Cómo elaborar un plan de trabajo en 3 pasos

En el ámbito laboral, el plan de trabajo es la antesala del cumplimiento de objetivos de cualquier empresa. ¿Cómo crearlo de forma realista y efectiva?

• El plan de trabajo es la herramienta clave para fijar objetivos empresariales a partir de la determinación de un diagnóstico real de la situación de la compañía.
• Aunque no existe una única fórmula para elaborarlo, puesto que cada caso es distinto, existen unas líneas maestras que pueden aplicar todas las empresas. En este post, te las desarrollamos.

En líneas generales, un plan de trabajo es un recurso para organizar tareas, ya sea en el plano empresarial, académico o individual. Pero cuando hablamos de planes de trabajo para empresas, estos pueden definirse como documentos que determinan y registran ejercicios y tareas de acción o preventivas que optimicen la gestión del negocio. En última instancia, la situación de las cuentas de empresas, pymes y autónomos mejora.

¿Qué es un plan de trabajo? ¿Cómo crear uno? ¿Por qué es tan importante implementarlo? En este post, te damos todas las respuestas.

¡Comparte! Estas son las líneas maestras de un plan de trabajo empresarial.

Plan de trabajo: ¿Qué es?

El plan de trabajo es un programa estratégico formado por un conjunto de procesos a través de los que un equipo puede identificar metas y alcanzarlas. Y no solo sirve para evaluar el proceso o adelantarse a posibles incidencias, sino que constituye una herramienta enormemente útil en la dirección y toma de decisiones.

Los planes de trabajo resultan especialmente útiles para pymes y autónomos, especialmente cuando quieren dar un golpe de timón a su funcionamiento diario.

¿Para qué sirve un plan de trabajo?

Aunque los planes de trabajo se presentan como la mejor solución para mantener organizado al equipo a lo largo de todas las fases de un proyecto, no todas las empresas acuden a ellos. Y aunque, sin él, pueden alcanzarse ciertas metas, es muy probable que no se produzcan en su totalidad. Por lo tanto, contar con un plan de trabajo garantiza que las posibilidades de cumplir con lo previsto de manera eficiente se multipliquen.

No podemos olvidar que el plan de trabajo es una brújula para guiar, tanto a la dirección como a los empleados, en la consecución de los objetivos empresariales. A partir de las líneas de trabajo definidas en el plan de trabajo, es posible:

• Extractar la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo.
• Definir planes de acción y prevención dirigidos a potenciar las fortalezas y oportunidades.
• En paralelo, identificar y gestionar las amenazas y debilidades.
• Ayudar a la dirección a ser más clara respecto a los resultados que se quieren obtener.
• Sistematizar las líneas de acción de los diferentes proyectos, de modo que la agilización de los procesos se ve incrementada.

Líneas maestras de un plan de trabajo: cómo crearlo en 3 pasos

Bien porque no saben por dónde empezar, bien porque subestiman su efectividad, muchas pymes y autónomos no valoran la posibilidad de diseñar un plan de trabajo. Por ello, en las siguientes líneas te detallamos cómo crear un plan de trabajo en 3 pasos, de manera sencilla, útil y realista.

1. Identifica el propósito

En el ámbito empresarial, el plan de trabajo ayuda a los departamos a saber en qué proyectos se trabajará en los próximos meses, ya sea a corto, medio o largo plazo. Lo común es que estos planes se determinen en las siguientes situaciones:

• Inmediatamente después de una revisión anual del desempeño.
• Cuando los equipos emprenden grandes proyectos.
• En época de crisis.
• Para organizar un nuevo calendario fiscal al comienzo del año.
  

Los software de última generación, basados en inteligencia de negocio, ofrecen al usuario información actualizada y sumamente útil para poner en marcha planes de trabajo viables.

2. Escribe una introducción y antecedentes

Para crear planes de trabajo profesionales y útiles, es importante escribir una introducción y los antecedentes.

Con esta información sobre el papel, el gerente o directivo obtiene una visión contextualizada del plan. Como resultado, es más sencillo trasladar al equipo lo que se pretende conseguir, pero también se facilita la sincronización de todos los departamentos, por ejemplo:

• Presentando los proyectos específicos en los que se trabajará durante un período de tiempo determinado.
• Enumerando detalles o estadísticas de informes recientes.
• Identificando problemas para su abordaje.
• Aprovechando recomendaciones o líneas de acción que funcionaron en proyectos de trabajo anteriores.

3. Determina las metas y objetivos: ¿qué esperas lograr?

La determinación de tareas y objetivos es el alma máter del plan de trabajo. Debe incluir los siguientes puntos:

• Las tareas que se van a realizar y quién se va a responsabilizar de realizarlas.
• El número de tareas, enumeradas y listadas en una secuencia lógica.
• Cuándo se llevan a cabo dichas tareas y cuándo se les pone fin.
• La duración del plan, tanto a priori como a posteriori.

El diagrama de Gantt: una ayuda extra para visualizar el estado del plan de trabajo

Una fórmula muy utilizada por las empresas para la determinación de objetivos es el Diagrama de Gantt. Se trata de un gráfico que muestra la lista de tareas y el tiempo asignado para llevarlas a cabo. El Diagrama de Gantt permite:

• Compartir y visualizar la información del plan fácilmente, lo que permite a todo el equipo estar al tanto de todas las tareas que tienen que realizar.
• Tomar decisiones mejor enfocadas y más efectivas en relación a la asignación de tareas, horarios, etc.
• Estimular la productividad del equipo a través de la sincronización interactiva de tareas. En este sentido, existen software de gestión empresarial que incorporan herramientas de monitorización de actividades. Con ellas, los departamentos están al corriente de cualquier cambio.

Como ves, un plan de trabajo es el medio idóneo para trazar objetivos empresariales y optimizar resultados. ¿Necesitas una ayuda extra para ponerlo en marcha sin cabos sueltos?