Guía en 3 pasos: requisitos para que una factura sea válida y deducible

En este post te contamos cómo los autónomos están obligados a llevar una estricta facturación de sus actividades para que tanto ellos, como quien recibe el servicio, puedan declarar sus ingresos y gastos ante la Agencia Tributaria.

1.- Tipos de factura

Existen dos tipos de factura, la simplificada, que es la que se entrega en la mayoría de los casos, y la completa, que se entrega en determinados casos específicos:

• ventas a distancia
• entregas Intercomunitarias de Bienes (EIB)
• operaciones localizadas en el Territorio de aplicación de Impuestos (TAI)
• cuando la operación se entienda realizada fuera de la UE
• cuando la operación se localice en otro estado miembro de la UE, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador

2.- ¿Qué información debe incluir una factura deducible?

En ambas modalidades, esta es la información mínima para hacer una factura deducible a efectos del IVA:

1. Numeración: las facturas deben ir numeradas correlativamente a partir de la primera factura emitida en el periodo fiscal correspondiente. Deberá incluirse también un número de serie si:

• se trata de una factura rectificativa,
• la factura es expedida por los destinatarios de las operaciones o por terceros,
• es una factura expedida por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos judiciales de ejecución forzosa.

2. Fecha de expedición y, en caso de que sean distintas, del día en que se realizó la operación.

3. Nombre completo, domicilio, razón o denominación social y Número de Identificación Fiscal tanto del emisor como del receptor de la factura.

4. Descripción de los bienes entregados o los servicios prestados. especificando el precio sin impuestos. Se debe anotar cualquier rebaja o excepción no indicada en el precio.

5. El tipo impositivo que se aplica y el importe que resulta de ello.

6. La contraprestación

En caso de que te encuentres en alguna de las siguientes circunstancias deberás anotarla en la factura:

• En operaciones exentas de IVA debe hacerse referencia a la norma.
• La mención “facturación por el destinatario”.
• La mención “inversión del sujeto pasivo”.
• La mención “Régimen especial de Agencia de viajes”.
• La mención “Régimen especial de bienes usados”.

3.- Cómo solucionar errores en la facturación

Si te equivocas al emitir una factura, puedes generar una factura rectificativa, que contendrá la misma información; a la que se añade un número de serie y una referencia a la factura simplificada.

Recuerda que existen soluciones online que te ayudarán a evitar errores, como los software de facturación, que crean facturas electrónicas siguiendo el formato requerido y calculando automáticamente el IRPF y el IVA.