Cómo calcular el stock de seguridad en tu empresa de logística

Te contamos paso a paso cómo calcular el stock de seguridad en tu empresa de logística. ¡Toma nota!

• La tecnología se ha convertido en el mejor aliado para optimizar el stock de seguridad en las empresas de logística.
• Es conveniente depurar constantemente el proceso de cálculo del stock de seguridad para optimizar nuestros resultados.

Calcular el stock de seguridad es hoy un interesante reto para las empresas logísticas. Ya no solo importa conocer las cifras correctas, sino también diseñar el procedimiento de cálculo más adecuado para nuestra empresa.

¡Comparte! Descubre cómo calcular el stock de seguridad de tu empresa de logística.

Qué es el stock de seguridad

Los almacenes son un elemento importante para las empresas logísticas. Hay un constante flujo de entradas y salidas a ellos y hacia ellos. Por ello, es muy importante planificar bien cómo van a evolucionar los stocks de mercancías.

Lógicamente, para poder prestar un servicio de calidad a los clientes hay que concertar ciertos pedidos. Con ellos, tendremos las cantidades en el almacén para hacer frente a sus necesidades. Además, conviene tener un cierto ‘colchón de seguridad’ que es el stock de seguridad que debe evitar que una rotura de stock corte los flujos de salida. De lo contrario, no podríamos cumplir los compromisos.

En definitiva, con este stock de seguridad, lo que buscamos es cubrirnos de dos posibilidades:

• Que el ritmo de las salidas del almacén se acelere por encima de lo previsto.
• Un posible retraso en los aprovisionamientos.

Enfoques sobre el stock de seguridad

Tradicionalmente, se han enfrentado dos enfoques distintos sobre el stock de seguridad:

• Uno vinculado al cliente. Habría que mantener un stock de seguridad suficiente que minimice el coste de la ruptura de inventarios. De este modo, se facilita la confianza, se evitan responsabilidades por incumplimiento y se ofrece un servicio más puntual y, por tanto, de mayor calidad.
• Otro vinculado al proceso. Se busca minimizar el stock de seguridad con el fin de que afloren los problemas que pretendemos salvar con él. De este modo, ahorraremos costes de mantenimiento de inventario y depuraremos los procesos.

En la actualidad, hay que responder a ambos requerimientos a la vez. Por un lado, vivimos en un mundo cliente céntrico en el que debe minimizarse la probabilidad de ruptura de inventario. Por otro, no solo debemos depurar el proceso, sino tener capacidad predictiva para averiguar cuándo, cómo y por qué podríamos tener dificultades. Ya no se trata tanto de aprender de los errores como de anticiparlos.

Cómo calcular rudimentariamente el stock de seguridad

Una fórmula muy rudimentaria sería la siguiente:

SS=(PME-PNE)*DD

Donde:

• SS es el stock de seguridad.
• PME es el plazo máximo de entrega, medido en días, horas o cualquier otra unidad de tiempo.
• PNE es el plazo normal de entrega, medido en días, horas o cualquier otra unidad de tiempo.
• DD es la demanda diaria (podríamos emplear otras unidades, como horas, por ejemplo), medida en unidades físicas del producto.

En definitiva, se trata de calcular un ‘colchón’ en función de los días u horas de retraso y lo que necesitemos cada día. Es muy sencillo, pero muy insuficiente para las necesidades de una empresa logística de nuestros tiempos por dos motivos principales:

• Ni el PME, ni el PNE ni la DD son simples datos. Varían en función de las circunstancias y, por tanto, debemos adaptar el stock de seguridad.
• No tenemos en cuenta que mantener un stock de seguridad supone un coste. Dependiendo de las circunstancias, puede llegar a ser preferible afrontar una ruptura de stock. Hay que ponderar en el cálculo no solo los costes tanto de almacenamiento como de ruptura, sino también las probabilidades de que esta se produzca.

Por lo tanto, necesitamos un abordaje más dinámico que nos diga en cada momento hasta dónde debe llegar ese ‘colchón de seguridad’. Además, tendremos que considerar el coste que pueda suponer cambiar la cifra del stock de seguridad. Puede que haya transiciones demasiado complejas que no compensen.

