Finanzas

¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas y por qué?

Analizamos los principales plazos de conservación de facturas en la normativa mercantil y fiscal. Toma nota de los plazos.

Saber cuánto tiempo debes guardar tus facturas no solo es clave para cumplir con las obligaciones legales, sino también para evitar sanciones y estar preparado ante cualquier revisión fiscal. Te contaremos los plazos de conservación de facturas que exigen diversas normativas.

• La normativa mercantil reclama conservar las facturas, al menos, por seis años.
• Diferentes normas fiscales pueden exigir que conservemos las facturas por más tiempo.

Pensar en cuánto tiempo guardar una factura puede generarte impresiones contradictorias. De hecho, si emites facturas y albaranes puedes, con frecuencia, sentir la tentación de limpiar la oficina. Es ese primer impulso mecánico y no suficientemente meditado de tirar a la basura todos los documentos que parecen innecesarios.

Sin embargo, una fuerza te detiene: la incertidumbre. El sentido común te indica que no es buena idea deshacerse de algunos documentos, como las facturas. Entender por qué y por cuánto tiempo debes hacerlo, puede evitar problemas en el futuro.

¡TUITÉALO! ¿Sabes cuánto tiempo debes guardar tus facturas? ¡Toma nota de los plazos!

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¿Por qué debemos conservarlas?

Las facturas son un documento legal que, como mínimo, registra tres aspectos:

• Que has realizado un trabajo.
• Que has cobrado por él (o al menos, tenías derecho a hacerlo).
• El IVA y las retenciones que se derivaron de tus ingresos.

El motivo más evidente para conservarlas es la resolución de posibles conflictos, como un malentendido con un cliente. Tener la factura a mano permitirá probar que has cumplido tu parte. Si este fuera el único fin, lo razonable sería guardar las facturas lo suficiente para zanjar reclamaciones. Incluso podrías confiar en tus dotes de negociación y eliminar el documento.

Mejor no hacerlo. Los autónomos están obligados a conservar sus documentos por dos motivos importantes:

1. El Código de Comercio establece que debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio, debidamente ordenados, durante seis años.
2. Las normas fiscales obligan a expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos. También, conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.

Además, para saber hasta qué día hay que conservarlas, deberás acudir a la normativa de cada tributo. Allí verás cuándo se empieza a contar el plazo de prescripción y cuánto dura. Veamos lo que dicen las leyes fiscales más importantes al respecto.

Guardar facturas en el IVA

En principio, la normativa del IVA exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del impuesto, que es de cuatro años. Esta obligación afecta a las recibidas, los justificantes contables y las copias de las expedidas.

Antes, se consideraba que el plazo comenzaba cuando se presentaba el modelo 390 (la declaración resumen anual). Esto nos llevaba hasta el mes de enero del año siguiente a la realización de las operaciones.

En 2016, el criterio del Tribunal Económico Administrativo Central cambió. En 2020, la jurisprudencia del Tribunal Supremo disipó las dudas sobre cuándo empieza a contarse el plazo.

Este cambio se basa en que el modelo 390 no tiene carácter liquidatorio y, desde hace años, los modelos 303 no deben acompañarse de él. Por tanto, su presentación no interrumpe la prescripción. En definitiva, el plazo de cuatro años de prescripción del IVA (y conservación de facturas) comienza desde la presentación del modelo 303.

Además, hay algunas normas especiales:

• Si las facturas documentan un IVA deducible sometido a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente y los cuatro años siguientes.
• En el régimen especial de oro de inversión, el período de conservación de facturas asciende a cinco años.

Las facturas impagadas y la prescripción del IVA

En los últimos tiempos, se está planteando si la directiva comunitaria del IVA influye en el momento de comienzo del cómputo del plazo de prescripción. La cuestión es que el IVA puede que esté sujeto a devolución de cuotas por reducción de la base imponible. En particular, interesa saber hasta qué tiempo puede pedirse en caso de que una factura haya resultado impagada.

Al respecto, este tema ha sido abordado por la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) en el asunto C-314/22. Dicha jurisprudencia se plantea, entre otros aspectos, cuándo empieza a correr el plazo para poder pedir la devolución del IVA tras la modificación de la base imponible derivada de un impago. En concreto, establece que:

• Ese momento no debe ser antes de que hayas podido, sin incurrir en falta de diligencia, hacer valer tu derecho a la reducción.
• De todos modos, resuelve que no está en contra de la directiva comunitaria una normativa nacional que regule los plazos.

Al respecto de la normativa nacional, ha habido una sentencia reciente del Tribunal Supremo que confirma que el inicio del plazo para modificar la base imponible surge con el devengo del impuesto. 

Guardar facturas en el IRPF

En el IRPF, hay que conservar los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones. Entre esta documentación se encuentran las facturas. 

El plazo de conservación es el de prescripción de cuatro años. Como la declaración se presenta al año siguiente, eso nos llevará en muchos casos a más de cinco años.

Como la declaración de la Renta se presenta al año siguiente de las operaciones, el IRPF suele requerir que, al menos, guardemos cinco años las facturas.

Estos documentos son, además, básicos para calcular los rendimientos de actividades económicas por estimación directa. En el caso de la estimación objetiva, se exige conservar numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas y los justificantes documentales de otro tipo recibidos.

Guardar facturas en el Impuesto sobre Sociedades

La singularidad más importante es la posible presencia de bases imponibles negativas. En ese caso debes recordar que la Administración tiene derecho a comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación durante 10 años. El plazo comienza desde que terminó el de presentación del modelo 200 que generó tal derecho.

¿Y cómo influyen sistemas como Verifactu o el SII?

Aunque estos sistemas propician el envío inmediato o temprano de los registros a la AEAT, no eximen de los deberes de conservación de facturas. Al fin y al cabo, no afectan al conjunto de la factura, sino a una serie de datos esenciales para el control fiscal. Por tanto, tienes que seguir respetando los plazos de conservación de facturas, incluso si estás en el SII o en Verifactu.

¿Por cuánto tiempo?

Como ves, la razón por la que te obligan a guardar tus facturas es clara. En una posible inspección o conflicto legal, debes contar con la documentación requerida. Así probarás la transparencia de las transacciones y aclararás posibles errores.

En definitiva, teniendo en cuenta los plazos establecidos por las normas, lo conveniente será guardar las facturas por:

• 6 años cuando den cuenta de una transacción mercantil.
• 5 años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.
• 10 años cuando tributamos en sociedades y hemos tenido alguna base imponible negativa.

La única respuesta ante la inevitable necesidad de conservar los documentos es la organización. Un buen consejo es distinguir las facturas de los albaranes que no necesariamente deben conservarse. 

Finalmente, otra buena recomendación es contar con soluciones informáticas que, como Sage 50, saben sacar el máximo rendimiento a los datos de facturación. Así, toda la organización estará comprometida en el buen uso y conservación de las facturas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.