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Por qué los paneles de inteligencia empresarial te mantienen en el buen camino (guía)

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Los datos financieros pueden ser complicados y al departamento de finanzas no le sobra tiempo. La necesidad de rapidez es una de las principales razones por las que los paneles de inteligencia empresarial (o también conocidos como dashboards) son esenciales para explotar todas las posibilidades que ofrece el business intelligence.

  • Desde hace algún tiempo existe el deseo compartido por parte de las organizaciones de hacer visibles los datos. Y, sobre todo, hacer que sean fáciles de entender de un simple vistazo.
  • Y el motivo principal de ello no es otro que dar visibilidad en cuanto al rendimiento de la empresa se refiere.

De esta manera, los empleados que trabajan en zonas remotas y probablemente no se benefician de la «cultura de oficina» se sienten conectados y los equipos directivos pueden centrarse en tareas esenciales para el negocio. Desde el inicio de la pandemia del coronavirus (COVID-19), esta necesidad es aún más evidente.

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¿Qué son los paneles de inteligencia empresarial?

Los paneles de inteligencia empresarial o dashboards permiten buscar y simplificar conjuntos de datos complejos y plasmarlos en visualizaciones que te ofrezcan una perspectiva rápida pero detallada del rendimiento actual de tu empresa.

  • Por lo general, este tipo de visualizaciones incluyen parámetros de análisis e indicadores clave de rendimiento (KPI).
  • Si los datos no parecen correctos, puedes clasificar y analizar discrepancias en cuestión de segundos en lugar de invertir horas.

Por qué pueden ayudarte a tomar decisiones más inteligentes para tu empresa

Los paneles de inteligencia empresarial pueden ayudarte a identificar áreas de mejora, riesgos y tendencias.

Si los paneles son claros y fáciles de interpretar, pueden proporcionaros tanto a ti como a otros implicados en la toma de decisiones información en un formato visual fácil de entender y recordar con la que poder tomar decisiones más rápidamente.

Hojas de cálculo, software y paneles de control

Son muchas las empresas de todos los tamaños que usan aplicaciones basadas en hojas de cálculo: tú puedes usar herramientas automatizadas para crear gráficos como método básico de visualización de datos.

Conforme la empresa va creciendo, debes centrarte menos en la actividad del día a día y más en analizar la situación en su conjunto. Pero siempre procurando no sobrecargar a tus empleados y estar atento a los cambios dentro de tu organización.

Demasiados cambios en muy poco tiempo podrían provocar una vuelta a los métodos de antes solo para sacar el trabajo adelante.

Podrías encontrar cierta oposición cuando informes a tu departamento financiero de que de ahora en adelante ya no trabajarán más con hojas de cálculo. Por lo general, los equipos de finanzas están acostumbrados a usar macros y fórmulas, y se sienten cómodos con ellas.

Si bien una plataforma de inteligencia empresarial actúa como una herramienta que generará visuales de datos, dándoles así mayor utilidad, lo habitual es descargarlos en hojas de cálculo para analizar discrepancias.

El software de gestión financiera te ayudará a crear informes que cumplan los requisitos de cumplimiento normativo y te permitan controlar tus finanzas.

Además de los informes, este software incluye paneles de control que permiten presentar información en tiempo real en un formato más visual, lo que sin duda puede ser muy útil para los responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa.

Consejos para usar los paneles de inteligencia empresarial

Lo ideal es que las herramientas de informes y paneles de control estén integradas en tu software de gestión financiera en lugar de tenerlas en un programa aparte, para así contar con toda la información financiera de tu empresa en el mismo sitio.

Con los paneles de control, puedes combinar los datos financieros con otra información para tener una visión de conjunto de tu empresa.

Los datos financieros en tiempo real, las mediciones y los resúmenes son esenciales para controlar el pulso de tu empresa e identificar cualquier indicio de problemas financieros.

Cómo elegir las métricas y los KPI

Las métricas y los KPI que deberías incluir son los siguientes:

Capital circulante

  • El capital de solvencia conforma el grueso de lo que una empresa necesita para realizar avances sustanciales en un mercado. El flujo de caja diario no basta.
  • Cuando toca tomar decisiones importantes, debes saber si dispones de capital efectivo o entrante para hacer frente a un gran movimiento o cambio del mercado si llegara a producirse.
  • Dicha medida, el valor neto de los activos menos los pasivos, no puede posponerse mientras esperas el informe de fin de mes.

Flujo de caja operativo

  • El flujo de caja funciona a un ritmo totalmente distinto al de los ingresos, las ventas y las ganancias.
  • Aunque las cosas puedan pintar muy bien en apariencia, lo que hay en tu panel de control es lo que realmente determina si puedes pagar las nóminas o las facturas a tiempo para seguir funcionando.
  • Y eso sin mencionar situaciones imprevistas como el coronavirus, que podrían afectar a tu negocio y a tus finanzas y forzar decisiones importantes en materia de inversión para mantener el ritmo del negocio.
  • Sin un balance actualizado de flujo de caja en el banco, un negocio podría cerrar en cuestión de días. Debes consultar tu panel de rendimiento para conocer cuál es la situación de todas tus cuentas bancarias cada día de la semana; solo así podrás hacer planes para el futuro.

