¿Qué beneficios ven las pymes en la factura electrónica? Lo que las empresas ganan al adoptar la factura electrónica

Describimos los beneficios de la factura electrónica a la luz de los resultados de una encuesta mundial de Sage. Para ello, han sido consultadas 9.000 empresas de diferentes países sobre sus expectativas y experiencias.

• En su mayoría, quien ha probado la factura electrónica B2B la recomienda a otras empresas.
• La factura electrónica aspira a reducir, al menos, en un 20 % la morosidad.

En la vida, hay muchos hitos en el camino que, sin que lo preveas, te facilitan dar los pasos adecuados. Con los beneficios de la factura electrónica, pasa algo de esto. Todavía hay demasiados empresarios y profesionales que la desconocen y, sin embargo, los que ya la han aplicado ven claras sus ventajas. 

La factura electrónica obligatoria en relaciones B2B pronto será una realidad en España. ¡Toma nota de los resultados de una encuesta internacional que describe las percepciones de los empresarios y los resultados obtenidos en los países pioneros!

Así se desprende de Facturación electrónica: El camino hacia una economía conectada, una encuesta mundial realizada por Sage en colaboración con AFI en abril de 2024. De hecho, en España solo un 7 % había adoptado la facturación electrónica B2B y un 31 % estaba familiarizado con el concepto. Son cifras semejantes a la de otros países de nuestro entorno y que muestran un recorrido quizá desconocido pero prometedor para las pymes.

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Los beneficios de la factura electrónica desde la óptica española

A pesar de un cierto desconocimiento, es claro que las pymes, una vez explicado el contexto, tienen esperanzas puestas en la factura electrónica. Al fin y al cabo, aunque debe aportar muchas ventajas, la principal va enfocada a ellas: la lucha contra la morosidad entre empresas, con medidas como:

• La puesta en marcha de los estados de factura (como aceptada o rechazada y pagada o por pagar).
• El hecho de que la solución pública tenga la función de repositorio universal al que tengan que enviarse todas las facturas y desde el que se prestarán servicios de seguimiento de cobros.

Por decirlo en número más concretos, la encuesta estima que la factura electrónica puede reducir un 20 % la morosidad. Precisamente, la morosidad es una de las principales barreras que limitan a las pymes. Y eso ya es un buen estímulo para realizar un esfuerzo de adaptación que, por otro lado, debe aportar otros beneficios en la materia digital.

Por tanto, no es de extrañar que las pymes españolas vean, en su mayoría, con buenos ojos la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B. Según la encuesta, hay dos datos que lo confirman:

• El 60 % de las pymes españolas apoya que esta medida sea obligatoria.
• Un 62 % espera que la reforma será buena tanto para la economía española como para sus propios negocios.

Casi dos tercios de las pymes españolas se muestran esperanzadas con una reforma que se estima que podría reducir su morosidad en un 20 % y podría traer muchas más ventajas.

La experiencia de los países pioneros

Dado que la factura electrónica B2B se está difundiendo por Europa y por todo el mundo, es lógico que se mire a los que comenzaron primero. En ese sentido, la encuesta ha consultado a quienes han adoptado ya la factura electrónica y ha extraído algunas conclusiones interesantes:

• El 88 % están satisfechas con la experiencia de facturación electrónica B2B. Solo un 6 % se muestra insatisfecho.
• El 92 % recomienda la factura electrónica B2B.
• Con una media de nueve meses de experiencia, algo más de una tercera parte (un 35 %) manifiesta que ya domina estos procesos.
• El 76 % de las empresas ha encontrado una adaptación más sencilla de lo esperado.

También se observa que hay iniciativas y posiciones que pueden mejorar considerablemente los beneficios de la factura electrónica:

• Soluciones informáticas adaptadas para aprovechar este cambio en otras áreas como contabilidad, tesorería, relaciones con clientes y proveedores, etcétera. Además, es muy interesante aprovechar para mejorar la adaptación a nuevas tecnologías que, como el aprendizaje automático, pueden mejorar las decisiones empresariales.
• Optar, en la adaptación, por inversiones con costes iniciales pequeños. Por ejemplo, si necesitas equipos fijos para facturar conforme a las nuevas necesidades, no tendrás tanta facilidad para recuperar el dinero. En su lugar, soluciones en la nube te pueden ayudar a trabajar con los mismos equipos y dispositivos que tenías antes y a hacer más visible el retorno en menos tiempo.
• Tener buenos cauces de comunicación con las opiniones expertas sobre la adaptación. Los tres principales puntos de apoyo serán la Administración, los proveedores tecnológicos y los asesores.
• Cuidar al personal. Necesita su tiempo para formarse, documentarse y adquirir experiencia. Invertir en ello será una buena medida para hacer fluido el proceso y potenciar los beneficios organizativos de la factura electrónica.
• Apostar por la ciberseguridad. Aporta confianza y hace que los procesos sean más conscientes y robustos.

La traducción a ahorros de costes y tiempos

Todos estos beneficios de la factura electrónica pueden traducirse en términos de tiempo. Y sí, el principal es la reducción del tiempo de cobro, en especial de las pymes, pero hay más:

• Se espera que las pequeñas empresas (con menos de 50 empleados) ganen un ahorro de 5 horas y 40 minutos menos dedicados a la facturación. Llevado a euros supone unos 13 500 euros anuales.
• En el caso de las empresas de tamaño medio (con plantillas desde las 50 a las 249 personas), las cifras que se estiman ascienden a ganar 14 horas semanales, que se traducen a 37 000 euros anuales.
• También las grandes de entre 250 y 1000 trabajadores saldrán beneficiadas. En su caso, las mejoras previstas pueden alcanzar las 20 horas semanales y los 49 700 euros anuales.

Está claro que, con este marco, la perspectiva es estimulante. Los beneficios de la factura electrónica pueden superar con mucho el pequeño esfuerzo de adaptación. Además, si se enfoca bien la transición pueden obtenerse ventajas adicionales.