Cuando las empresas tienen necesidad de ampliar su mercado comercial o demandan nuevas soluciones tecnológicas o están buscando oportunidades de inversión es el momento de acudir a un centro de negocios o de convenciones para poder cerrar acuerdos, conocer ofertas, realizar contactos y participar de las últimas novedades en innovación que se están produciendo.
Si lo que necesita la empresa es promover el alineamiento y motivar a la organización o comunicar resultados y estrategias de futuro o están realizando el lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa o presentar avances, estudios e innovaciones sobre un tema en concreto entonces también es el momento de organizar un evento en un centro de convenciones o de reuniones para poner en contacto a todos los miembros de la compañía.
En España los sectores más dinámicos a la hora de organizar eventos y convenciones son todos los relacionados con actividades económicas y comerciales, el sector médico-sanitario, el sector público y el sector cultural.
Entre los centros que organizan los eventos están los especializados, como las Ferias permanentes de Madrid y Barcelona, y los hoteles que rentabilizan su inversión alquilando los salones y aprovechando el resto de su inversión en la infraestructura. En este último caso la organización de este tipo de eventos tienen un impacto en su facturación que puede ir desde el 5% hasta el 30% o más dependiendo de cómo se complemente la oferta.
Cuáles son los requerimientos de las empresas
Las empresas demandan un lugar amplio y agradable para acoger con holguras a los participantes promoviendo reuniones productivas y activas.
En estas reuniones el objetivo primordial es realizar presentaciones y proyecciones audiovisuales con espacios habilitados como tarimas o escenarios desde los que los ponentes puedan participar de forma dinámica.
La facilidad para permitir el alojamiento, que no debe estar alejado del lugar de reunión, es otro requisito que se une al de tener solucionado el transporte de los participantes.
Otro aspecto fundamental es el de la alimentación que debe ser lo más amplia y variada posible durante la convención. En las pausas y esperas también se requerirá un servicio completo para todos los asistentes.
Otros requerimientos son que el mobiliario sea lo más adecuado y moderno posible, con buenos equipos de comunicación, con conectividad a Internet en todo el centro y con acceso a dispositivos como impresoras o escáner.
Qué tipos de ofertas existen en el mercado
Estos centros mantienen una simbiosis perfecta entre la tradición y la comodidad de las personas que se alojan y son capaces de complementar la oferta con programas alternativos para acompañantes en el caso de que las empresas decidan invitar a los familiares de los participantes.
Para asegurar la satisfacción del cliente estos centros cumplen las máximas certificaciones de calidad acreditadas con encuestas de satisfacción y con valoraciones permanentes de los asistentes.
Se pueden enumerar algunos de los aspectos que cumplen los Centros de convenciones y reuniones:
- Oferta gastronómica de calidad: los restaurantes, las cafeterías, las terrazas, los bufés y las áreas de comida rápida son las opciones que ofrecen estos centros para atender a los asistentes a la feria, congreso o reunión
- Centros respetuosos con el medio ambiente: en estos espacios se realiza un aprovechamiento de los recursos naturales en los que se implantan, están integrados en entornos para disfrutar de la naturaleza, poseen usos de sistemas de ventilación naturales durante determinadas épocas del año y aplican de sistemas de tratamiento del agua para un consumo y disfrute racionales
- Salas preparadas con luz y acústica: estos recintos ofrecen salas de reuniones con equipamiento ajustado a las necesidades de iluminación y requerimientos de sonido
- Terrazas al aire libre: en los momentos de descanso puede ser interesante ofrecer lugares de esparcimiento como terrazas con acondicionamientos suficientes para fomentar el diálogo y la participación informal
- Oferta de ocio alternativo mientras dura la estancia: entre estas posibilidades están las de ofrecer visitas organizadas a lugares determinados o participar de actividades deportivas y bienestar como piscinas o acceso a áreas de SPA
- Servicio Wi-Fi: cualquier centro de convenciones ya ofrece servicios wifi para permitir la conexión a Internet entre los participantes
- Ubicación y transporte: es fudamental para permitir el acceso al mayor número de personas procedentes de múltiples orígenes. En un evento de estas características la logística es crítica
- Servicio profesional de azafatas: como servicio de ayuda y de apoyo logístico son útiles y eficaces
- Servicio de traducción simultánea: en las reuniones internacionales donde se pueden realizar acuerdos comerciales es imprescindible contar con servicios de traducción
En el caso de que en la empresa haya que organizar eventos habrá que contar con asesoramiento especializado porque no se pueden dejar detalles al azar, es muy importante conocer las necesidades de la convención a realizar (curso de formación o presentación de producto o Junta General).
También habrá que inventariar todos los candidatos opciones para tomar la mejor decisión (las páginas web ya ofrecen visitas virtuales que pueden ser de ayuda), asegurar la capacidad y que no haya problemas de espacio también exige toda la atención en la organización para no dejar nada al azar.
El conjunto de servicios que se van a ofrecer en este tipo de eventos debe cerrarse con anterioridad: azafatas, traducción simultánea, catering, etc. deben pactarse para evitar sorpresas.
La ubicación puede ser clave en función de los puntos de origen de los participantes, si vienen en avión mejor cerca de un aeropuerto y si son los miembros de un edificio, la logística y el transporte se puede organizar desde el mismo centro de trabajo.
Por último ajusta los horarios de las participaciones porque el uso de los espacios de alquiler se puede disparar cuando se producen desajustes fuera de los pactos realizados.
Imagen | William Cho
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