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Reglamento de facturación en España: Qué es, normativa y obligaciones para pymes y autónomos

El Reglamento de facturación en España es la guía en la que se resumen las obligaciones en materia de facturación. 

5 November, 20256 minutos de lectura Compartir

El Reglamento de facturación en España establece las normas que se deben cumplir a la hora de emitir facturas o cómo deben emitirse y conservarse las facturas en España, entre otras cosas.

• Descubre qué exige la normativa de facturación en España y cómo cumplir fácilmente con tus obligaciones de facturación. 
• ¿Sabías que si no emites correctamente tus facturas puedes ser sancionado por la Agencia Tributaria?

Para emitir correctamente sus facturas, las pymes y autónomos tienen que cumplir con las normas de facturación, lo principal que debes conocer es el Reglamento de facturación.

El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación de los empresarios se publicó en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Conocer esta normativa es clave para cumplir con tus obligaciones de facturación y evitar problemas con la Agencia Tributaria. 

Recuerda que una factura no es solo un papel o un PDF, es un documento con validez legal que sirve de soporte para tus declaraciones tributarias. Hacienda te puede requerir cualquier factura dentro del plazo legal en el que estás obligado a custodiarlas. 

COMPARTE ¿Facturas como autónomo o pyme? Descubre las claves del reglamento de facturación en España.

Contenido del post

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¿Qué es el reglamento de facturación en España?

El reglamento de facturación en España es el conjunto de normas que determina cómo deben emitirse, conservarse y gestionarse las facturas en cualquier actividad económica. En otras palabras, son las instrucciones en las que se indica, entre otras cosas:

• Qué información es obligatorio incluir en una factura.
• Qué operaciones deben facturarse.
• Plazos de emisión y conservación.
• Requisitos que se deben cumplir según sea el formato de emisión de la factura: papel o electrónica.  
• Características de los diferentes modelos de facturas: ordinaria, simplificada, rectificativa. 

Este marco legal afecta a todas las empresas y autónomos, con independencia de su tamaño.

Objetivos del Reglamento de facturación

Los principales objetivos del Reglamento de facturación son los siguientes:

• Garantizar el correcto funcionamiento del tráfico mercantil.
• Garantizar la igualdad de trato entre las facturas en papel y las electrónicas.
• Facilitar las transacciones económicas.
• Contribuir a otorgar seguridad jurídica.
• Acreditar correctamente la realización de las operaciones que dan lugar a la deducción de gastos y cuotas de IVA soportado.
• Facilitar el control tributario: con la aprobación de la Ley Antifraude todas las empresas deberán emitir sus facturas en un formato estructurado. Los registros de facturación pueden enviarse inmediatamente a la Agencia Tributaria (VeriFactu) o a su requerimiento (No VeriFactu).

Si eres autónomo o tienes una pyme, es fundamental que domines el reglamento de facturación para evitar sanciones.

Contenido obligatorio de una factura según el Reglamento de facturación

Las facturas deben contener, por lo menos, los siguientes datos obligatorios:

• Lugar y fecha de emisión de la misma.
• Su número y serie, si procede. La numeración ha de ser correlativa y sólo podrán establecerse series diferentes cuando haya varios centros de facturación o diferentes actividades.
• Datos fiscales: nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal (NIF) y domicilio, del emisor y receptor de la factura.
• El concepto de la factura o descripción de la operación y el precio de la misma. 
• Si la operación está sujeta y no exenta de IVA deben aparecer en la factura todos los datos necesarios para identificar la base imponible, el tipo de IVA a aplicar y la cuota correspondiente. 
• En el caso de facturas que incluyan distintos tipos de IVA, deben diferenciarse las operaciones sujetas a cada tipo. Si la cuota de IVA se incluye dentro del precio, se indicará el tipo aplicado o bien la expresión «IVA incluido» si se está autorizado a ello. 
• En el caso de que la factura esté exenta de IVA se debe hacer mención al artículo de la ley que ampara dicha exención. 

