Interação com os clientes, Consultoria).
• Gestão da tesouraria (O que considerar: Aprovação, Execução de dívidas e créditos a terceiros a prazo Execução de débitos a terceiros a prazo, Execução de outras atividades, Iteração).

Selecione o cliente para quem vai realizar a previsão. E decida o propósito da previsão. Que problema está a tentar resolver? O cliente está a tentar expandir-se? O cliente está a tentar manter a rentabilidade ou a tentar sobreviver?

Conhecer o propósito da previsão permite-lhe definir a direção da previsão e como vai facultar os serviços de consultoria.

Crie a sua previsão. Ao usar uma app como a Helm, uma folha de cálculo ou outra app de previsão a curto prazo, o objetivo é criar uma previsão que possa usar.

Deverá fazer uma previsão precisa, relevante e fácil de manter, para que possa operar e comunicar com o seu cliente. 

Fale com o seu cliente. Quanto mais forte for a relação com o seu cliente, mais fácil será manter a sua previsão e mantê-la atualizada. Antes de poder aconselhar o seu cliente, deverá fazer-lhe perguntas que não possam ser respondidas pela simples análise dos dados.

Por exemplo, o que é expectável para o próximo ano, quais são os objetivos do cliente, quais são as suas preocupações, e o que precisa de ser considerado?

As previsões olham para o futuro e ao falar com o seu cliente poderá obter as informações necessárias para usar a previsão que criou.

Repita o processo. A previsão não é o resultado final. O processo de consultoria é um processo contínuo de cooperação com o seu cliente para tomar melhores decisões financeiras.

A previsão é a ferramenta que usará para comunicar com o seu cliente sobre as suas necessidades.

Desafios 

Já vimos como pode estabelecer e implementar serviços de consultoria ao fluxo de caixa.

Mas nem tudo pode ser fácil, certo?

Se, como a maioria dos contabilistas, faculta previsões do fluxo de caixa, a sua ferramenta de eleição será provavelmente a folha de cálculo.

As folhas de cálculo entregam o trabalho, contudo o processo é moroso, manualmente intensivo e não é intuitivo para os clientes.

Lembre-se que o objetivo não é apenas fazer previsões, mas também escalar os serviços para seu benefício. 

Este foi um dos problemas que sentimos na Twenty Eighty Financial. Procurámos uma ferramenta que nos ajudasse a facultar previsões informativas e fáceis de compreender para os nossos clientes, ao mesmo tempo que nos permitisse escalar os nossos serviços.

Em última análise, esta foi a razão de ter fundado a Helm. Seja qual for a sua ferramenta de eleição, certifique-se de que esta contribui para atingir as suas metas. 

Últimas reflexões

Os serviços de consultoria ao fluxo de caixa constituem uma excelente oportunidade de oferecer excelente valor aos seus clientes.

Ainda que estes serviços possam ser benéficos para todos os clientes, alguns são mais indicados do que outros.

Antes de avançar, lembre-se de usar afinidades no setor e sinais no balanço para identificar estes clientes. Ao conceber a sua oferta de serviços, é fundamental dominar o processo de contabilidade e ajustar o seu mindset.

Os contabilistas certificados e profissionais de contabilidade têm as competências técnicas.

O dilema frequente é dispensar tempo para compreender a situação dos clientes e criar um plano sólido para os serviços de transição.

Por último, escolha as ferramentas que lhe permitem escalar e melhorar a relação com os seus clientes. 

Os serviços de consultoria ao fluxo de caixa podem ser bastante compensadores para si e para os seus clientes.

Esperamos tê-lo ajudado a conhecer os benefícios e como pode começar a fazer a transição dos seus serviços ainda hoje.