Estrategia y Gestión

Facturar con Excel y cumplir con VeriFactu: ¿es posible?

Descubre si puedes facturar con Excel respetando la normativa VeriFactu y cuáles son las condiciones para asegurar una facturación válida.

11 noviembre, 20258 minutos de lectura Compartir

El cumplimiento con VeriFactu ha generado muchas dudas entre autónomos y pequeñas empresas. Una de las más frecuentes es si facturar con Excel seguirá siendo posible a partir del 1 de enero de 2026.

• Aunque en determinados casos podrás facturar con Excel y Word, te explicamos las razones por las que no es una buena idea.
• Conoce los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación para estar obligados a cumplir con los requisitos de VeriFactu.

El tiempo para la entrada en vigor de VeriFactu se agota. Ya falta poco más de un mes para su entrada en vigor, y todavía hay quien no cuenta con un sistema de facturación que cumpla con los requisitos obligatorios de la Ley Antifraude y su Reglamento. 

Muchos autónomos y pequeñas empresas utilizan Excel desde hace años para elaborar sus facturas. Es una herramienta sencilla y flexible, pero no fue diseñada para registrar ni conservar información contable conforme a las exigencias del Reglamento VeriFactu.

El dilema surge porque el reglamento no prohíbe expresamente Excel, sino que define las características que los programas deben cumplir. La resistencia al cambio se produce entre autónomos y pymes con un escaso nivel de digitalización. Algunos, atrincherados, se resisten a cambiar sus facturas manuales o realizadas con aplicaciones como Excel o Word, por un sistema de facturación que cumpla con la normativa.

Desde la Agencia Tributaria, algunas voces expertas como Javier Hurtado, Inspector de Hacienda en la AEAT, dan respuesta a las dudas más frecuentes en relación a VeriFactu y sobre si será posible seguir facturando en Excel a partir del 1 de enero de 2026.

COMPARTE ¿Se podrá seguir facturando con Excel cuando entre en vigor VeriFactu? La respuesta depende del uso que hagas del programa. Descubre lo que dice la norma y evita problemas con la Agencia Tributaria. 

Contenido del post

VeriFactu: requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación 

Antes de valorar si Excel puede utilizarse o no, es esencial entender cómo define la norma un sistema de facturación (SIF).

Según el artículo 1.2 del Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas de facturación VeriFactu, se considera un sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones: 

1. Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. 
2. Conservar la información de facturación.  
3. Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados.

Esta definición, como ha explicado el propio Javier Hurtado (AEAT), es deliberadamente amplia. No exige que todos estos procesos se realicen dentro del mismo programa, pero sí que la solución que utilices permita registrar, conservar y procesar la información de facturación de forma íntegra, sin manipulación y con trazabilidad.

¿Puedo seguir usando Word y Excel para facturar? Lo que dice la Ley Antifraude

Desde la entrada en vigor del Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, muchos autónomos y pymes se preguntan si pueden seguir utilizando herramientas ofimáticas como Word o Excel para emitir facturas. La respuesta no es tan simple: sí se puede, pero solo en condiciones muy concretas. Veamos cuáles son y qué riesgos implica.

¿Cuándo es válido usar Word o Excel para facturar?

La Agencia Tributaria ha aclarado que el uso de procesadores de texto o hojas de cálculo no está sujeto al reglamento si se emplean únicamente para:

• Introducir los datos de la factura.
• Imprimir la factura.
• Conservar la información.

En otras palabras, si utilizas Word o Excel como una “máquina de escribir”, es decir, como si realizaras la facturación de forma manual.

Lo más importante es que la información que se genere no se procese con posterioridad. Por ejemplo, para la generación de los libros obligatorios de IVA repercutido o los libros registro de IRPF. 

En otros casos, la herramienta puede ser considerada Sistema Informático de Facturación y debe cumplir con los requisitos que los regulan.

Por lo tanto, si usas Excel o Word únicamente como plantilla para generar facturas y luego las imprimes o guardas en PDF, estarás trabajando sin registro automático ni control de integridad. En este caso estas aplicaciones no cumplirían con los requisitos que deben cumplir los SIF y no se estaría obligado a utilizar VeriFactu.

Por el mismo motivo, también se pueden seguir haciendo facturas de forma manual, escribiendo sobre talonarios, aunque en un mundo cada vez más digitalizado, este tipo de prácticas son cada vez menos recomendadas. Emitir facturas de forma manual o en hojas de cálculo, sin código QR te puede hacer perder clientes. 

El objetivo de VeriFactu es garantizar que la información enviada a Hacienda no pueda manipularse una vez emitida la factura.

