Asesorías y Despachos Profesionales

Guía paso a paso para implementar la factura electrónica en tu asesoría

Cómo llevar a cabo la implantación de la factura electrónica en tu asesoría. Sigue estos pasos y optimiza tu despacho profesional.

Guía paso a paso para implementar la factura electrónica en tu asesoría

En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, os explico cómo los despachos profesionales pueden llevar a cabo la implantación de la factura electrónica en asesorías y adaptarse a la nueva normativa.

• ¿Estás listo para el cambio? La factura electrónica es un paso esencial para adaptarte a la nueva normativa y ofrecer un servicio más ágil a tus clientes.
• Hazlo con éxito: sigue estos pasos para implementar la factura electrónica en tu despacho y liderar la transformación digital.

Solo unos meses atrás, compartí en este mismo blog un artículo sobre la llegada de la factura electrónica. Hoy, sin embargo, ese momento está a la vuelta de la esquina. Me gustaría que reflexionaras sobre los avances que has logrado en esta transición hacia la digitalización.

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la implantación de la factura electrónica en asesorías será obligatoria para empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. Para las asesorías, esto supone un trabajo extra. Y es que además de cumplir la ley para el propio despacho, tiene la responsabilidad de informar y ayudar a sus clientes en su correcto cumplimiento.

COMPARTE Transforma tu despacho con la factura electrónica. ¡Te explico paso a paso cómo adaptar tu negocio a la nueva normativa!

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• En Sage hemos sido los primeros en certificar nuestras soluciones de facturación con la Ley Antifraude.
• Si eres autónomo, pyme o asesoría, es el momento de asegurarte de que tu software cumple.

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Contenido del post

Cómo preparar tu despacho para la implantación de la factura electrónica

Reto, oportunidad y a la vez trabajo. Debes adaptarte a la ley, pero a la vez aprovechar para modernizar tu despacho y a tus clientes.

Coger ventaja sería lo ideal, sin embargo, muchas asesorías aún no han dado el paso y corren el riesgo de quedarse atrás.

Para lograr una correcta implantación de la factura electrónica en asesorías, es fundamental seguir una serie de pasos estratégicos que garantizan una transición exitosa.

1. Explica las ventajas de la factura electrónica

La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. Este cambio favorece la transparencia, reduce la morosidad y fomenta la digitalización. 

Adiós a esos clientes rezagados que todavía te llevan papeles al despacho.Te recomiendo hacerle ver al cliente que hay obligación, pero a la vez tendrán su negocio más ordenado y con el máximo control en cuanto a cobros y pagos.

2. Evalúa cómo trabajas ahora y tu nivel de digitalización actual

Antes de implementar la factura electrónica, te recomiendo analizar el nivel de digitalización de tu asesoría. Esto implica revisar los procesos actuales, identificar áreas de mejora y determinar la capacidad del equipo para adaptarse a nuevas herramientas digitales.

3. Selecciona un software de facturación electrónica adecuado

La elección de un software adecuado para ti y para tus clientes es una decisión muy importante, es por eso por lo que te aconsejo considerar los siguientes factores:

Adaptado a la normativa	El software debe cumplir con la legislación vigente y estar certificado.
Integración	Debe integrarse fácilmente con otros sistemas utilizados en la asesoría, como contabilidad y gestión de clientes. Además, debe ser sencillo de utilizar tanto para ti como para tus clientes.
Usabilidad	Una interfaz intuitiva facilitará la adopción por parte del equipo y por parte de los clientes. Recuerda que cada uno de ellos tiene sus conocimientos y/o limitaciones.
Soporte y actualizaciones	Valora el soporte técnico y actualizaciones para que te sientes totalmente seguro a la hora de utilizarlo.

Tanto Sage for Accountants como las soluciones de Sage para pymes cumplen con todos los requisitos normativos, y están diseñadas para adaptarse a las nuevas regulaciones con anticipación, ayudándote a estar siempre un paso adelante.

4. Forma al equipo y a los clientes

La formación es clave para asegurar una implementación efectiva. Organiza sesiones de formación para tu equipo y ofrece talleres o seminarios para informar a los clientes sobre el uso y beneficios de la factura electrónica.

Sage, por ejemplo, ha preparado una formación en la que he tenido el placer de participar, sobre las novedades normativas, su impacto en las empresas y el papel crucial del asesor. ¡No te pierdas esta oportunidad de estar al día!

5. Adapta los procesos internos

Revisa y ajusta los procesos internos para alinearlos con la facturación electrónica. Esto puede implicar cambios en la gestión documental, almacenamiento de facturas y procedimientos de auditoría. 

6. Informa y acompaña a tus clientes en la transición

La comunicación con los clientes es esencial y sobre todo ahora que estamos ante una transformación digital que todo lo digitaliza. No nos olvidemos de lo más importante: el contacto.

Informa sobre la obligatoriedad de la factura electrónica, los beneficios que conlleva y cómo afectará sus operaciones. Ofrece soporte durante el cambio para garantizar que todo se realiza de manera efectiva y sin problemas.

7. Haz pruebas

Antes de la implementación completa, realiza pruebas con un grupo reducido de clientes. Esto te permitirá identificar posibles inconvenientes y ajustar procesos antes de una adopción generalizada.

8. Audita y evalúa el proceso

Una vez implementada la factura electrónica, establece mecanismos de monitoreo para evaluar su eficacia. Recoge todo el feedback que puedas, tanto de personas del equipo como de los clientes, para realizar mejoras continuas.

9. Actualización sobre cambios normativos posteriores

Ya sabemos que las leyes cambian, se modifican y lo que hoy es válido dejará de serlo en unos años. Es por eso por lo que podrías establecer un mecanismo para informar siempre sobre posibles cambios en la normativa de facturación electrónica para asegurar el cumplimiento continuo y adaptar los procesos según sea necesario. Ya no solo para ti, recuerda que esto es importante que tu cliente lo sepa y esté preparado para ello.

10. Ofrece nuevos servicios

La implementación de la factura electrónica te presenta nuevas oportunidades en relación con tus servicios. Es el momento de expandir tu cartera de servicios, como, por ejemplo: 

• consultorías de negocio;
• análisis de datos financieros en tiempo real;
• asesoramiento para empresarios que buscan algo más que vivir mejor de su negocio;
• etc.

Investiga el mercado y la demanda en busca de validación para este tipo de servicios adaptados a hacer más sencilla y rentable la vida empresarial de tus clientes.

Mi opinión personal sobre la implantación de estas medidas, tanto de la Ley Crea y Crece como de la Ley Antifraude, es clara: ventaja por encima de obligación.

Si bien realizar algo de forma obligatoria no es del todo un ideal, en este caso nos ayuda a poner al día nuestros negocios. Y si eres un despacho profesional no puedes dejar pasar de largo tu puerta de entrada hacia nuevas formas de generar negocio. Te invito a que sigas los pasos que te he indicado y no dejes para muy tarde este cambio que tenemos a la vuelta de la esquina.

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