Rentabilidad financiera (ROE)

  • Si eres una empresa pública, tus accionistas querrán estar al tanto de cómo van sus inversiones. El ánimo con el que afronten la próxima reunión informativa trimestral dependerá de un KPI: la rentabilidad financiera.
  • Anticiparse a estos informes es esencial, puesto que te permitirá hacer cambios ahora en previsión de lo que se avecina.
  • Como parámetro, la rentabilidad financiera segmenta tus finanzas desde una perspectiva de inversión frente a una visión operativa.

Ratio deuda-capital

  • Generar flujo de caja para tu empresa a través de préstamos es una cosa, pero afrontar la gestión de la deuda es otra muy distinta.
  • ¿Estás cumpliendo con los pagos o empiezan a ser una carga?
  • El ratio deuda-capital obliga a examinar con rigor tus compromisos y es la baliza que identifica las áreas de tu negocio que empiezan a resentirse por culpa de préstamos y obligaciones crediticias.

Índice de rotación de cuentas por pagar

  • Junto con la gestión del flujo de caja, el índice de rotación de cuentas por pagar es el barómetro de las operaciones. Una rotación rápida significa que tu negocio es muy solvente, lo que pone de manifiesto su capacidad para asumir y liquidar obligaciones y mantener las cuentas en positivo.
  • Una rotación baja puede indicar retrasos debidos a problemas de tesorería, falta de personal especializado o errores que deben ser corregidos.
  • Una plataforma de inteligencia empresarial te dará la perspectiva de datos que necesitas para entender hasta qué punto tus proveedores cumplen con tus requisitos.
  • Un ejemplo sería el de un proveedor que pese a haber prestado solo tres horas de servicio haya facturado un día completo de trabajo. Si se trata de un problema recurrente, tu empresa no solo acabará perdiendo ingresos, sino que además cabría plantearse serias dudas acerca de la integridad de tu proveedor.

Índice de rotación de cuentas por cobrar

  • El crédito a clientes solo es ventajoso si tus clientes pagan sus facturas; de lo contrario, tu empresa estaría regalando sus productos o servicios.
  • El índice de rotación de cuentas por cobrar es un parámetro crucial sobre el ritmo al que el efectivo y los ingresos por ventas entran en tu cuenta bancaria. Los retrasos prolongados en los pagos podrían obligarte a solicitar un préstamo o a retrasar operaciones.
  • Una plataforma de inteligencia empresarial te permitirá identificar riesgos en relación a tu proceso de cobros antes de tener que tomar otras medidas.
  • Mediante la creación de paneles de rendimiento, los responsables de tomar decisiones pueden identificar rápidamente a determinados clientes que podrían no pagar conforme a tus términos y condiciones.

Cómo personalizar tus paneles

Lo recomendable es que personalices el panel según tus necesidades, lo que incluye cuadrantes, métricas, gráficas e indicadores que pueden darte una idea clara y concisa de la situación de tu empresa.

Lo ideal sería tener entre ocho y diez KPI que abarquen parámetros financieros y no financieros como volumen de ventas, precios, envíos y utilización.

Si además quieres tener una perspectiva global del rendimiento, te convendrá integrar datos ajenos al sistema financiero.

Los paneles financieros actuales son interactivos y personalizables, algo imprescindible para tener una visión completa de tu empresa. En resumen, debes clasificar, desglosar y analizar en profundidad los datos necesarios a nivel transaccional.

A nivel de empresa, podría ser interesante crear paneles para diferentes usuarios a fin de facilitarles los datos necesarios para el desempeño de sus funciones.

Cómo transformar datos en tiempo real en información útil

Es esencial que tu equipo financiero esté siempre al tanto de las nuevas fuentes de análisis e información; si tu sistema financiero es capaz de generar y actualizar datos en tiempo real, podrás crear informes con mayor rapidez y frecuencia.

También podrás aliviar en parte la presión que generan los informes financieros de fin de mes, ya que para entonces estarás al tanto de los problemas y podrás tomar medidas basándote en esa información. En definitiva, podrás controlar y responder a los problemas con celeridad.

Una solución financiera en la nube será esencial para poder generar informes y análisis en tiempo real, ya que es capaz de aportar datos de diferentes entidades y fuentes.

Podrás librarte para siempre de la pesada y tediosa carga de las hojas de datos en las que hay que introducir datos manualmente y de los errores asociados que pueden convertirse en la pesadilla de tu equipo de finanzas a la hora de elaborar informes financieros.

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