Cómo establecer un calendario de vacaciones sin que surjan conflictos en la empresa

En este artículo vamos a ver cómo establecer un calendario de vacaciones sin que ello ocasione conflictos entre los distintos empleados y departamentos de la empresa.

• Cabe recordar que aunque cada empresa tiene su política de vacaciones se debe respetar el artículo 38 del ET, los pactos sindicales y el Convenio Colectivo.
• Además, es importante contar con un software para la gestión de vacaciones y ausencias simplificará toda esta gestión.

Con la llegada de las vacaciones de verano los Departamentos de Recursos Humanos deben cuadrar turnos y programar suplencias para adelantarse a las ausencias que se avecinan.

Este momento genera tensión tanto para la gestión de personal como para los propios empleados ya que a veces surgen coincidencias en la preferencia del disfrute de las vacaciones.

Se trata de evitar estas tensiones aplicando criterios que ayuden tanto al departamento de recursos humanos a adjudicar las vacaciones, así como permitir flexibilidad para la conciliación de su descanso laboral con su vida personal para conseguir esa desconexión laboral tan deseada.

¿Qué criterios podemos seguir para evitar este conflicto con el calendario de vacaciones?

Si bien es cierto, no todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todas cierran un periodo vacacional, pero, aunque cada empresa tiene su política de vacaciones se debe respetar el artículo 38 del ET, los pactos sindicales y el Convenio Colectivo al cual esté sujeto, aunque establecen que el trabajador tiene derecho a disfrutar al menos de 15 días en verano.

Lo ideal es regular los turnos según criterios de adjudicación, en algunas empresas prima la antigüedad, en otras el tener hijos menores de 12 años, en otras no haber elegido el año anterior, etc.

Otro criterio es cuántos trabajadores se pueden ir de forma simultánea del mismo departamento de vacaciones, de esta forma podremos tener la actividad de la empresa controlada o contratar más personal si fuera necesario.

¿Pero, y cómo se calculan los días de vacaciones?

Este es otro punto que los departamentos RR.HH. se enfrentan cada año ya que en este cálculo intervienen ERTES, Bolsas de Horas, etc. Normalmente los convenios colectivos establecen 30 días naturales o 21-22 días laborables y algunas veces determinan los meses de disfrute. Por otro lado, indican que los empleados a tiempo parcial tendrán las mismas vacaciones que un empleado que trabaje a jornada completa.

Está claro que cada empresa es un mundo y que organizar las vacaciones es una tarea compleja. No existe un remedio o criterio que tenga la fórmula secreta para evitar conflictos, pero disponer de un software para la gestión de vacaciones y ausencias simplificará toda esta gestión por varias razones:

• Crear y organizar los calendarios con las necesidades de cada empresa no es tarea fácil pero una vez establecido genera transparencia y confianza con los empleados.
• Permite tener una visión 360º de las fechas a tiempo real.
• Optimiza el tiempo ya que los empleados pueden solicitar sus propias vacaciones, registrar sus ausencias, visualizar qué días tienen disponibles, días aceptados, coincidencias, saldo restante, etc.
• Flexibilidad tanto en el momento de la solicitud ya que se puede realizar mediante App y web como en la posible modificación posterior de los días elegidos.  
• Simplifica el flujo de aprobación estableciendo reglas según responsable de cada departamento, coincidencia con otros compañeros, entre otras opciones.
• Automatiza el cálculo de los días de devengo según la fecha de alta de los empleados, ausencias registradas, entre otras.
• Podrás tener el control sobre el personal requerido y si es necesario buscar suplencias para anticiparnos a las necesidades de la empresa.
• Además, si dispones del control horario en la misma herramienta podrás tener sincronizado los fichajes de ausencia y presencia con la gestión de vacaciones.
• ¡Olvídate de hojas de cálculo, emails y formularios interminables! Haz un seguimiento online de horarios, vacaciones y bajas por enfermedad (incluidas las bajas por COVID-19) de forma sencilla y colaborativa.
• Poder tener todos los informes necesarios.

En definitiva, lo importante será llegar a un punto de encuentro para que todas las partes queden satisfechas. Y es aquí donde un software para la gestión de vacaciones y ausencias se convertirá en el mejor aliado.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.