Estrategias de comunicación para asesores: Cómo informar y educar a tus clientes sobre la facturación electrónica

Examinamos cómo los asesores pueden encaminar sus comunicaciones con los clientes para que estos se adapten mejor a la reforma de la facturación electrónica. Te contamos las orientaciones que te ayudarán a informar y educar a los clientes.

• La colaboración facilita las estrategias de comunicación para asesores.
• Con las reformas, la planificación fiscal jugará un papel aún más importante.

Las estrategias de comunicación del asesor juegan un papel importante en la fluidez del cambio en la factura electrónica:

• Alertan de la llegada de una reforma. 
• Orientan los pasos que habrá que dar. 
• Dan respuestas a las dudas de sus clientes. 

Y, por supuesto, son un paso crucial para fijar el conocimiento adquirido en el camino.

Por ello, las estrategias de comunicación de los asesores merecen un análisis sosegado. Hay que plantear acciones y prever su repercusión en los clientes. De este modo, irás aprendiendo las claves para convertirte en un instrumento al servicio de la fluidez de la transición.

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El correo electrónico: El gran aliado en la estrategia de comunicación de los asesores

El correo electrónico juega un papel importante por ciertas ventajas:

• Suele ser una buena primera vía de alerta cuando hay que informar de una novedad.
• Ayuda a fijar los mensajes y a dejar constancia de que se han enviado.
• Permite una respuesta estructurada del cliente en torno a los puntos que se han tratado.
• Da la oportunidad de generar hilos que muestran el flujo de comunicación en aspectos que se han tratado.
• La comunicación diferida que proveen permite a tu cliente consultar y releer los mensajes en los momentos que le resulten oportunos.

Algunos consejos prácticos

Para aprovechar las ventajas que ofrece, te dejamos algunos tips para sacarle el mejor partido:

• Debes realizar un importante esfuerzo de síntesis. Los correos muy largos suelen ser leídos con menos atención.
• Procura destacar los puntos más importantes con otro estilo, negritas, variaciones en el tamaño de letra, etcétera.
• Puedes también apoyarte en elementos infográficos que capturan la atención.
• Anticipa las dudas que pueden generarse y elabora un listado de respuestas. Periódicamente, puedes compartirlo con tus clientes en forma de FAQ.
• Da el espacio que merecen a los otros canales de contacto. Tus clientes han de saber encontrarte.

Las estrategias de comunicación para asesores han de tener en cuenta diferentes canales y deben poner la vista sobre un horizonte que refuerce la planificación fiscal

Los webinars y las sesiones de formación

Tanto en los formatos web como en las sesiones de formación presenciales, tú tendrás un cierto protagonismo:

• El cliente quiere ver que dominas el tema. No solo debes informarle del cambio en las normas, sino también de la repercusión en relaciones con proveedores y clientes, de las cuestiones organizativas, el uso de los datos, la posición de la Administración, los proveedores de software y las implicaciones en la gestión. 
• Es bueno manejar materiales de apoyo como guiones y presentaciones, pero es mejor que sean un soporte de tu comunicación, no su eje. En estas sesiones, buscas ejemplificar, acompañar, interactuar… En definitiva, no dejes demasiado cerrado el formato. 
• Las respuestas más cerradas tienen buena cabida en los correos electrónicos, con un formato breve y directo. 
• Dado que lo mejor es un enfoque integral de asesoramiento, no dudes en contar con otros profesionales para acompañarte en las sesiones cuando sea necesario. Quizá, por ejemplo, tu asesoría domine las implicaciones contables y fiscales, pero puede apoyarse en técnicos informáticos para hablar de protocolos y formatos electrónicos.
• Busca y organiza la interacción. Una parte del éxito de estas sesiones depende de tu capacidad para hacer que los clientes compartan sus inquietudes. A partir de ahí, debes mostrar las respuestas e ir aprendiendo de las preguntas.

Cuanto mejor las diseñes, menos problemas habrá en el futuro y menos tiempo perderás entonces. Entiende las sesiones como una inversión, que te ayudarán a reforzar la confianza de los clientes y hacer más fluido y sencillo el cambio. 

La planificación fiscal como eje de la comunicación

En el fondo, tanto la reforma de la facturación electrónica como la del software antifraude y la llegada de Verifactu tienen como objetivo mejorar la transparencia. La primera lo hace para luchar contra la morosidad y la segunda para incrementar el control fiscal.

Por tanto, las malas prácticas de tus clientes se verán mucho antes y con mayor nitidez. La respuesta pasa por un cambio cultural y un esfuerzo en la planificación fiscal. Los ajustes burdos de última hora ya no tendrán cabida. 

Al mismo tiempo, las reformas en marcha van a suponer un paso fundamental en la digitalización de la facturación, la contabilidad y los impuestos. Muchas tareas tenderán a la automatización y requerirán menos intervención por parte del asesor.

La conclusión es clara: hay que reforzar el papel de la planificación. Tienes que saber más sobre tus clientes y anticipar oportunidades y amenazas. Hay que hacer visualizar un camino de cambios, sus riesgos y las alternativas de actuación. 

Y, en ese trayecto, no podrás descuidar ningún aspecto. Deberás integrar la planificación fiscal dentro de la estrategia global del cliente. De poco serviría el mero cumplimiento normativo o el pago de menos impuestos si no se puede coordinar con aspectos como:

• El impacto financiero-fiscal de las decisiones.
• El análisis de las repercusiones organizativas y de inversión.
• Una forma flexible y evolucionada de entender las relaciones con clientes y proveedores.
• El estudio pormenorizado de los flujos de datos e información y el papel que juegan en ellos las facturas, las cuentas y los impuestos.

Ese esfuerzo va a demandar mucha coordinación de diferentes áreas de tu asesoría, con otros despachos profesionales y con demás expertos en nómina de tu cliente. En definitiva, la comunicación exige colaboración.