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7 cosas que organizar antes de que el personal de administración se vaya de vacaciones

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Organizar las vacaciones de verano en cualquier empresa suele ser uno de los momentos menos fáciles a la hora de negociar. Además, este año, la dificultad puede ser mucho mayor.

  • En este post con contenido actualizado, te contamos qué hacer para organizar, en concreto, las vacaciones del personal de administración.
  • En definitiva, lo importante será ser previsor, organizado y no dejarlo todo para última hora.

Tras varios meses de confinamiento, la vuelta a la “nueva normalidad” post-coronavirus nos hace volver a soñar con las ansiadas vacaciones de verano. Así, los más afortunados podrán disfrutar de unos días de descanso, siempre que los ERTE, el permiso retribuido recuperable y/o la economía familiar lo permita.

Por eso, si trabajamos en el área de gestión y administración, será bueno dejar todo bien organizado antes de marcharnos. En caso contrario, no descansaremos como deberíamos si empezamos a recibir llamadas de la empresa durante las vacaciones con preguntas de todo tipo.

Las empresas grandes lo tienen más fácil al contar con más administrativos, los cuales se pueden sustituir más fácilmente. Pero en las pymes que cuentan con un solo administrativo o administrativa, sus vacaciones pueden suponer un serio problema para la organización.

¡Comparte! Las 7 cosas que organizar antes de que el personal de administración se vaya de vacaciones.

Para evitar o intentar minimizar los problemas que pueden ocasionar las vacaciones del personal administrativo de la empresa, podemos seguir los siguientes consejos.

Así, las vacaciones serán inolvidables por lo bien que las hemos disfrutado y no por los problemas generados.

Planificación de tareas

CONSEJO 1: Una buena planificación de las vacaciones es la clave para evitar trastornos.

  • Hay que analizar cuáles son las tareas clave de cada trabajador para que la empresa pueda seguir con su operativa diaria.
  • Además de asignar sustitutos para la realización de dichas tareas y prepararlos antes para su realización si es necesario.

Organización con antelación

CONSEJO 2: Las vacaciones no pueden ser una barra libre en la que cada uno se marcha cuando quiere y como quiere.

  • Es necesario que la dirección de la empresa o el departamento de recursos humanos organicen los periodos de descanso de los trabajadores de la manera más adecuada.
  • Hay que tener en cuenta diferentes variables: solicitudes de los trabajadores, existencia de trabajadores que puedan sustituir a los que se van, etc.
  • Para evitar problemas de organización hay empresas que deciden colgar el letrero de cerrado por vacaciones, asignado periodos de vacaciones cuando la actividad de la empresa se reduce.

Utilizar la nube

CONSEJO 3: Hazte con una buena solución de gestión empresarial (a poder ser en modalidad cloud o en la nube).

  • La utilización de la nube y de aplicaciones de gestión que permitan acceder en remoto a las aplicaciones puede permitir la realización desde el lugar de vacaciones de algunas tareas críticas.
  • Siempre es mejor conectarse en algunos momentos que no poder irse de vacaciones.

Trabajo al día

CONSEJO 4: Piensa en la persona que será tu back-up durante tus vacaciones y deja las tareas finalizadas.

  • Se debe dejar en la medida de lo posible el trabajo al día y asignadas las tareas críticas que deban realizar otros compañeros.
  • Así, al dejar el trabajo al día, se acumulará menos trabajo a la vuelta.

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Mensaje en el email y en el teléfono

CONSEJO 5: No olvides nunca dejar activado el mensaje de fuera de la oficina.

  • Las personas con las que interactuamos habitualmente en la operativa diaria no tienen por qué suponer que estamos de vacaciones.
  • Por lo que si nadie va a contestar a los emails o al teléfono es conveniente dejar un mensaje indicando el periodo en el que se disfruta de las vacaciones.

Liquidación de impuestos y cumplimiento de las obligaciones mercantiles

CONSEJO 6: Cumple con tus obligaciones fiscales y legales para evitar dolores de cabeza.

  • La presentación de impuestos trimestrales y mensuales, del Impuesto sobre Sociedades el 27 de julio y el depósito de las cuentas anuales hacen que el mes de julio sea un mes en el que puede ser complicado disfrutar de vacaciones.
  • Pero, también en agosto las empresas que liquidan sus impuestos mensualmente tienen que cumplir sus obligaciones con la Agencia Tributaria.

Refuerzo de la plantilla

CONSEJO 7: Da oportunidad a los becarios o realiza contrataciones temporales.

  • Es conveniente tener en cuenta que estas personas deben de incorporarse con antelación suficiente para adquirir un mínimo de destreza para realizar sus tareas diligentemente.

En resumen, el resultado de todas estas acciones es que las personas encargadas del trabajo administrativo podrán disfrutar de sus vacaciones y, al mismo tiempo, quitar a jefes y compañeros quebraderos de cabeza.