La factura comercial en el comercio internacional: Claves para su correcta emisión

Para poder exportar es clave conocer los trámites a seguir, la documentación necesaria para exportar y emitir correctamente una factura comercial.

• Conoce qué es una factura comercial y los elementos clave para emitirla correctamente.
• Te facilitamos algunos consejos para emitir tus facturas comerciales.

En el comercio internacional, la factura comercial es uno de los documentos más importantes. No solo sirve para registrar la transacción entre el comprador y el vendedor, sino que también es esencial para el cumplimiento de requisitos aduaneros, contables, fiscales y legales en los países implicados. 

Emitir una factura comercial correctamente es fundamental para garantizar que una exportación se realice con éxito y evitar complicaciones legales o logísticas. 

CONTENIDO DEL POST

¿Qué es una factura comercial?

La factura comercial es el documento comercial más importante en el flujo de documentos de una operación de exportación. No solo se utiliza para que el importador pague al exportador el importe acordado por la transacción. También es utilizada en los procedimientos aduaneros, ya que es la base para el cálculo de aranceles y otros impuestos. 

Es emitida por el exportado al importador, una vez confirmada la operación de venta y es el documento contable utilizado para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.

La factura comercial es un documento esencial en el comercio internacional. Conocer sus requisitos y cómo elaborarla correctamente es fundamental para evitar problemas aduaneros.

Importancia de la factura comercial en el comercio internacional

Emitir una factura comercial completa y sin errores es fundamental por varias razones:

1. Cumplimiento legal y fiscal. Sirve como prueba legal de la transacción y es necesaria para cumplir con las normativas fiscales y aduaneras en los países de origen y destino.
2. Determinación de aranceles. Las aduanas utilizan la información contenida en la factura para determinar los aranceles y otros impuestos que se aplicarán a las mercancías.
3. Facilita el despacho de aduanas. Una factura bien elaborada acelera los procedimientos aduaneros, evitando retrasos y costes adicionales por errores o inconsistencias.
4. Registro contable. Las empresas las utilizan para llevar un registro contable preciso de sus operaciones internacionales, lo cual es crucial para la gestión financiera y para cumplir con los requisitos de auditoría.

Elementos clave que debe contener 

Para que una factura comercial cumpla su función correctamente, debe incluir ciertos elementos esenciales. A continuación, se detallan los más importantes:

1. Datos del exportador e importador. Nombres, direcciones y números de identificación fiscal tanto del vendedor como del comprador.
2. Fecha de emisión y número de factura. Estos datos son imprescindibles para la identificación de cualquier factura.
3. Descripción detallada de los bienes o servicios. Debe incluir la cantidad, calidad, tipo y características de los productos o servicios comercializados.
4. Valor unitario y total. Precio por unidad y valor total de la mercancía, especificando la moneda utilizada.
5. Condiciones de entrega (Incoterms). Los Incoterms son términos estándar que definen las responsabilidades del comprador y del vendedor en cuanto a costes y riesgos asociados a la entrega de mercancías.
6. Forma de pago. Detalla el método de pago acordado, así como los plazos para la liquidación de la factura.
7. Transporte y seguro. Especifica el método de transporte y, si aplica, el seguro contratado para la mercancía.
8. Información aduanera. Incluye detalles como el número de referencia del exportador, el código arancelario de los productos, y cualquier otra información requerida por las aduanas.
9. Requisitos exigidos por el país de destino. También deben emitirse conforme con lo estipulado en la normativa en el país de destino (contenido, idioma, obligación de legalizar, etc.). Para conocer los requisitos específicos en terceros países (fuera de la Unión Europea), se recomienda consultar la base de datos de acceso a mercados de la Comisión Europea.

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¿En qué moneda se debe emitir una factura comercial internacional?

En el artículo 12 del Reglamento Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre se especifica que los importes que figuran en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del Impuesto que se repercuta se exprese en euros. Para ello, cuando en las operaciones comerciales la contraprestación se hubiese fijado en moneda o divisa distintas de las españolas, se aplicará el tipo de cambio vendedor, fijado por el Banco de España, que esté vigente en el momento del devengo.

¿En qué Idioma deben de emitirse?

En España, la Administración Tributaria admite la emisión de facturas comerciales en cualquier lengua. No obstante, si Hacienda lo considera necesario, puede exigir la traducción al castellano con el objeto de realizar cualquier comprobación de la situación tributaria del emisor o receptor de la factura. 

Consejos para la correcta emisión de una factura comercial

Emitir una factura comercial internacional correctamente puede parecer un proceso sencillo, pero hay varios aspectos que deben considerarse para evitar errores que podrían tener consecuencias negativas. Aquí te ofrecemos algunos consejos prácticos:

1. Verifica la información de antemano: antes de emitir la factura, asegúrate de que todos los datos sean correctos y estén actualizados, especialmente la información fiscal y aduanera.
2. Utiliza un formato estándar: aunque no existe un formato único para la factura comercial, es recomendable seguir un modelo estándar reconocido internacionalmente. Facilitará su comprensión por parte de las autoridades aduaneras.
3. Especifica los Incoterms con claridad: los Incoterms son cruciales para evitar malentendidos en cuanto a las responsabilidades de las partes. Asegúrate de que estén claramente definidos en la factura.
4. Considera los requisitos específicos del país de destino: algunos países tienen normativas adicionales que deben cumplirse, como la traducción de la factura o la inclusión de documentos adicionales. Infórmate sobre estos requisitos para evitar problemas.
5. Revisa el valor declarado: asegúrate de que el valor de los bienes sea el correcto y esté alineado con los precios de mercado. De este modo evitarás problemas con las autoridades aduaneras que puedan sospechar de subvaluación o sobrevaluación.
6. Consulta con un especialista: si tienes dudas sobre cómo emitir una factura comercial, consulta con un experto en comercio internacional. Esto te ayudará a evitar errores costosos.

Por lo tanto, la factura comercial es un documento esencial en el comercio internacional, y su correcta emisión es clave para el éxito de cualquier operación transfronteriza.