Cómo sería un cálculo ideal del stock de seguridad

En una empresa de logística, hay que considerar que los movimientos de existencias se ven afectados por múltiples factores aleatorios. Entre ellos, debemos seguir:

• Los que puedan provocar un exceso de la demanda real sobre la prevista. En definitiva, con ello pretendemos estudiar cuáles pueden ser las debilidades de nuestras predicciones de demanda y en qué medida pueden afectarnos.
• Las relacionadas con retardos en los aprovisionamientos o en las salidas de los centros logísticos. Aquí hay que seguir múltiples aspectos propios de la actividad logística como, entre otras:
  • Problemas con las flotas de elementos de transporte.
  • Desajustes con la maquinaria del centro logístico.
  • Fallos humanos en la organización de los pedidos.
  • Dificultades en la última milla que puedan complicar las entregas.
  • Ocurrencia de adversidades meteorológicas que ralenticen o impidan las rutas.
  • Complicaciones en el tráfico en los diferentes medios de transporte.
  •  Dificultades que puedan retrasar los procesos de carga, estiba, desestiba y descarga.
  • Problemas al cumplimentar trámites administrativos, como los de aduana, por ejemplo.
  • Posibles medidas políticas restrictivas (aduaneras, sanitarias, por motivos de seguridad pública, etcétera) que afecten a los flujos de mercancías.

No obstante, hay que ser conscientes de las complejidades que implica este cálculo, como, entre otras:

• La naturaleza aleatoria de las variables que influyen en el sistema.
• El hecho de que muchas de las relaciones sean no lineales puede ocasionar que pequeños errores de medición nos lleven a conclusiones muy distantes de la realidad.
• No siempre es sencillo establecer las relaciones entre las variables.

Los datos masivos en el cálculo del stock de seguridad

Como vemos, unos abordajes son insuficientes y otros demasiado complejos. Por ello, hoy la principal solución para una gestión dinámica del stock de seguridad que se adapte a un entorno cambiante es el empleo de datos masivos. Gracias a ellos, podemos analizar patrones, buscar correlaciones, generar algoritmos que ayuden a la toma de decisiones…

Esta respuesta es más refinada que la más tosca de buscar una fórmula sencilla y estática a lo largo del tiempo. Somos conscientes de que el entorno es complejo y cambiante y debemos buscar formas de adaptar el stock de seguridad. Se trata de no tener excesos o faltas injustificados.

Los datos masivos facilitan un abordaje dinámico, refinado y que aporta sencillez.

Pero, al mismo tiempo, es una forma de introducir sencillez. Siempre será más sencillo centrarse en algunos patrones útiles que pretender entender todo lo que puede afectar al stock de seguridad óptimo.

Dónde obtener los datos necesarios

Indudablemente, las empresas de logística tienen que tener un buen acceso a información externa. Además, esta debe complementarse con un buen número de datos internos de los almacenes, las mercancías, los empleados, las máquinas, los elementos de transporte…

Y ahí es donde surge el poder revolucionario de tecnologías como el internet de las cosas o la nube. Hay una toma de datos y de acciones automatizadas en tiempo real, asistida normalmente desde servidores centrales y especializados.

Tan pronto como se detectan o predicen condiciones potencialmente peligrosas para las existencias, se pueden tomar medidas correctivas. Podemos medir posicionamiento, temperatura, humedad, concentración de gases, etcétera para facilitar el proceso y saber cuándo hay que actuar.

De este modo, logramos cadenas de suministro más inteligentes. Si sucede algo en algún punto de la cadena que no puede autorregularse, se reclamará un aumento del stock de seguridad. Si todo va bien, puede que podamos reducirlo. En todo caso, el sentido de la decisión dependerá de las decisiones del momento.

En definitiva, el stock de seguridad es un elemento central en la depuración de procesos de empresas logísticas. Hay que minimizarlo sin que se resienta el servicio a los clientes.