¿Cómo se puede justificar un pago en efectivo para evitar problemas con Hacienda?

¡Cuidado con los pagos en efectivo! Se ha reducido el límite para evitar fraudes.  Hacienda puede llamar a tu puerta y exigirte justificar un pago en efectivo.

• ¿Cuándo se considera que se hace un pago en efectivo y qué formas de justificación son válidas ante Hacienda?
• ¿Qué sanciones pueden imponerte si incumples la normativa? Te contamos todos los detalles.

Con el fin de evitar el fraude y el blanqueo de capitales, la Ley Antifraude no permite pagar en efectivo transacciones mayores de 1.000 euros (anteriormente el límite era de 2.500 euros). De esta forma, para cualquier transacción que supere esta cantidad, deberá optarse por otra vía. El objetivo es que quede un registro de la cantidad emitida, así como del emisor y del destinatario del dinero. No obstante, la Agencia Tributaria puede exigir la justificación de ciertos pagos en efectivo que hayas podido realizar, sea cual sea la cuantía. Por ello, para evitar problemas, es necesario conocer qué opciones acepta Hacienda como válidas como método de pago. ¡NOVEDAD LEGAL! ¿Tienes dudas sobre la Ley Antifraude o Ley de Fraude Fiscal? Consulta el resumen de la Ley 11/2021, de 9 de julio, elaborado por el Legal Team de Sage.

¿Qué se considera dinero en efectivo?

Según la última encuesta del Banco de España relativa a 2020 el 35,9% de los ciudadanos manifestaron utilizar, como medio de pago más habitual, el efectivo. La gran mayoría de la población cree que los pagos en efectivo son los que se realizan cuando se entrega una cantidad de dinero en metálico. Pero… ¡error! Existen otros medios de pago que pueden considerarse efectivo y que no implican solo billetes y monedas. Según la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales se consideran medios de pago en efectivo:

• El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
• Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
• Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

Por lo tanto, existen diversos medios de pago que se consideran pago en efectivo y que podría ser necesario justificar ante Hacienda.

1.000 euros como máximo en efectivo

El límite de pagos en efectivo entró en vigor en el año 2012 cuando se aprobó la Ley 7/2012 de 29 de octubre. Esta norma prohibía realizar pagos en efectivo superiores a 2.500 euros, siempre y cuando una de las partes intervinientes fuese un profesional o una empresa. Sin embargo, este límite se redujo a 1.000 euros en julio de 2021 por la Ley 11/2021 de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (la denominada Ley Antifraude).

El límite de los pagos en efectivo se ha reducido a 1.000 euros, desde julio de 2021.

Resultaría lógico pensar que, si el pago es de 1.500 euros, sería posible fraccionarlo en dos pagos de 1.000 y 500 euros para así poder pagarlo en efectivo. No obstante, cuando el importe total supera los 1.000 euros, tampoco será posible realizar pagos parciales, repartiendo la cantidad entre efectivo y otras alternativas. Lo que cuenta, en resumen, no es la cuantía de cada plazo, sino el precio global (1.500 euros).

Sanciones: 25% del valor de la transacción

¿Y qué consecuencias hay si no cumples esta normativa? Si decides incumplir la ley, te enfrentarás a una multa del 25% del valor de la cuantía pagada en efectivo. Además, Hacienda puede exigir el abono de la sanción al pagador, al perceptor o a ambos. No obstante, podría aplicarse una reducción en la sanción si se realiza el pago voluntario antes de la notificación de la resolución del 50%. No obstante, Hacienda estudiará esta sanción a cualquiera de los dos intervinientes que denuncie a la otra parte, siempre y cuando no hayan transcurrido tres meses desde que se realizó el pago indebido en efectivo. Para ello, la Agencia Tributaria cuenta con un formulario en su página web para que cualquiera pueda denunciar un pago indebido de más de 1.000 euros. El denunciante, por lo tanto, quedará exonerado de responsabilidad, pero deberá cumplir los dos requisitos que hemos visto:

• Presentar la denuncia ante la Agencia Tributaria en el plazo de tres meses desde el pago.
• Declarar el importe del pago realizado y los datos de la otra parte.

La prescripción de la infracción se produce a los cinco años contados desde el día en que se cometió la infracción.

Entonces… ¿cómo justificar un pago en efectivo?

Si, por cualquier motivo, una administración pidiera justificar un pago en efectivo, es posible acreditarlo con los siguientes documentos:

• Un recibo.
• Las cartas de pago suscritas o validadas por órganos competentes o entidades autorizados para recibir el pago.
• Certificaciones acreditativas del ingreso.
• Cualquier otro documento que tenga el carácter de justificante de pago para Hacienda.

Por otro lado, debemos tener claros los siguientes conceptos:

• Si hay que justificar un gasto, es necesario presentar la factura
• Sin embargo, para acreditar un pago, necesitaremos presentar los documentos descritos anteriormente. Por eso es importante recordar que siempre hay que guardar los justificantes.

Además, recuerda que Hacienda siempre exige conservar los justificantes del pago durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo y que será obligatorio presentar estos justificantes siempre que la Agencia Tributaria los requiera. Una última recomendación: para evitar problemas, es siempre mejor utilizar los métodos de pago alternativos. En caso de no querer hacer transferencias o pagar con tarjeta, se puede optar por el pago al portador o por cheques bancarios al portador, sea en la moneda que sea. Por lo tanto, es fundamental respetar el límite legal de 1.000 euros para pagos en efectivo y poder justificar cualquier pago en efectivo ante Hacienda (para evitar sanciones que puedan afectar a tu patrimonio). Además, así podrás cumplir con la denomina Ley Antifraude o Ley de Fraude Fiscal, una normativa que también acarreará multas independientemente de si eres un autónomo, PYME, o asesoría o despacho profesional. Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2018 y actualizado a 2021 por su relevancia.