¿Cómo controlas tus cobros y pagos en tu empresa?

Uno de los aspectos fundamentales dentro de la administración empresarial es el control de nuestra tesorería y por ende de la gestión de cobros y pagos a realizar.

• En este artículo conocerás qué es la gestión de la tesorería y cómo puedes asegurarte la liquidez de tu empresa.
• Conoce como gestionar tus cobros y pagos, tanto si están documentados en una factura, como si no lo están.

En función de la gestión que realicemos de la tesorería de nuestra empresa, podemos tener una empresa solvente y eficiente, o una verdadera ruina avocada al cierre por insolvencia.

Una empresa puede vender mucho y tener un alto margen de beneficios, pero esto no significa necesariamente que tenga que disponer de liquidez para afrontar sus compromisos financieros.

¡TUITÉALO! Cobra antes de pagar y asegura la liquidez de tu empresa. Aprende a gestionar tus cobros y pagos con eficiencia para aumentar tu éxito empresarial.

Como no hay dos empresas idénticas, y dependiendo del sector y la tipología de la empresa pueden existir notables diferencias en la gestión de cobros y pagos, nos podemos encontrar con dos tipos de sistemas de gestión de la tesorería:

• Sistemas complejos.
• Sistemas más sencillos.

Dependiendo de cada caso, convendrá más aplicar un sistema u otro. No obstante, en todos los casos se deben definir las políticas y directrices de gestión de cobros y pagos y analizar los flujos de efectivo de nuestra actividad empresarial.

En relación con los documentos recibidos para la gestión de la tesorería, podemos dividir los cobros y pagos en dos grupos:

• Gestión de cobros y pagos documentados mediante factura.
• Gestión de cobros y pagos no documentados en factura.

¿Qué es la gestión de tesorería?

La gestión de la tesorería de una empresa consiste en la optimización de la liquidez, con el fin de garantizar la disponibilidad de los fondos necesarios para la realización de los pagos comprometidos por la empresa en la divisa adecuada y en el momento preciso.

Para garantizar esta disponibilidad, los tesoreros de las compañías deben realizar las gestiones que sean necesarias para conseguir financiar las operaciones de la empresa cuando sea preciso.

Gestión de cobros y pagos documentados mediante factura

Los cobros y pagos que están documentados con una factura podemos controlarlos fácilmente a través de nuestro software de gestión empresarial .

Programas como Sage XRT facilitan la gestión de cobros y pagos mediante previsiones. Desde estas, se pueden realizar directamente los apuntes contables de los cobros y pagos, lo que facilita el control de la tesorería y la gestión contable.

Con este sistema de gestión, conoceremos los vencimientos de nuestras cuentas a cobrar y a pagar. Además, tendremos controlada en todo momento la gestión de nuestra tesorería, con un sistema sencillo de gestión de tesorería, pero muy eficaz.

Sobra decir que, en todas las empresas, hay que intentar cobrar antes que pagar. De esta forma optimizaremos nuestras necesidades de tesorería y nos ahorraremos costes financieros, al financiarnos con nuestros proveedores.

Un ejemplo sencillo:

Si yo tengo compras por importe de 5.000€ a pagar en 30 días y ventas por importe 8.000€ a cobrar a 60 días, necesitaré financiación de los 5.000€ durante 30 días, hasta que materialice el cobro de las ventas.

Gestión de cobros y pagos no documentados en factura

Existen cobros y pagos que no se documentan vía factura. Destacan entre ellos, por ejemplo:

• los pagos de nóminas,
• seguridad social,
• liquidaciones de impuestos,
• préstamos,
• cobro de subvenciones,
• etc.

En este segundo bloque, abordamos un esquema de cobros y pagos que, aunque en principio no están registrados en el software de gestión, también debemos afrontar con la misma puntualidad que los anteriores.

Estos cobros y pagos son presupuestables y evaluables con antelación y nos permiten completar la foto de la tesorería de nuestra empresa.

Por ejemplo, si estoy de alta en autónomos, sé que todos los meses tengo que pagar la cuota de autónomos y los seguros sociales de los trabajadores que tenga a mi cargo.

Con estas cifras y las que hemos obtenido de nuestro programa de gestión, podemos proyectar la evolución de los cobros y pagos. A partir de esta proyección, podemos determinar si tendremos necesidades de tesorería o, por el contrario, tendremos excedentes de dinero en nuestra cuenta corriente. Todo esto es posible gracias a las previsiones confeccionadas con las facturas emitidas y recibidas.

Las empresas que realizan un plan de tesorería y llevan una exhaustiva gestión de cobros y pagos multiplican de manera exponencial sus posibilidades de éxito empresarial.

El nuevo rol de los gestores de tesorería: menos operativa y más análisis

La necesidad de los altos ejecutivos de disponer de información cada vez más precisa, oportuna y puntual obliga a los gestores de tesorería a convertirse en un socio estratégico dentro de la empresa.

Para afianzarse en este nuevo rol, los responsables de tesorería tienen que liberarse de tareas rutinarias y centrarse más en tareas de análisis que aporten un mayor valor a la organización.

La liberación de tareas rutinarias se consigue principalmente gracias a la automatización de estas tareas. La reducción del tiempo en la operativa de los responsables de tesorería se consigue gracias a la utilización de un software de tesorería y contabilidad que facilite, no solo la gestión de apuntes contables relacionados con la tesorería, sino también la elaboración de informes y la ejecución de los flujos de pagos y cobros.

Por lo tanto, si quieres mejorar la gestión de cobros y pagos, es conveniente que cuentes con un software de gestión de tesorería como Sage XRT, que te facilite la gestión, control y automatización de tareas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.