7 cosas que organizar antes de que el personal de administración se vaya de vacaciones

La negociación de las vacaciones y la organización de una oficina, para que la empresa pueda seguir funcionando con normalidad, no es una tarea fácil.

• Encuentra algunos consejos para organizar las vacaciones del personal de administración.
• Lo más importante es ser previsor, organizado y no dejarlo todo para última hora.

Para organizar las vacaciones del personal de administración lo más importante es ser previsor, organizado y no dejarlo todo para última hora.

Este año, muchos disfrutarán de unas merecidas vacaciones y podrán contar con mayor libertad para viajar.

Sin embargo, hay un desafío que cada año puede surgir para los responsables de la organización de las vacaciones. Se trata de compatibilizar las preferencias de los trabajadores con los servicios mínimos que deben mantenerse en la oficina para garantizar su funcionamiento y el de la empresa.

Los trabajadores del área de gestión y administración deben dejar todo bien organizado antes de marcharse. De lo contrario, podrían recibir llamadas de la empresa durante su tiempo de descanso.

Las empresas grandes tienen más flexibilidad al contar con más personal administrativo, que puede ser reemplazado más fácilmente. Sin embargo, en las pymes con un solo administrativo, las vacaciones pueden suponer un desafío para la organización.

Para evitar o minimizar los problemas que puedan surgir por las vacaciones del personal administrativo, podemos seguir los siguientes consejos.

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Planificación de tareas

CONSEJO 1: Una buena planificación de las vacaciones es la clave para evitar trastornos.

• Hay que analizar cuáles son las tareas clave de cada trabajador para que la empresa pueda seguir con su operativa diaria.
• Además de asignar sustitutos para la realización de dichas tareas y prepararlos antes para su realización si es necesario.

Organización con antelación

CONSEJO 2: Las vacaciones no pueden ser una barra libre en la que cada uno se marcha cuando quiere y como quiere.

• Es necesario que la dirección de la empresa o el departamento de recursos humanos organicen los periodos de descanso de los trabajadores de la manera más adecuada.
• Hay que tener en cuenta diferentes variables: solicitudes de los trabajadores, existencia de trabajadores que puedan sustituir a los que se van, etc.
• Para evitar problemas de organización hay empresas que deciden colgar el letrero de cerrado por vacaciones, asignando periodos de vacaciones cuando la actividad de la empresa se reduce.

Utilizar la nube

CONSEJO 3: Hazte con una buena solución de gestión empresarial (a poder ser en modalidad cloud o en la nube).

• La utilización de la nube y de aplicaciones de gestión que permitan acceder en remoto a las aplicaciones puede permitir la realización desde el lugar de vacaciones de algunas tareas críticas.
• Siempre es mejor conectarse en algunos momentos que no poder irse de vacaciones.

Trabajo al día

CONSEJO 4: Piensa en la persona que será tu back-up durante tus vacaciones y deja las tareas finalizadas.

• Se debe dejar en la medida de lo posible el trabajo al día y asignadas las tareas críticas que deban realizar otros compañeros.
• Al dejar el trabajo al día, se acumulará menos trabajo a la vuelta.

Mensaje en el email y en el teléfono

CONSEJO 5: No olvides nunca dejar activado el mensaje de fuera de la oficina y algún contacto al que se puedan dirigir para asuntos que no pueden esperar a tu regreso.

• Las personas con las que interactuamos habitualmente en la operativa diaria no tienen por qué suponer que estamos de vacaciones.
• Por lo que si nadie va a contestar a los emails o al teléfono es conveniente dejar un mensaje indicando el periodo en el que se disfruta de las vacaciones y a qué otra persona se pueden dirigir para asuntos urgentes.

Liquidación de impuestos y cumplimiento de las obligaciones mercantiles

CONSEJO 6: No descuides el cumplimiento de tus obligaciones fiscales y legales.

• El depósito de las cuentas anuales que la mayoría de las empresas realizan durante el mes de julio, así como la presentación de impuestos trimestrales o mensuales y del Impuesto sobre Sociedades, hacen que el mes de julio puede ser complicado o imposible disfrutar de vacaciones.
• Pero, también en agosto las empresas que liquidan sus impuestos mensualmente tienen que cumplir sus obligaciones con la Agencia Tributaria.

Refuerzo de la plantilla

CONSEJO 7: Da oportunidad a los becarios o realiza contrataciones temporales.

• Es conveniente tener en cuenta que estas personas deben de incorporarse con antelación suficiente para adquirir un mínimo de destreza para realizar sus tareas diligentemente.

Por lo tanto, si quieres disfrutar de unas merecidas e inolvidables vacaciones, es conveniente anticiparse a los problemas que puedan surgir y evitar que se generen tensiones en la empresa que te puedan trasladar mientras disfrutas de tus vacaciones.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.