¿Estoy obligado a hacer la factura electrónica? Descubre lo que dice la nueva Ley Crea y Crece

El borrador del reglamento de la Ley Crea y Crece ha supuesto el inicio de la cuenta atrás para la obligación de la factura electrónica entre empresas 

• Conoce cómo afectará la Ley Crea y Crece a tus obligaciones con relación a la factura electrónica.  
• La nueva Ley generaliza la factura electrónica entre empresas, pero en las operaciones con particulares seguirá siendo voluntaria.  

La nueva Ley Crea y Crece, como se conoce coloquialmente a la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, ha introducido novedades en la factura electrónica. La más importante es que la factura electrónica se va a generalizar en las operaciones entre empresarios o profesionales. 

La promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales es una medida para: 

• Digitalizar las relaciones empresariales. 
• Reducir costes de transacción. 
• Facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. 

Además del avance en la digitalización de la facturación, la contabilidad y los impuestos, esta reforma pretende alcanzar otros objetivos. Entre ellos, destaca el control de los plazos de pago a proveedores. 

El pasado 15 de junio, se publicó el borrador del proyecto de Real Decreto de desarrollo de la Ley 18/2022. Cada vez queda menos tiempo para que las empresas y profesionales puedan adaptar sus sistemas de facturación para emitir y recibir facturas electrónicas.  

Contenido del post

1. ¿Cómo afecta la Ley Crea y Crece a las facturas electrónicas?
2. ¿Cómo ha de ser una facturación electrónica?
3. ¿Qué tiene que ver la factura electrónica con los plazos de pago?
4. ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
5. ¿Habrá sanciones?
6. ¿Qué ayudas existen para adaptarse a la factura electrónica?

¡COMPARTE! Van a llegar nuevas obligaciones de facturación electrónica entre empresarios o profesionales. ¡Toma nota de lo que dice la Ley Crea y Crece!

1) ¿Cómo afecta la Ley Crea y Crece a las facturas electrónicas? 

Todos los empresarios y profesionales se verán afectados por las siguientes condiciones: 

• Estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. 
• Tendrán la obligación de proporcionar información sobre los estados de la factura, tanto si son destinatarios como si son los emisores de la factura. 
• Las soluciones tecnológicas y plataformas empleadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas. Y da lo mismo que estas sean propias u ofrecidas por empresas de servicios de facturación electrónica. 

• No podrán ser obligados por el receptor de la factura a emplear una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado. 
• Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar una copia sin incurrir en costes adicionales. Además, podrán seguir consultando sus facturas electrónicas, aunque haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad. 

En un futuro, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales entre empresarios o profesionales. 

Además, hay condiciones específicas para determinados tipos de empresarios o profesionales: 

Empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica 

La Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información cataloga determinadas empresas como prestadoras de servicios de especial trascendencia. Se consideran como tales a las que, al mismo tiempo, cumplen las dos siguientes condiciones: 

• O bien su plantilla supera los cien trabajadores, o bien su volumen anual de operaciones es mayor de 6 010 121,04 euros. 
• Deben operar en alguno de los sectores incluidos en la lista del artículo 2.2 de la ley.  

Estas empresas estarán sujetas a las siguientes condiciones adicionales: 

• Estarán obligadas a expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones. No obstante, las agencias de viaje, empresas de transportes y comercio al por menor solo estarán obligadas a ello cuando la contratación se haya efectuado por medios electrónicos. 
• Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento. 
• Deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello. 

Estas empresas se enfrentan a un marco de obligaciones semejante al que tenían hasta ahora. No obstante, deben tener presente que habrá nuevos requisitos técnicos que afectarán a todas las facturas electrónicas. 

Obligaciones adicionales para otras empresas 

La Ley Crea y Crece prevé que el Gobierno puede obligar a otras empresas a facturar electrónicamente a particulares que lo acepten o lo hayan solicitado expresamente. No obstante, deberá tratarse de casos en los que: 

• Se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan. 
• Emitan un elevado número de facturas. 

