Buenos consejos para el administrativo al que le toca trabajar en agosto

En verano la carga laboral disminuye considerablemente en muchas compañías. Si somos administrativos, es mejor no relajarse y aprovechar ese tiempo.

• Septiembre está a la vuelta de la esquina. La menor actividad debe servir para poner todo a punto ante el último cuatrimestre
• Ordenar mente, oficina, archivo y ordenador es vital para ganar tiempo

Contenido del post

1. Puesta a punto de la contabilidad
2. La documentación sobre operaciones vinculadas
3. Presentación de impuestos periódicos
4. Presentar las cuentas anuales
5. Ordenar el archivo
6. Organizar el ordenador
7. Formarse y aprender

El mes de agosto continúa. Y, aunque el país no se paraliza, como cada año, se nota el parón productivo en muchos sectores. Los departamentos de administración de las empresas han terminado extenuados por las exigencias mercantiles y fiscales de los últimos meses y casi todo el mundo se ha ido de vacaciones.

Pero, ¿todo el mundo? En todas las empresas existen administrativos que, por decisión propia, u obligados por las circunstancias de la compañía, deben trabajar todo o parte de este mes.

Y lo cierto es que, se quiera o no, el nivel de actividad administrativa durante este mes estival se reduce considerablemente. Por tanto, es un buen momento para realizar algunas de esas tareas administrativas, contables y fiscales que se van posponiendo en los meses de mayor trabajo. Veamos algunas de ellas.

1.Puesta a punto de la contabilidad

Es buen momento para una revisión exhaustiva de los saldos contables. El proceso de contabilidad precisa, además del registro de los hechos y documentos contables, la realización de tareas de revisión de los saldos para comprobar su corrección, razonabilidad y coherencia Es momento de imprimir los extractos bancarios y comprobar que coinciden en cada fecha los saldos.

Este mes de tranquilidad para los departamentos administrativos es básico para afrontar la conciliación de los saldos de proveedores, clientes y entidades financieras, por poner ejemplos de aquellas partidas que precisan de mayor control. Una revisión de los saldos morosos pendientes de cobro, analizando qué acciones pueden tomarse para obtener el cobro, resulta imprescindible. O comprobar que el saldo de facturas pendientes que tenemos en nuestro programa de contabilidad es el real.

2.La documentación sobre operaciones vinculadas

Desde el 25 de julio de 2017, las sociedades obligadas a preparar la documentación obligatoria de sus operaciones vinculadas deben tener a disposición de la Agencia Tributaria la relativa a las transacciones realizadas durante el ejercicio 2016. Muchas son las empresas que, hasta meses después de esa fecha, no tienen preparada esa documentación. Agosto es un mes ideal para darle un buen empujón.

Además, durante el mes de noviembre deberá rellenarse y presentarse el nuevo modelo 232, por lo que no estará de más anticipar la obtención de la información necesaria para el mismo.

3.Presentación de impuestos periódicos

Desde hace ya algunos años Hacienda “normalizó” la presentación de impuestos en el mes de agosto. Anteriormente, las empresas que presentaban el IVA y el IRPF mensualmente tenían hasta el día 20 de septiembre para preparar, presentar y pagar los modelos correspondientes a las operaciones del mes de julio.

Desde la comentada normalización de plazos, ahora finaliza el 20 de agosto (salvo los obligados al SII, que disponen de plazo hasta el día 30 de agosto). En definitiva, alguien tiene que ocuparse de presentar y pagar el IVA e IRPF del mes de julio.

Recordemos también que, salvo que se hayan comunicado esos días como “de cortesía”, Hacienda puede enviar notificaciones a las empresas en la Sede Electrónica durante el mes de agosto.

4.Presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben presentarse dentro del mes siguiente a su fecha de aprobación. Esto significa que, para ejercicios cuyo ejercicio se cierre el día 31 de diciembre de cada año (lo más habitual), la fecha límite para aprobar las cuentas sería el 30 de junio del año siguiente; en consecuencia, el plazo para presentar las cuentas finaliza, en este ejemplo, el 30 de julio de cada año.

Quizás con el lío de las vacaciones, presentación de impuestos y demás trámites del mes de julio, no nos haya dado tiempo a presentar las cuentas. Es momento de hacerlo ahora. Más vale tarde que nunca y así reducir la multa por el retraso.

5.Ordenar el archivo

¿Qué mejor mes que agosto para efectuar una revisión y limpieza del archivo? Con la presentación del Impuesto de Sociedades en julio, un ejercicio más ha prescrito y parte de la documentación puede destruirse.

Cautela, no obstante, con suponer que es suficiente contar cuatro años hacia atrás y tirar todo lo anterior. Tal como indicamos en un anterior artículo sobre la documentación a conservar, existen cuestiones fiscales y mercantiles a tener en cuenta antes de hacer la limpieza.

Asimismo, con toda seguridad, mucha documentación contable y fiscal del ejercicio en curso está pendiente de archivar, ya que esta labor suele ser dejado para aquellos momentos de menor trabajo.

6.Organizar el ordenador

A veces comenzamos a guardar archivos y más archivos en el ordenador y no caemos en la cuenta de que eso no es eficaz. Es momento de ordenar todo los archivos en carpetas y de deshacernos de aquello que solo nos ocupa espacio en nuestro equipo.

7.Formarse y aprender

Agosto es un gran mes para aprender aquellas funciones de Excel, Word o cualquier otro software al uso que no dominamos y que mejorarán nuestra productividad el resto de meses. Difícil será no encontrar lo que se precise aprender en YouTube, que contiene infinidad de cursos online. Seguramente, unos minutos diarios dedicados a la formación serán muchísimo más productivos que las investigaciones realizadas contrarreloj en los momentos de mayor intensidad de trabajo.