Calcula todos los costes de personal con la «nómina en la sombra»

Si en una empresa el control de costes da dolor de cabeza, cuando hablamos de los costes de personal, necesitamos aspirinas sin parar. El capítulo de los gastos de personal es uno de los bloques más complejos de calcular y controlar dentro de la empresa y por ello, debemos cuantificar correctamente todas las partidas relacionadas con los empleados a la hora de diseñar nuestros presupuestos, calcular nuestro beneficio o plantearnos si necesitamos incorporar a alguien más o no.

Para ayudar en la tarea del control de los costes de personal, voy a tomar una idea que circula por la red (no conozco su origen) que consiste en definir la nómina en la sombra. Esta nómina va a ser el documento adicional que acompaña a una nómina de manera que reflejará íntegramente el coste mensual de tener un trabajador en plantilla.

Gastos que supone contratar a un trabajador

Todos trabajamos por dinero y los primeros, nuestros trabajadores. Esta obviedad se refleja en el salario mensual que pagamos a cada uno de nuestros empleados. Este gasto que si es conocido por todos, se divide en dos:

• Salario bruto; integrado por la retribución bruta mensual o «Total devengado» como aparece en las propias nóminas
• Salario neto; cantidad efectiva que se abona a los trabajadores, después de descontar su parte proporcional de IRPF y seguridad social.

El siguiente gran gasto asociado que debemos hacer frente es la Seguridad Social a cargo de la empresa. Este gasto tiene un porcentaje que oscila entre el 31% al 35% del salario bruto mensual (incluidas las pagas extras) todos los meses. Como vemos, si un trabajador tiene un salario bruto de 1.200 euros, la seguridad social que tenemos que pagar por este trabajador oscila entre 370 a 420 euros adicionales todos los meses.

Hasta aquí el bloque principal de gastos conocidos por todos, pero debemos tener en cuenta que existen los siguientes gastos obligatorios en la mayoría de los casos a afrontar por cada trabajador contratado. Dentro de estos gastos destacan:

Repercusión de las vacaciones. A efectos de coste, un trabajador tiene unas vacaciones anuales pagadas, por lo que en el supuesto de necesitar sustitución del trabajador durante las vacaciones, debemos sumar al coste anual del trabajador un mes más para cubrir las vacaciones inciales. Este capítulo se resuleve adicionando un 8,4% más al coste final que vamos a calcular.

Seguro obligatorio de convenio colectivo. Prima anual de seguro que se sufraga para cubrir el supuesto de accidente laboral, incapacidad permanente o muerte. Este importe varía en función de la actividad pero oscila entre 50 euros y 200 euros para actividades muy peligrosas.

Reconocimientos médicos y sistemas de protección individual. La empresa está obligada a supervisar la salud del trabajador, a realizar un reconocimiento médico anual y a dotarlo de todos los elementos de protección individual que puedan crear algún riesgo contra la salud del trabajador. Al igual que el capítulo del seguro de accidentes, este coste depende del puesto de trabajo, pero no existe puesto que se cubra por menos de 80 euros anuales.

Provisión para despido / bajas por enfermedad. La empresa debe considerar un coste mensual para un hipotético despido improcedente del trabajador, suponiendo un contrato indefinido. Esta cantidad equivale a 3,75 días de salario por mes actualmente y además, debe tener en cuenta el riesgo de baja por enfermedad. Los supuestos de las bajas por enfermedad, generan unos costes en la empresa que tienen que ser asumidos. Para empresas con poca trayectoria que no dispongan de datos históricos de siniestralidad, se da por bueno un día al mes de salario.

Gastos de inmovilizado. Este supuesto sólo es aplicable a las empresas que tengan que proporcionar un material adicional a cada uno de los trabajadores. Imaginemos una empresa que contrata un comercial y le tiene que proporcionar un vehículo, un teléfono móvil o un ordenador portátil. Como es obvio, este capítulo de inmovilizado y los gastos que se generan mensualmente por su uso, rara vez se tiene en cuenta y es uno de los bloques que más cargan la cuenta de resultados de la empresa.

Confecciona tu nómina en la sombra

Una vez que hemos delimitado todos los gastos que nos genera un trabajador vamos a proceder a confeccionar nuestra nómina en la sombra. Este documento va a recoger la suma total mensual de todos los gastos descritos anteriormente. Supongamos un trabajador con una retribución bruta mensual de 1.400 euros más dos pagas extraordinarias. Su nómina en la sombra sería la siguiente:

• Nómina bruta mensual: 1.635 euros (incluyendo las dos pagas extras)
• Seguridad Social a cargo empresa: 540 euros
• Gastos materiales (teléfono por ejemplo): 50 euros
• Seguro de convenio /rec médico: 15 euros
• Despido / baja enfermedad: 272 euros
• Repercusión vacaciones: 190 euros
• Total coste mensual: 2.702 euros

Si nos fijamos, el coste total mensual de nuestra nómina en la sombra está muy cerca de duplicar el salario bruto mensual del trabajador. ¿Esto qué significa? Que los gastos reales de personal en las empresas son sumamente elevados y que contratar frente el outsourcing es una decisión que hay que fundamentar económicamente.

Por último, es importante de que los propios trabajadores sean conscientes del coste real que significan para la empresa, como camino para concienciar sobre la importancia que tiene una mejora en productividad dentro de la empresa.

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