Consulta vinculante V0058-25: qué dice sobre facturar en Excel

La Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V0058-25, aborda precisamente esta cuestión.

Su respuesta es clara: no puede afirmarse ni negarse que Excel sea un sistema de facturación VeriFactu, porque depende del uso que se le dé.

En concreto, señala que:

• Si Excel solo se usa para generar una factura puntual sin almacenar ni procesar los datos, quedaría fuera del concepto de sistema informático de facturación.
• Pero si se emplea de forma habitual para emitir, conservar y tratar información de facturación, sí podría considerarse un SIF y, por tanto, estaría obligado a cumplir con los requisitos VeriFactu.

Esta interpretación coincide con la postura expresada por la AEAT en distintos foros. La cuestión no es si Excel está permitido o prohibido, sino si el uso que se hace de él cumple la finalidad del software de facturación definido en la norma.

La importancia del principio de unidad en la facturación

Otro punto que ha generado confusión es si se puede combinar la facturación manual o con Excel con otro sistema VeriFactu. La respuesta es no.

El reglamento establece que toda la facturación de un empresario debe gestionarse bajo un único sistema de facturación. No es válido tener parte de las facturas en un programa y otras en hojas de cálculo o realizadas de forma manual, ya que esto rompería la trazabilidad y abriría la puerta a manipulaciones o incoherencias.

Además, una vez que utilizas un sistema de facturación (sea VeriFactu o no), no puedes dejar de usarlo para emitir algunas facturas en Word, Excel u otros medios no homologados. La normativa impide esta mezcla o retroceso de sistemas, precisamente para garantizar la integridad, la coherencia y el registro completo de todas las operaciones.

Por lo tanto, si decides adoptar un sistema VeriFactu, todas tus facturas, sin excepción, deberán emitirse y conservarse en tu SIF. 

¿Qué pasa si recibes una factura sin código QR?

Una de las novedades del Reglamento de Facturación es la obligación de incluir un código QR en las facturas emitidas bajo VeriFactu. Pero ¿qué sucede si recibes una factura sin código QR?

Según la AEAT, la ausencia del código QR no invalida la factura, ni impide su deducción del IVA, siempre que se cumplan los requisitos materiales del impuesto. No obstante, el proveedor que la emite asume la responsabilidad de no cumplir la norma.

¿Qué riesgos asumes si sigues con Word o Excel?

Mantener la facturación manual u ofimática implica riesgos importantes:

1. Inspección y requerimientos: la AEAT puede solicitar información y revisar hasta 5 años atrás. La propia Agencia Tributaria está advirtiendo si no utilizas VeriFactu corres más riesgo de sufrir una inspección.
2. Subjetividad del inspector: si tu empresa usa software en otros procesos, es probable que el inspector considere que deberías usar software certificado. Además, la Agencia Tributaria puede requerir al emisor para verificar si las herramientas utilizadas para emitir facturas cumplen los criterios de un SIF.
3. Falta de autenticidad: las facturas sin código QR generan desconfianza en clientes y pueden dificultar su deducción fiscal.
4. Errores y duplicidades: los procesos manuales aumentan el riesgo de inconsistencias, especialmente con los nuevos controles bancarios que entran en vigor en 2026.
5. Obligatoriedad futura electrónica en operaciones B2B: en 2027 será obligatoria la facturación electrónica B2B. Si esperas, tendrás que asumir dos cambios a la vez y durante ese tiempo estarás expuesto a riesgos tributarios.

Desde el punto de vista práctico, lo más recomendable para cualquier autónomo o pyme es solicitar a sus proveedores facturas conformes a VeriFactu. Es decir, con todos los datos y elementos obligatorios, para evitar problemas futuros y facilitar el control fiscal automatizado.

Alternativas disponibles:

• Aplicación gratuita de la AEAT: una solución básica para quienes no quieren invertir.
• Software certificado (como Sage Active, Sage 50, Sage 200, Sage X3 y Sage Despachos): garantiza cumplimiento, autenticidad y simplifica la relación con asesores y clientes.

Por lo tanto, la Ley Antifraude y su Reglamento no prohíben usar Excel para facturar. No puede utilizarse si forma parte de un flujo más amplio que permite la generación de los libros de IVA repercutido. 

Adaptarse no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio y ganar control sobre tus operaciones. Los beneficios de un software de facturación en comparación con Excel hacen que casi nadie se plantee utilizar hoy en día una hoja de cálculo para emitir facturas.l hacen que casi nadie se plante utilizar hoy en día una hoja de cálculo para emitir facturas.