La gestión eficaz del tiempo en el trabajo, ¿cómo se mide?

Una buena gestión del tiempo requiere disciplina y firmeza. Evita los ladrones del tiempo y apóyate en herramientas digitales que te ayudan a organizarte.

• Las interrupciones, las reuniones innecesarias y los correos interminables son frenos a la productividad que debemos aprender a frenar.
• Existen plataformas de gestión del tiempo que nos facilitan la organización y entrega de tareas en nuestro puesto de trabajo.

A la hora de enfrentarnos a nuestro trabajo siempre nos preguntamos cómo realizar una buena gestión del tiempo. Es una cuestión pertinente, por supuesto. Aprovechar nuestras horas de trabajo para extraer el mejor resultado nos permite disfrutar de más tiempo libre y responder a las expectativas que se vuelcan sobre nosotros. La gestión eficaz del tiempo en el trabajo es la clave para la satisfacción personal y del resto del equipo.

Si te preguntas cómo se mide la efectividad en la gestión del tiempo, la respuesta más fácil es mirar tu lista de tareas terminadas. Desde un punto de vista cuantitativo, analiza los resultados de tu actividad diaria o semanal para juzgar si tu tiempo ha sido aprovechado. ¿He sido capaz de cerrar todas las tareas abiertas de los últimos días? ¿He sido puntual con mis entregas? ¿He sido rápido al responder al feedback del cliente?

Desde un punto de vista cualitativo, la gestión del tiempo se analiza pensando en cómo trabajamos. Y sobre todo, si somos capaces de evitar o reducir al máximo los llamados ‘ladrones del tiempo’.

¿Qué son los ladrones del tiempo?

Ladrón del tiempo es una expresión coloquial que usamos para referirnos a los hábitos y situaciones que nos hacen perder el tiempo en el trabajo. Tenemos la oportunidad de detectarlos y corregirlos para mejorar nuestra propia gestión.

Un ejemplo muy claro de ladrón del tiempo son las interrupciones. Llamadas, peticiones de ayuda, preguntas, invitaciones a tomar un descanso… Los mensajes que recibimos también nos pueden ‘robar’ el tiempo. Correos electrónicos, mensajes en el chat interno de la empresa e incluso en Whatsapp. Las reuniones pueden convertirse en ladrones de tiempo, pero solo si son innecesarias. Todos conocemos la expresión “esta reunión podría haber sido un email”, que se convirtió en un famoso meme. Ahí está la clave: convocar una reunión solo cuando el objetivo realmente lo merezca.

Evitar los ladrones del tiempo requiere de una actitud firme. Firme para saber identificar cuando una interrupción requiere nuestra atención y cuando no es urgente. Y firme también para cancelar reuniones innecesarias y resolver los problemas por otros canales más eficaces. Dicho esto, queremos compartir consejos y herramientas para una eficaz gestión del tiempo que te empuje a ser más productivo.

Herramientas y consejos para la gestión del tiempo en proyectos

Las herramientas clásicas

Antes de buscar soluciones tecnológicas, podemos empezar por lo más simple. Una agenda y un calendario son tus aliados en la gestión del tiempo. El calendario es útil no solo para apuntar fechas señaladas. También lo es para tener un mayor control sobre tu tiempo y cómo lo inviertes. Úsalo para marcar qué horas del día vas a dedicar a qué tareas y así tener una visión global de tus objetivos y de los minutos que inviertes en ellos. Programa alarmas y avisos para respetar tu planning y no desviarte de lo que has marcado como meta.

Softwares y herramientas digitales

Se han multiplicado en los últimos años las aplicaciones y programas de todo tipo para ayudarnos a gestionar el tiempo. Algunas, como RescueTime, te informan de cómo has invertido el tiempo en tu jornada laboral. Cuánto tiempo has pasado en redes sociales, en documentos internos, leyendo mails, etc. Es muy útil para tomar consciencia de cómo se pierde el tiempo y así recuperarlo. Toggl es otra herramienta para cronometrar y planificar proyectos que goza de mucha popularidad.

Métodos de gestión del tiempo útiles

Existen métodos para medir la productividad y mejorar el rendimiento. Un ejemplo es la Técnica Pareto, que nos enseña la regla 80/20. El 80% de los resultados que obtenemos provienen del 20% del esfuerzo empleado. Debemos identificar qué tareas influyen más en el desarrollo de la empresa y abordarlas primero. La Técnica Pomodoro es también muy conocida. Se trata de trabajar 25 minutos sin interrupciones y entonces descansar 5 minutos. Una rutina de períodos cortos de máxima concentración con múltiples descansos que ayuda a la productividad. Elige el método que mejor te funcione y aplícalo.

Digitalización de tareas

La digitalización de las pymes supone un gran impulso para la gestión efectiva del tiempo de los equipos. Y no solo gracias a la automatización de tareas administrativas, que libera a los empleados de los procesos más repetitivos. También por el inmenso potencial de la recogida y análisis de datos. El uso de un CRM/ERP para la gestión empresarial te aporta información muy valiosa sobre las dinámicas de trabajo y te muestra los bloqueadores que impiden finalizar tareas.

Los softwares de Sage son una gran incorporación a tu catálogo si te dedicas a la consultoría digital. Los departamentos de recursos humanos, contabilidad o ventas se beneficiarán de plataformas como Sage 200 o Sage 50. El negocio se adapta a un entorno cada vez más digital y los equipos aprovechan mejor su tiempo en tareas creativas y de valor añadido. Una gestión del tiempo óptima es más fácil si los objetivos son ilusionantes; incorpora la tecnología a tu proyecto para hacerlo crecer.