Consejos para mejorar la gestión de gastos de tu pyme

Descubre los requerimientos que tienes que pedir a tus procesos de gestión de gastos y a las tecnologías que te los facilitan

• La gestión de gastos es esencial para cualquier negocio. Descubre cómo la tecnología puede simplificar y mejorar este proceso. 
• Una buena gestión de gastos favorece el clima laboral y el control financiero.

Contenido del post

1. Qué tipo de tareas implica la gestión de gastos
   
2. ¿Y cómo se puede mejorar esta gestión?
   
3. ¿Cómo beneficia un software de gestión de gastos a tu empresa?
   

La gestión de gastos es extraordinariamente importante para todo tipo de negocios. Por un lado, busca la trazabilidad de cada euro que sale. Por otro, es un instrumento que refuerza la confianza entre la empresa y cada miembro del equipo que debe realizar un desembolso.

Tradicionalmente, la gestión de gastos ha llevado horas y horas de comprobaciones y ha hecho acumular montañas de papel. Afortunadamente, hoy existen herramientas que facilitan la tarea. Se evitan errores y se aporta claridad.

¡TUITÉALO! ¿Te cuesta mucho la gestión de gastos? ¡Toma nota de cómo la tecnología puede facilitarte la vida!

1) Qué tipo de tareas implica la gestión de gastos

El proceso completo de la gestión de gastos implica labores como las siguientes:

• Fijar cuándo un empleado concreto puede tomar decisiones sobre un gasto y dentro de qué límites. Por ejemplo, deberás determinar: 
  • qué medios de transporte puede tomar en sus viajes, 
  • cuáles serán sus condiciones de alojamiento y manutención, 
  • qué atenciones puede tener con terceros, 
  • etcétera.

• Establecer unos cauces de reporte de los gastos. Lo ideal es que se haga de forma electrónica y que tengas claros todos los documentos que informan sobre cada operación.
• Examinar si las facturas recibidas son correctas y su contabilización también lo ha sido.
• Seguir los pagos realizados por los empleados y las provisiones de fondos y reembolsos que se le han satisfecho. También es necesario analizar el impacto de estos movimientos sobre la tesorería. Además, habrá que hacer constar los justificantes bancarios de las operaciones y las entradas y salidas de dinero en metálico.
• En el caso de que los gastos impliquen pagos en especie, también hay que hacer un seguimiento de su impacto. Puede afectar a los inventarios, a servicios prestados por la empresa, utilización de determinados activos, etcétera. Todas esas operaciones también deben quedar documentadas en todos sus extremos.
• Asegurarse de que toda operación que deba tener un impacto en las nóminas quede adecuadamente registrada. 

Incorpora Sage 200 y disfruta de las mejores funcionalidades de gestión de gastos integradas con tu ERP.

2) ¿Y cómo se puede mejorar esta gestión?

En este punto de mejora, la tecnología es, una vez más, la mejor aliada para cualquier negocio. El software de gestión de gastos puede conectarse en tiempo real con el software ERP, como es el caso de Sage 200. Ello te ayudará a minimizar este laborioso trabajo y reducirá los errores. Y, para que esta herramienta sea un éxito, hay que tener en cuenta ciertas funcionalidades básicas:

• La primera y fundamental es que la herramienta de gestión de gastos esté completamente integrada con tu ERP. Esa coordinación te ahorrará tiempo y recursos. 
• Que no requiera instalar nada en tu sistema para evitar tanto posibles fallos técnicos como intervención de terceros en tu instalación.
• Que trabaje a tiempo real con tu ERP.
• Que permita la entrada de notas de gastos de forma sencilla para el usuario.
• Validación por el usuario y aviso automático a su responsable. Así genera un flujo transparente e inmediato de información.
• Validación y/o cancelación por el responsable y envío de comentario de validación y/o cancelación al usuario.
• Lectura OCR del gasto que permita adjuntar una foto del comprobante del gasto. Así, te ahorra el tener que introducir los detalles. Ganarás en fiabilidad, optimizarás el proceso y podrás permitirte no tener que guardar el documento original.
• Que el soporte tenga validez con la Agencia Tributaria.
• Contabilización automática después de la validación.
• Que genere las incidencias en la nómina, asientos contables, etcétera.

Un buen software de gestión de gastos conjuga la sencillez que aporta a los procesos con la máxima precisión con la que administra los datos.

3) ¿Cómo beneficia un software de gestión de gastos a tu empresa?

Un aspecto crucial es la repercusión en la plantilla. Que los procesos relacionados con la gestión de gastos sean sencillos facilita la vida a tus trabajadores. Por ejemplo, sabrán que un viaje de empresa no se va a convertir en una interminable lista de tareas administrativas. Y eso hace que lo encaren con más concentración y menos problemas.

Por otro lado, un software de gestión de gastos moderno, como el vinculado a Sage 200, te aporta muchas funcionalidades. Podrás capturar y gestionar gastos desde cualquier lugar de modo fácil. Será sencillo consultarlos por periodos para saber si están denegados o validados. Y ten en cuenta que eso te permitirá reducir el tiempo en el que se hacen reembolsos. Todo está en orden y se genera satisfacción para empresa y empleados.

Especialmente, los responsable de estas tareas disfrutarán de varias ventajas: 

• Minimizarán sus errores. 
• Invertirán menos tiempo en estas labores. 
• Gestionarán de modo más rápido los reembolsos, lo que redunda en relaciones más satisfactorias con toda la plantilla.
• Disminuirá todo el papeleo. 
• Podrán acceder a toda la información relativa a las notas de gastos desde su software ERP.

Así, ambas partes, empleados y responsables de gestión de gastos, salen ganando en seguridad y precisión en los datos. Puede accederse a ellos en movilidad y aumentando la satisfacción de todos. Además, mejora la relación y el flujo de datos entre los diversos departamentos: financiero, contable, laboral, el generador de los gastos, etcétera.

En definitiva, para lograr una buena gestión del control de gastos es preciso equilibrar y relacionar dos perspectivas diferentes: la del empleado que las genera y la de la empresa. Este objetivo es mucho más fácil de lograr, de una forma rápida y fluida, en entornos automatizados mediante aplicaciones específicas que estén integradas con tu software de gestión.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.