2) ¿Cómo ha de ser una facturación electrónica? 

Por un lado, la facturación electrónica está sujeta los requisitos del software antifraude introducidos en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. Esto obligará a contar con un software certificado según las condiciones que se vayan estableciendo reglamentariamente. En principio, por lo que conocemos del proyecto de real decreto, a partir de 2024, las principales características de estos programas y sistemas deberán ser: 

• Se podrá rectificar una factura, pero no borrar o alterar su registro informático. 
• El software debe permitir la posibilidad de que remitas voluntariamente los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. Si así lo haces, las facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» y estarás sujeto a ciertas ventajas y condiciones, como, entre otras: 

• No estarás obligado a firmar electrónicamente los registros de facturación. El sistema solo deberá calcular la huella o hash de los registros. 
• Se facilitará la integración de los registros de facturación en los libros registro del IVA y del IRPF. 
• Los clientes podrán verificar que tus facturas efectivamente han sido remitidas a la Agencia Tributaria. 

Qué dice la normativa específica sobre facturación

También debe cumplirse lo exigido en la normativa específica sobre facturación. Esta establece que una factura solo puede ser considerada electrónica cuando se expida y reciba en formato electrónico. Por tanto, no vale imprimir en papel lo generado a través de un software de facturación.  

Además, la normativa de facturación exige que emplees medios que garanticen la autenticidad e integridad de la factura electrónica. Aunque la Agencia Tributaria puede validar otros medios, los más comunes son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos.  

No obstante, es muy probable que los futuros desarrollos reglamentarios reformen estos protocolos. Asimismo, también podría aprovecharse la ocasión para introducir novedades en el contenido de la factura y en los procedimientos de emisión, recepción, conservación, etcétera. 

3) ¿Qué tiene que ver la factura electrónica con los plazos de pago? 

La Ley Crea y Crece prevé que se aprueben varios desarrollos reglamentarios. Uno de ellos versará sobre “los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago”. Con ello, se pretende idear soluciones que faciliten la verificación de qué empresas incumplen las normas anti morosidad. 

Para combatir la morosidad, los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al que expida la factura de los siguientes estados de esta:  

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.  
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.  

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:  

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.  
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.  

• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión. 

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales. Se excluirán sábados, domingos y festivos nacionales. 

4) ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?

La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), de 28 de septiembre, ya está en vigor desde octubre de 2022. En esta Ley, se introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales. Sin embargo, hasta que se apruebe y entre en vigor el Real Decreto de su reglamento, las empresas todavía tienen margen para prepararse.  

La facturación electrónica entre empresarios y profesionales entrará en vigor teniendo en cuenta lo siguiente: 

• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.  
• Para el resto de los empresarios y profesionales, a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. 

Además, la entrada en vigor del Real Decreto también está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria. Esta pertenece a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del IVA. 

Por todo ello, la entrada en vigor puede que se posponga hasta finales del año 2024 o principios de 2025. El Real Decreto afectará a las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros.  

5) ¿Habrá sanciones? 

Sí, puede haber apercibimientos o sanciones de hasta 10 000 euros para quienes, estando obligados a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas. Y lo mismo pasa para las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan sus obligaciones adicionales. 

6) ¿Qué ayudas existen para adaptarse a la factura electrónica? 

A través de un diagnóstico previo del nivel de madurez digital, las empresas podrán identificar sus necesidades de digitalización. Por ejemplo, la de adopción de la factura electrónica. Obtendrán una subvención para emplear en la contratación de productos o servicios de facturación electrónica y asegurar su implantación efectiva.  

Esta subvención se enmarca en el programa Kit Digital. En él, la factura electrónica se incluye como una de las categorías de solución de digitalización subvencionable.   

Por lo tanto, conviene empezar ya a prepararse para cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas. El viaje hacia una economía digital más eficiente y transparente ya ha comenzado.  

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.