Obligaciones de facturación para pymes y autónomos

Las obligaciones de facturación no son opcionales. Tanto si eres una gran empresa como un pequeño autónomo deberás emitir facturas por tus servicios o productos. Las principales obligaciones que debes cumplir, tanto ahora como en un futuro cercano, se resumen a continuación:

Expedir y entregar las facturas a sus destinatarios

Es obligatorio expedir y entregar las facturas o documentos sustitutivos a sus destinatarios de todas tus operaciones con empresas, autónomos y particulares.

Conservar las facturas

Debes guardar todas tus facturas, tanto las emitidas como las recibidas, durante un periodo de, al menos, 4 años. Este plazo puede ser mayor en determinados casos, como por ejemplo si hay bases imponibles negativas. En este caso el derecho de Hacienda para iniciar un proceso de comprobación prescribe a los 10 años. 

Registrar todas las operaciones

Es obligatorio llevar un registro detallado de todas las facturas emitidas y recibidas. Estos libros registro de IVA serán la base sobre la que se sustentan tus declaraciones de impuestos. Esto incluye tanto el IVA como el IRPF o el Impuesto de Sociedades.

Factura electrónica

En un futuro cercano, la factura electrónica será obligatoria para las operaciones entre empresas (B2B). La obligación de emisión de facturas electrónicas entre empresas está solo pendiente de la publicación del Reglamento de la Ley Crea y Crece. A partir de su publicación, los plazos que tienes que conocer son los siguientes:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse en un plazo de 12 meses desde la aprobación del reglamento. ​
• Resto de empresas y autónomos: tendrán un plazo de 24 meses desde la aprobación del reglamento para cumplir con la nueva normativa.

Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que cualquier otra emitida en formato impreso. El sistema empleado para generar y remitir dicha factura debe garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Cumplir con los requisitos de la Ley antifraude

El software de facturación no puede permitir la manipulación ni la eliminación de facturas. Además, debe permitir el envío en tiempo real de tus facturas a la Agencia Tributaria o a su requerimiento de forma inmediata. También deberás incluir un código QR. Las empresas deberán cumplir con estos requisitos a partir del 1 de enero de 2026, mientras que los autónomos tendrán 6 meses más de plazo. 

Emisión de distintos tipos de facturas

Deberás emitir facturas completas, salvo en los casos en los que puedas emitir facturas simplificadas. Si te equivocas al facturar no puedes borrar la factura, tienes que emitir una factura rectificativa.

El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear serias consecuencias, desde sanciones económicas hasta inspecciones fiscales. 

Sage for Accountants te permite cumplir con tus obligaciones de facturación de forma segura y automatizada, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la eficiencia de tu despacho o asesoría.

¿Cómo cumplir fácilmente con el Reglamento de facturación?

Cumplir con el reglamento de facturación no tiene por qué ser complicado si cuentas con el software de facturación y contabilidad adecuado. 

Estos programas te facilitan, entre otras cosas, lo siguiente: 

• Creación de facturas: generan facturas completas de forma automática, asegurando que todos los datos obligatorios estén incluidos.
• Seguimiento de pagos: te permiten saber en todo momento qué facturas están pagadas y cuáles no, facilitando el control de tus ingresos.
• Conciliación bancaria: programas, como Sage for Accountants, se conectan con tu banco para que puedas reconciliar tus movimientos de manera sencilla y rápida.
• Creación automática de impuestos: solo con darle a un botón podrás crear tus principales liquidaciones de impuestos. 
• Actualización de cambios normativos: en sus actualizaciones incluyen los últimos cambios normativos, como, por ejemplo, la adaptación a VeriFactu.

Por lo tanto, conocer el Reglamento de facturación es clave para cumplir con las obligaciones de facturación de pymes y autónomos. Entenderlo y aplicarlo correctamente te evitará problemas legales.