El gran reto de la centralización de los datos

Analizamos la importancia de la centralización de datos como uno de los retos de la empresa actual.

• La nube ha supuesto una palanca tecnológica para centralización de datos
• Los datos dispersos pueden convertirse en un arma de doble filo

Una de las consecuencias más importantes de la digitalización es que unos mismos datos pueden ser empleados por diferentes departamentos sin necesidad de protocolos especiales ni comparticiones físicas. Todo es mucho más natural, en buena medida gracias a la centralización de datos.

¡Comparte! Tener los datos de tu negocio dispersos puede suponer riesgos para tu empresa. Te contamos cómo evitarlo.

El tiempo en el que la colaboración entre equipos distintos implicaba un trasiego de documentos y soportes físicos de la información es, a estas alturas, una época en proceso de extinción. Hoy la tendencia es que todos compartan unos mismos datos, aun con diferentes permisos para acceder a ellos.

El problema de los datos dispersos

Resulta muy tentador aplicar los datos (y las técnicas más novedosas relacionadas con ellos) a problemas concretos en una empresa. Podríamos mejorar sensiblemente áreas determinadas y hacerlo basándonos en la evidencia objetiva.

Centrarse mucho en problemas concretos puede ser muy tentador, pero tener los datos dispersos no está exento de problemas

Sin embargo, cuando cada departamento, proceso o función dentro de la empresa tiene sus propias prácticas descoordinadas en materia de datos nos enfrentamos a varios problemas:

• Un área puede incrementar mucho su potencial de crecimiento, pero que las demás áreas no sigan el ritmo. Por ejemplo, de poco sirve saber cómo vender si no tenemos la capacidad para producirlo, para financiar las inversiones necesarias o para formar a los empleados.
• Mayor vulnerabilidad ante ciberataques y ante problemas de protección de datos. Sin una estrategia conjunta de todos los departamentos, un fallo en cualquiera de ellos puede poner en riesgo a toda la empresa.
• Problemas de incentivos. Los distintos departamentos pueden tener prácticas con los datos que solamente se entiendan en su propio seno. Ello puede hacer que se reserven información necesaria para otros departamentos, pero que pueda hacer aflorar los errores cometidos por el equipo humano que la gestiona.
• Ineficiencias. Sin coordinación, nada garantiza que los procesos no sean redundantes.
• Pérdida de perspectiva. Centrarse mucho en áreas concretas puede hacer que no tengamos suficientemente en cuenta el efecto de nuestras decisiones sobre el conjunto de la organización.

Qué supone la centralización de datos

Con la centralización de datos, lo que se pretende es que todos los usuarios de la información de la empresa tengan un mismo punto de referencia a donde acudir. Normalmente, ello se puede instrumentar a través de computación en la nube, por ejemplo, a través de soluciones integrales que permitan gestionar la información de los distintos departamentos y que, además, sean modulables para poder añadir las nuevas funcionalidades que se vayan necesitando.

La centralización de datos aporta una mayor coordinación entre los departamentos de una misma empresa

La gestión de la información, por tanto, se realiza de forma integrada a lo largo de toda la empresa y, en todas sus fases, desde el análisis de las necesidades al control de los sistemas pasando por su diseño, la implantación o el mantenimiento.

Además, podemos optar por un cierto grado de personalización en cada una de las fases, variable dependiendo de nuestras necesidades y el coste que podamos asumir para las soluciones disponibles.

Por qué optar por la centralización de datos

La centralización de los datos aporta muchas ventajas:

• Robustece la organización. Los datos iluminan cómo pueden afectar a todos los departamentos los cambios en el entorno.
• Mayor transparencia. La información es más accesible a lo largo de la empresa.
• Menor dependencia de lugares físicos. La información no viaja de un sitio a otro, está disponible para todas las localizaciones. Si, además, se centraliza en la nube, se puede acceder desde cualquier lugar con conexión.
• Más colaboración. Los formatos en los que se maneja la información tienden a ser más inclusivos, de forma que sean más fácilmente entendibles por profesionales ajenos al departamento que habitualmente trabaja con unos datos concretos.

Cómo se centralizan los datos

Suele ser un viaje con diferentes paradas:

• Digitalización de datos. Es, por ejemplo, muy complicado centralizar todos los datos y seguir soportándolos en papel. Cada persona o departamento que los necesitase tendría que solicitar una fotocopia, habría unos tiempos de respuesta, habría que garantizar que se actualizan los soportes de los datos…
• Análisis. Hay que valorar los objetivos que perseguimos, las herramientas que utilizaremos, los protocolos de acceso a los datos, las medidas de seguridad, los riesgos jurídicos en materia de protección de datos, etcétera.
• Diseño. Todo ese análisis hay que trasladarlo a un proyecto real para gestionar los datos de forma centralizada. Es muy importante que cada persona pueda acceder a los datos centralizados conforme a procedimientos establecidos que faciliten la cooperación y salvaguarden la confidencialidad.
• Implantación. Es la etapa de puesta en marcha de los procesos. Lo deseable es que, a partir de entonces, se note una conexión más armoniosa entre todos los profesionales y departamentos.
• Mantenimiento. Labores orientadas a que los equipos, los protocolos y los propios datos estén en las condiciones adecuadas.
• Control. Hay que estudiar en qué medida se cumple lo previsto y, en caso de existir desviaciones, proponer medidas de corrección.

Centralizar datos puede no ser siempre sencillo, pero es un reto que robustece a la empresa y la pone en disposición de gestionarse de una forma mucho más coordinada y eficiente.