Emitiendo facturas electrónicas: Los cambios que te harán la vida más fácil

En este contenido actualizado analizamos todas las novedades que van a facilitar la emisión de facturas electrónicas. El entorno jurídico, tecnológico, institucional y empresarial ha evolucionado hacia un clima mucho más favorable al uso de la factura electrónica.

• El reglamento de facturación electrónica cambiará los procedimientos e instituciones sobre los que se asienta la emisión de facturas electrónicas.
• Las empresas medianas y grandes van a jugar un papel importante en la introducción de la factura electrónica en las pequeñas y los autónomos.

La emisión de facturas electrónicas puede producir cierta inquietud en algunos autónomos. En cierta medida, es normal, ya que hay una transformación en marcha de muchos años y algunas de las obligaciones están ya cercanas.

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Sin embargo, la mayoría del esfuerzo lo va a realizar la Administración. Además, existen empresas como proveedores de software, asesores o plataformas privadas que facilitarán mucho el camino. En conjunto, hay una serie de novedades que suavizarán considerablemente la transición. 

La Solución Pública de Facturación Electrónica

Constituirá un tronco tecnológico y organizativo con diversas funciones:

• Permitirá que algunos autónomos y pymes efectúen la facturación a través de la propia solución pública. Eso tendrá especial sentido cuando se vayan a emitir y recibir pocas facturas electrónicas y no se quieran tratar los datos.
• Aquellas empresas que no realicen la emisión de la factura electrónica a través de la solución pública, deberán remitir a esta una copia fiel. Así, de un modo u otro, contará con información sobre todas las facturas electrónicas. Esto facilitará que sirva también de repositorio universal.
• Con el consentimiento de su cliente, las plataformas privadas podrán utilizar la solución pública como medio de interconexión.
• Realizará labores de seguimiento de pagos. Esto será fundamental para lograr el objetivo principal de la reforma, que es la reducción de la morosidad.

Las plataformas privadas

Estas plataformas jugarán un doble papel:

• Facilitarán el direccionamiento de las facturas electrónicas desde su emisor al receptor.
• Podrán ofrecer otro tipo de servicios útiles. Por ejemplo, pueden realizar tratamientos de los datos de facturación que contribuyan a un mejor análisis y un procesamiento más automatizado.

Los nuevos formatos para la emisión de facturas electrónicas

En principio, se arrancará con varios formatos que pueden ser válidos, como los siguientes mensajes:

• XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
• UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
• Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

No obstante, lo más importante es que el proyecto de reglamento ya nace con la filosofía de que la lista está abierta. Por ello, pueden surgir innovaciones que se apliquen para mejorar la emisión de facturas electrónicas. Por ejemplo, un nuevo formato podría hacer que afloren ventajas de tratar los datos de facturación en determinados contextos.

La innovación normativa

En un principio, la normativa sobre factura electrónica era bastante escueta. Se centraba en algunos aspectos técnicos y casos muy concretos en los que se convertía en obligatoria. Entre estos, ha destacado el impulso que ha dado la aplicación en la contratación pública y los prestadores de servicios al público de especial trascendencia económica.

El reglamento de facturación electrónica dará muchas respuestas sobre cómo se logrará una transición fluida.

Ahora, la próxima aprobación del reglamento de facturación electrónica genera un marco institucional y procedimental. A partir de él, es como se pretende lograr tanto una transición suave como una paulatina ampliación del campo de aplicación de la factura electrónica. Además, permitirá delimitar nuevos desarrollos reglamentarios de tipo técnico que hagan viable la reforma.

El cambio tecnológico

Junto a la lucha contra la morosidad, un segundo objetivo de la reforma es impulsar la digitalización. El contexto es ahora más favorable que nunca. Las empresas tienen cada día más incentivos para subirse al carro de la facturación electrónica. La razón es que la automatización es mucho más sencilla con este formato. 

Por ejemplo, piensa que cuando recibes una factura electrónica, ello va a suponer que no va a ser necesario introducir datos a mano. Tampoco deberás emplear una herramienta que ‘traduzca’ un formato de imagen. Como resultado, la descarga de una factura va a permitir automatizar muchas tareas contables e, incluso, de otros campos, como el seguimiento de la tesorería.

Esto favorecerá un salto importante en el manejo de datos en tiempo real. Las facturas, al fin y al cabo, están en el comienzo de muchos procesos de datos importantes para la gestión. El cambio de formato permite desarrollar algoritmos que eleven considerablemente la calidad de la información actualizada disponible.

El contexto empresarial

Hasta el momento, la principal aplicación de la emisión de facturas electrónicas se daba en los casos obligatorios. En general, salvo excepciones, como las que se dan en algunos supuestos de subcontratación en el marco de la contratación pública, estas obligaciones no se daban en relaciones B2B.

Ahora, el panorama comienza a cambiar con las nuevas obligaciones. Las empresas ya no solo miran a la Administración o a los clientes particulares, sino a otras empresas y autónomos. Se tejerá un entramado en el que unos negocios empujen a los otros hacia la emisión de facturas electrónicas. 

El clima, por tanto, va a tener que ser de cooperación. Piensa, por ejemplo, en una mediana o gran empresa. Ahora, querrá agilizar el proceso de recepción de facturas electrónicas. Tendrá, por tanto, que hacer todo lo posible para que sus proveedores, antes incluso de que sea obligatorio para ellos, emitan la factura electrónica sin fricciones.

Pero eso no lo van a hacer una ni dos empresas medianas o grandes. Van a tener que hacerlo todas. La experiencia va a tener que ser compartida. El proceso será mucho más fluido toda vez que se van observando los retos del camino y se aprende a superarlos.

En esa tarea, van a tener mucha importancia las asesorías y despachos profesionales. Irán descubriendo las inquietudes de sus clientes y podrán orientarlos a partir de la experiencia.

En resumen, las nuevas obligaciones relacionadas con la emisión de facturas electrónicas van a estar rodeadas de un ambiente propicio. Pymes y autónomos deberán realizar un pequeño esfuerzo, pero el grueso correrá a cargo de la Administración y las empresas más grandes o especializadas en temas afines al cambio que se avecina.  

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.