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7 cosas que organizar antes de que el personal de administración se vaya de vacaciones

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Para que las vacaciones de verano del personal de administración no supongan una parálisis y un caos en las empresas, indicamos cómo hay que dejarlo todo bien organizado.

  • Conoce los puntos clave que debes de tener en cuenta antes de irte de vacaciones si trabajas en la administración de una empresa
  • No lo dejes todo para última hora, sé previsor

No descansaremos estas vacaciones como deberíamos si empezamos a recibir llamadas de la empresa durante las vacaciones con preguntas de todo tipo o, lo que es peor, si nos dicen que nuestra ausencia ha sumido a la empresa en una situación problemática. Aunque siempre podemos no responder a las llamadas y a los mensajes y aguantar el chaparrón a nuestro regreso.

Las empresas grandes lo tienen más fácil al contar con más administrativos, los cuales se pueden sustituir más fácilmente, pero en las pymes que cuentan con un solo administrativo o administrativa, sus vacaciones pueden suponer un serio problema para la organización.

Para evitar o intentar minimizar los problemas que pueden ocasionar las vacaciones del personal administrativo de la empresa, podemos seguir los siguientes consejos. Así, las vacaciones serán inolvidables por lo bien que las hemos disfrutado y no por los problemas generados.

Planificación de tareas

Una buena planificación de las vacaciones es la clave para evitar trastornos. Hay que analizar cuáles son las tareas clave de cada trabajador para que la empresa pueda seguir con su operativa diaria, asignar sustitutos para la realización de dichas tareas y prepararlos antes para su realización si es necesario.

Organización con antelación

Las vacaciones no pueden ser una barra libre en la que cada uno se marcha cuando quiere y como quiere. Es necesario que la dirección de la empresa o el departamento de recursos humanos organicen los periodos de descanso de los trabajadores de la manera más adecuada, teniendo en cuenta diferentes variables: solicitudes de los trabajadores, existencia de trabajadores que puedan sustituir a los que se van, etc.
Para evitar problemas de organización hay empresas que deciden colgar el letrero de cerrado por vacaciones, asignado periodos de vacaciones cuando la actividad de la empresa se reduce.

Utilizar la nube

La utilización de la nube y de aplicaciones de gestión que permitan acceder en remoto a las aplicaciones puede permitir la realización desde el lugar de vacaciones de algunas tareas críticas. Siempre es mejor conectarse en algunos momentos que no poder irse de vacaciones.

Trabajo al día

Se debe dejar en la medida de lo posible el trabajo al día y asignadas las tareas críticas que deban realizar otros compañeros. Al dejar el trabajo al día se acumulará menos trabajo a la vuelta.

Mensaje en el email y en el teléfono

Las personas con las que interactuamos habitualmente en la operativa diaria no tienen por qué suponer que estamos de vacaciones, por lo que si nadie va a contestar a los emails o al teléfono es conveniente dejar un mensaje indicando el periodo en el que se disfruta de las vacaciones.

Liquidación de impuestos y cumplimiento de las obligaciones mercantiles

La presentación de impuestos trimestrales y mensuales el 20 de julio, del Impuesto sobre Sociedades el 25 de julio y el depósito de las cuentas anuales hacen que el mes de julio sea un mes en el que puede ser complicado disfrutar de vacaciones. Pero, también en agosto las empresas que liquidan sus impuestos mensualmente tienen que cumplir sus obligaciones con la Agencia Tributaria.

Además, este año julio llega con una novedad desde el punto de vista de la operativa del trabajo administrativo: la llegada de Sociedades Web para sustituir a PADIS.

Refuerzo de la plantilla

El verano es un buen momento para dar una oportunidad a becarios o para realizar contrataciones temporales para sustituir al personal que está de vacaciones. Es conveniente tener en cuenta que estas personas deben de incorporarse con antelación suficiente para adquirir un mínimo de destreza para realizar sus tareas diligentemente ya que, en caso contrario, puedes ser incluso contraproducente.

El resultado de todas estas acciones es que las personas encargadas del trabajo administrativo podrán disfrutar de sus vacaciones y, al mismo tiempo, quitar a jefes y compañeros quebraderos de cabeza.

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